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昂立教育集团全面预算管理系统

2005/06/10

应用背景

　　依托于著名高校的上海交大昂立教育集团是目前上海乃至全国最大的继续教育服务机构之一。经过了多年的努力经营，昂立教育集团形成了多元化的产业链，业务范围涉及教育培训、图书经营、翻译服务等多个领域。昂立教育集团也逐步发展成拥有30家子公司的集团，分布于上海、华东等多个省市。

　　然而，同一些大型的集团公司一样，昂立集团下属的子公司的财务并不具备单独核算能力，因此，所有的费用报销、工资发放、财务结算等操作都需要通过总公司来统一进行。另一方面，位于上海的昂立集团总部拥有一套自己的财务系统，通过完整的内部费用审核机制来控制着子公司的财务状况。传统方式下的操作模式，往往是子公司需要通过快递，邮件等方式将所有的报销和财务单据发送到总公司，当总公司的财务部收到之后，先进行审核，审核报销的金额是否超过了相关部门的财务预算，等一系列复杂的操作流程执行之后，方可批准。

　　显然，这样的操作形式存在着诸多弊端。首先是周期过长，邮寄的时间加上审批的时间往往需要数周，对于远在珠海的分公司有时候费用的报销更是需要长达2-3个月的时间。其次，操作环节效率低下，容易造成丢失和人为错误。

要求

　　昂立集团的信息部主管（名字）曾经负责财务部的工作，深谙报销流程给分公司带来的不便，在担任了信息主管之后非常希望可以找到一套系统能够帮助昂立改善目前的现状。一次偶然的机会，XX接触了GrapeCity为浦东发展银行开发的门户网站，看到了浦发内部完善的信息管理平台之后，觉得这套系统非常适合于昂立。于是，他找到了GrapeCity，希望能为昂立开发专业的网上报销系统，进而改善昂立的财务信息化运作架构。

　　事实上，昂立起初所提出的需求是以解决报销周期冗长为目的出发的。随着与GrapeCity咨询顾问的进一步研究，昂立逐步发现GrapeCity丰富的财务及技术经验不但可以帮他们解决网上报销的难题，还可以为他们原有的财务系统做出进一步的优化，这也恰恰符合了昂立集团日后发展的整体规划。

主要功能：
　　依据昂立目前的需求和实际应用状况，GrapeCity为昂立开发的系统主要应用体现于以下几项功能模块之中：

预算功能

　　预算模块是整个昂立集团控制公司整体资金流走向的关键。每个月财务部门都会为相应的部门设置每个月预算金额.。财务人员会在月初根据以往情况做出一个预算金额。每当有业务部门提交报销申请的时候，系统便会自动审核，该笔金额是否在先前的预算范围之内。从而有效地节省了集团本部财务人员的审查时间。

信用功能

　　信用信息是与每位员工的财务状况息息相关的。如果在报销审批的环节中出现：虚报金额，延时提交报销申请，无故超出预算金额等等违规操作，系统都会在相关人员的信用成绩中进行扣除。由于每次有费用产生都要在该系统中填写报销单，所以在审批过程中有单子被驳回，信用便会受损，会在信用分数中扣除。以量化方式衡量员工的信用额度，也是将管理的科学化贯彻执行的最佳体现。

　　另一方面，每个员工都用一定的信用衡量标准，如果超过的话，将会接受培训等一些的措施。

合同控制
　　一般来说，财务部负责管理公司日常的主要合同，包括：统计预付款，预付时间，便于流动资金的准备等公司。以上是日常的财务需求。GrapeCity的工程师应用户的要求在系统中实现可以将合同文稿主义转换成电子版本。

预警功能

　　预警功能所面对的使用者是管理层人员。由于公事的繁忙，往往系统需要以短信和email的形式通知当事人当天有多少单据需要审批。如果有资金到位，费用报销成功或者单子被驳回，系统会以发送手机短信以及E-mail的形式通知当事人，提请注意。从而大大方便了管理层对目前工作的管理

财务报表
　　日常的财务报表也是财务工作的重要一部分。财务人员每个月月底都要出财务报表，通过此模块财务人员可以自动生成各主要财务报表，大大减少了财务人员的工作时间。

技术实现的挑战

　　昂立集团原来使用的是Oracle数据库，为了适应未来企业发展的需要，应昂立的需求，GrapeCity将原先的数据库系统迁移到了ＭＳSQL数据库上。由于数据的严格性，要求此项操作来不得一点差错。GrapeCity的工程师在几天时间内便高质量地完成了任务。

在财务报表模块，需要用到Crystal报表。昂立集团考虑到成本问题，希望可以用Excel嵌入作为报表。GrapeCity的顾问为此做了大量的研究工作，从用户的成本与应用角度考虑，将大量报表的功能实现于Excel的环境中。不仅极大地降低了昂立的成本，同时创造了财务人员熟悉的微软操作环境，更有利于工作效率的提升。

该系统与各地人员息息相关，几乎每人都要用到。GrapeCity并没有遇到性能方面的瓶颈，可以支持200个并发用户,随着昂立集团规模的扩大，还可以支持到更多用户。

效果
时间大大减少
　　在使用了GrapeCity的网上报销系统以后，效率的提升是非常明显的，原先数月的费用报销周期，如今只需1天便可完成。以前财务出一个报表需要20分钟，现在只需3分钟便能全部搞定。时间、效率的提升能让昂立将更多的经历集中于关键业务之上

流程非常灵活
　　昂立的审批流程是非常灵活的，网上审批制度，替代了原先逐级汇报的即定模式。如果主要管理人员外出，相关人员可以定制特殊的审批流程。非常灵活，又便于控制。这才以前昂立传统的财务系统使用中是完全难以想象的。

没有地域限制
　　销售人员无论到哪里都可以在网上填写报销单，管理者也可以随时随地的在网上进行审批，大大缩短了报销审批流程。

灵活的管理体制
　　信用管理是最科学管理的最佳体现。信用诚信的界定体现了一个企业的文化。昂立将信用与个人的表现相挂钩，不仅体现了制度严谨，更是让科学的财务理念深入企业之中。

GrapeCity 公司供稿 CTI论坛编辑

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