FAXmanager 2.5 企业传真管理系统
——局域网传真服务器Fax Server
FAXmanager 2.5首先是一个标准的局域网传真服务器Fax Server，客户端提供了一个打印驱动方式的传真发送工具e2faxPro，局域网用户可以将所有Windows环境下的文件轻松转换成传真格式发送出去，对于接收而言，支持DTMF传真分机识别。
FAXmanager 2.5采用了和企业邮件系统结合的设计，传真接收和传真发送状态回执接收均有邮件客户软件来完成，使用者可以很方便地使用Outlook或者Foxmail等邮件软件来阅读、备份、管理传真及接收传真回执。
FAXmanager 2.5传真管理系统安装在局域网的一台专用服务器上，运行环境可以是：Windows98/NT/2000/XP等，此服务器可以同邮件服务器为同一台机器，构成企业邮件/传真专用服务器，FAXmanager 2.5可以和企业邮件系统或群件系统整合使用，可以是Unix/Linux环境的Qmail和Sendmail等邮件系统，也可以是Microsoft Exchange和Lotus Domino/Notes等群件系统，当然也可以是IComMail等企业邮件系统，也支持虚拟主机设置企业邮局开设POP3帐户和上网代理服务器的使用环境。
FAXmanager 2.5支持网络传真发送，具有内嵌的网络传真服务，价格比IP电话更加低廉。FAXmanager 2.5企业邮件管理系统有支持普通Modem的普通版本Lite版本，最多可以支持4只Modem，在局域网中的应用请参见如下示意图：
FAXmanager 2.5 企业传真管理系统标准版本支持Dialogic传真卡，推荐使用的型号是Dialogic VFX/PCI 4线语音传真卡，一台服务器最多可以支持4块传真卡16线，详细资料请参见：http://www.intel.com/network/csp/products/fax_index.htm。
在局域网中的应用请参见如下示意图：
FAXmanager2.5系统功能清单
1 发送传真
1.1 传真设备及传真电话线路
◆ 在FAXmamager2.5服务器端，可以通过支持传真功能的调制解调器或Dialogic系列传真卡两种传真设备发送IDD/IP传真
◆ 传真电话线路选用直线或分机线均可
◆ 在FAXmamager2.5客户端，无需使用任何传真设备
1.2 传真工具E2FaxPro
◆ 该工具可以将Windows下的任何文档通过打印的方式转换成传真件，并且作为电子邮件附件的形式提交到FAXmanager2.5服务器端
◆ 该工具可以满足单机多用户的使用需求，各用户都有自己独立的设置参数，并可以连接到FAXmanager2.5服务器端进行传真发送者身份验证工作，防止别人冒用自己的帐号发送传真
◆ 使用该传真工具可以实现传真的群发功能
◆ 在使用该工具准备新传真时，可以在传真件上签章
◆ 在使用该工具准备新传真时，可以设定传真定时发送的时间
1.3 传真类型
◆ 系统可以发送普通电话传真和Internet网络传真。普通电话传真包括IDD直线传真和IP传真，Internet网络传真包括IComFax和86Fax两种类型。客户端通过E2faxPro打印工具将传真以电子邮件附件的形式提交到FAXmamager2.5服务器端的待发队列中等待发送
1.4 传真路由
◆ 可以根据国别在FAXmamager2.5服务器端设定传真发送方式，即到某个国家的传真通过IDD方式、IP方式、IComFax还是86Fax的方式发送
◆ 普通电话传真通过传真设备直接拨号发送，为实时发送；Internet网络传真则先通过系统中指定的邮件服务器提交到Internet上的网络传真服务器，再通过全球转发网络转发，有一定的延时
1.5 失败传真自动重发
◆ 在FAXmanager2.5服务器端可以设定普通电话传真发送失败时，系统重发次数及重发的间隔时间
◆ Internet网络传真的重发由网络传真服务器完成
1.6 传真的列表发送
◆ 客户端在发送传真时提交一个传真列表到FAXmamager2.5服务器端，剩下的发送工作由服务器自动完成
1.7 Fax-To-Fax
◆ 对于少部分手写传真或票据传真，可以通过Fax-To-Fax的方式先提交到FAXmamager2.5服务器端，再由服务器发送给对方，这样，可以将这样的传真纳入传真系统一起管理
1.8 定时发送
◆ 用户在准备新传真时可以指定该传真定时发送，FAXmanager2.5服务器端则会在指定的时间发送这些传真
1.9 回执报告
◆ 对于任何一份传真的发送结果，均会以回执的形式反馈给客户
◆ 普通电话传真的回执由FAXmamager2.5服务器产生，每一份传真最终只会产生一个回执，Internet网络传真的回执由网络传真主机产生，每一份传真最终会有两个回执
◆ 回执是以邮件的形式回复到客户端E2FaxPro中设定的邮件地址中去的，通过客户端邮件软件查看
1.10 语音提示
◆ 发送普通电话传真时，若对方是人工应答，系统可以给予语音提示（限于使用Dialogic语音传真卡设备）
◆ 该语音可以由用户按照系统的要求自行录制，并以规定的格式存放到系统指定的文件夹中以供使用
2 接收传真
2.1 传真接收
◆ 所有收进来的传真都以电子邮件附件（TIF格式）的形式通过指定的邮件服务器发送给客户的
◆ 用调制解调器接收传真时，所有传真全部会投递给系统中设定的某个传真接收者，由该用户通过邮件系统转发给最终用户
◆ 用传真卡接收传真时，可以允许传真发送者二次拨号，这里二次拨号的号码即为系统中设定的用户传真分机号，由此可以直接确定传真的最终用户
2.2 传真转发
◆ 当最终的传真接收者不在公司时，可以根据该用户的要求将收进来的传真产生副本发送给系统中的其他用户或外部指定的邮件地址，以便用户及时处理传真
2.3 传真阅读
◆ 所有收进来的传真，都会作为邮件附件的形式投递到与传真服务器协同工作的邮件服务器中去，用户通过客户端邮件软件（OE、Foxmail等）即可下载到本机阅读处理
2.4 语音提示
◆ 可以设定系统在客人拨进来时，播放语音提示（限于使用Dialogic语音传真卡设备）
◆ 该语音可以由用户按照系统的要求自行录制，并以规定的格式存放到系统指定的文件夹中以供使用
3 传真备份
3.1 备份规则
◆ 可以根据需要对收进的传真或发出的传真分别设定备份规则
◆ 可以设定每一个用户或用户组的备份规则
◆ 可以将收发的传真备份至用户的信箱、指定文件夹或系统外部的邮件地址
3.2 备份查看
◆ 公司的领导和员工都可以使用备份查看器查看以往备份下来的传真
◆ 可以设定公司不同级别的人员查看不同的备份文件夹
◆ 在服务器端和客户端都可以使用备份查看器
◆ 使用备份查看器查询到满足条件的传真后，可以进行传真阅读、传真转发即数据恢复等工作
4 传真签审
◆ 传真签审只对外发传真有效，
◆ 可以设定每一个用户或用户组的签审规则
◆ 只有经签审者签审同意的传真才可以发送出去，对于不允许发送的传真可以退回给发送者，并说明原因
5 费用统计
◆ 提供独立的计费程序，可以按照人员/部门/时间段分别统计普通电话传真费用及网络传真的费用
◆ 提供默认费率表，也可以自行定义
6 其它
6.1 传真发送限制
◆ 可以根据客户端IP地址来设定可以/不可以连接到传真服务器发送传真
◆ 可以根据客户端设定的用户Email地址及用户传真密码确定该用户是否有权发送传真
6.2 管理员支持
◆ 提供完整的工具支持，可以查看来往传真的日志，系统错误日志，添加/删除部门，更改部门的负责人，设置部门的备份，添加/删除用户，更改用户的属性（隶属的部门，默认参数，密码）；
◆ 管理员可以在系统控制中心随时对传真队列进行监控，包括阅读、删除及修改传真属性。
6.3 异地传真
◆ 当公司在外地有分公司等办事机构时，可以设定将外地机构的收发传真一并纳入FAXmanager2.5传真系统管理，所需的条件则是将FAXmanager2.5安装在一台有合法的固定公网IP地址的电脑上。
FaxManager 2.5传真管理系统与传统传真的对比
FAXmanager2.5与普通传真机各项目的对比如下表：
|
项目 |
普通传真机 |
FAXmanager2.5 |
|
平均发送一页耗时 |
最少3Min（包括打印、拨号、发送） |
1Min |
|
发送传真产生的通讯费用 |
高 只能使用IDD/IP方式 |
低 除IDD/IP外，还可以采用网络传真 |
|
发送电话传真时的方便性 |
不方便，需人工拨号 |
方便，拨号工作由系统完成 |
|
分发传真 |
人工分发 |
系统自动分发 |
|
传真列表发送 |
不方便 |
方便 |
|
备份传真 |
纸张存储 不利于日后查找 |
电子存档 检索方便 |
|
传真管理人员人工成本 |
有 |
无 |
|
传真保密性 |
低 |
高 |
|
传真件清晰度 |
两次走纸 低 |
一次走纸 高 |
|
环保性 |
有耗材（纸张/墨盒）消耗 |
全部是电子文档 |
FAXmanager2.5系统应用案例
FAXmanager2.5企业传真管理系统在在专业外贸公司、物流企业、旅游公司、制造企业等行业中得到了很广泛的应用，下面以四个行业应用中的典型实例来进一步说说明：
1、制造企业的中的应用典型：无锡小天鹅集团销售公司
无锡小天鹅集团销售公司主管整个集团公司的全国销售，面对全国数以千计的代理商、经销商、分公司、办事处等，每天需要发送的传真件在2000-3000份左右，在采用FAXmanager产品之前是采用15台普通传真机来完成每天的传真发送工作，员工经常需要留下来加班来完成传真的发送任务，传真发送这个简单工作需要花费销售人员的很多时间，这显然是不合理的。
无锡小天鹅集团销售公司在评估多个Fax Server产品之后，最后选型FAXmanager2.5企业传真管理系统，选用8线传真通道，安装实施之后，每天2000-3000封的传真发送任务变得可以轻松完成了，FAXmanager产品中的传真队列发送在其中也发挥了很大的作用，FAXmanager系统和无锡小天鹅集团的Linux平台的sendmail邮件系统配合工作稳定可靠。
2、专业外贸公司：上海标准件进出口公司
上海标准件进出口公司是一家专业外贸公司，由于公司出口产品门类十分庞大，每天都有很多传真需要发送至世界各地，也有来自世界各地的传真件需要接收，公司有几十名外销员每天需要忙于处理这些进出的传真件，公司原来设有专门的传真室，发送和接收都有专门的传真机，并有专人负责。业务员需要发送传真时，首先需要在网络打印机上打印出稿件，当然，有时需要排队等待，然后拿着传真稿件请经理签发，再将传真件送至传真室。传真室在接收到传真之后，首先是付印存档，然后电话通知收件人来取，或者是派专人送抵。由于公司每天进出的传真量比较多，每天公司花费在传真收发上的人力时间比较多，工作效率低下。上海标准件进出口公司在选用FAXmanager系统之后，这一现象得到了彻底的改观。现在的应用情况是：外销员使用自己的电脑便可以轻松完成传真件的发送；经理可以利用电脑来完成传真发送签审；接收到的传真直接进入接收人的Email信箱，即便是人不在公司时，也可以及时收到传真件；公司有整体的传真备份存档，查找传真件特别方便；启用FAXmanager系统的网络传真支持，又为公司节省了不少国际长话费的开支。
3、大型物流企业：中外运山东公司
中外运山东公司是中国外运总公司旗下最大的省级公司之一，公司位于发达的港口城市青岛，公司业务量大，每天进出的传真量大，在采用FAXmanager产品之前，每天传真的收发处于十分无序的状况，单纯是以发送出去和接收进来为目的，公司一直在寻找Fax Server产品来改善公司传真管理的薄弱，最后选定FAXmanager企业传真管理系统，选用4线传真通道，并和公司原有的邮件系统配合使用，取得了很好的应用效果。
4、FAXmanager2.5在涉外旅游公司中的应用例子：河南省旅游总公司
河南省旅游总公司是河南省最大的涉外旅游公司，河南又是国内著名的旅游大省，公司业务繁忙，每天来往于国际国内的传真件很多，普通传真机的发送接收方式已经不能满足目前的业务需求，河南省旅游总公司经过慎重考虑之后决定选用FAXmanager企业传真管理系统，实施之后，收效十分明显，公司的传真发送、接收变得井井有条，工作效率得当了很大的提高，加上启用了Internet网络传真，传真费用也节省了不少。
FAXmanager2.5系统在其他行业也不乏典型用户，譬如：合肥新安晚报、广州海运集团、大连外轮代理公司、广东省人才市场、无锡中润集团、重庆中国国际旅行社、安徽科苑股份、广东步步高电子、上海紫江集团、江苏舜天国际集团、天津北方国际集团、上海东方国际集团、上海兰生股份、广州轻出集团、上海轻工国际集团等一大批各行业的知名企业。
FAXmanager2.5系统部分客户名单：
上海埃康软件科技有限公司供稿 CTI论坛编辑