GrapeCity e-Accounting
2005/11/07
1.简介
GrapeCity e-Accounting系统是一个基于Internet的工作流程管理解决方案。
系统通过费用报销，预算管理，单据流程审批三大模块，帮助企业对费用、预算以及企业内部单据审批流程进行管理，将原来主要以手工完成的流程通过通过系统进行自动化。
同时系统还可以与企业的邮件系统（Outlook），ERP和财务系统等进行集成，从而帮助企业大幅提高工作效率，减少低附加值的工作量，节约人员成本，并间接地帮助企业改善员工满意度，提升核心竞争能力。
GrapeCity已经在上海浦发银行，交大昂立教育集团，SONY中国（和微软合作）成功实施了e-Accounting系统。
2.业务背景
在企业特别是大型企业内部，存在大量单据，需要填写、审批，例如与财务相关的费用借支、报销，预算编制、提交，供应商付款，物资领用，固定资产申请等业务。目前，大多数企业的这些业务流程的处理以2种状态存在，或是2种状态并存：纯手工和半自动化。
所谓纯手工的处理过程也就是说上述的单据模版都是以纸张的形式存在，申请人手工填写了这些单据后，交到自己的上司或相关的主管处进行审批和签字确认。确认后，单据会被交到更高级的领导出进行进一步的确认，直至最终审批通过。
纯手工的单据处理过程的主要缺点包括：
- 手工填写单据占用了申请员工大量工作时间来填写单据，而且由于手写字体不清晰而容易造成差错。在中间审批环节较多，而且地域分布较广的企业中，手工单据的传递过程也可能造成单据的丢失和遗漏，从而进一步降低了审批流程的效率。
- 同样，对于参与审批的管理者来说，手工单据的问题在于无法批量进行审批，造成审批效率较低。日常工作常常被一大堆单据打断。
- 手工单据需要使用大量的纸张打印，有的还需要专门的印刷，成本较高，而且往往会有一定的浪费现象存在。
- 申请和审批的流程冗长，而且碰到领导出差或其他原因导致领导不在的情况下，流程就会被卡住。
- 相关主管对单据进行审批时对于和单据相关的费用和其他业务没有全局性的认识，在进行审批时无法及时得到有效的数据支持审批的决定。往往是依赖经验和相互信任来进行审批，对于企业来说实际上是一个潜在的风险。
- 例如，某笔市场费用对应的市场活动项目的预算执行情况，在实际审批时无法看到，审批者也就无法根据该项目预算执行的实际情况决定该费用是否应该批，应该批多少等。
所谓半自动化的单据流程审批，也就是这些单据以电子模版形式（例如Excel）存放在企业内部的文件服务器或邮件服务器的公共文件夹中，用户下载模版到本地填写后，再通过电子邮件发送给相应的主管进行审批，审批人员审批后再发给下一个审批人员或是结束审批流程。
相对于手工审批的流程来说，半自动化的流程从输入的规范性，纸张节约方面有了一定的改进，但是从审批效率低，流程冗长，以及对单据审批时的对于相关信息以及全局性信息的把握方面仍然是这种审批方式的一大瓶颈。
GrapeCity的e-Accounting系统就是为了解决企业现存的不合理的审批流程而诞生的。企业用户使用本系统进行单据的填写和提交，并在系统帮助下自动完成审批流程。
通过e-Accounting系统和企业内部其他系统（目录管理，ERP，财务系统等）的接口，可以从其他系统获取相关信息供本系统使用，例如预算信息，供应商付款情况，组织结构等。并且可以将本系统的审批结果信息同步到其他系统中，实现企业内部的信息共享。
3.主要功能
e-Accounting系统主要包括三大模块：
- 费用报销支付流程管理
- 预算流程管理
- 业务单据流程管理
3.1 费用报销流程管理模块
费用报销支付管理模块的主要功能是管理从费用单据填写、发送，到主管审批通过，并自动流转到财务部门进行支付，以及相应的分析报表查询等。
- 填写/发送费用申请表单
- 个人费用预申请/支付申请，个人费用例如差旅费、交际费用和市内交通费用的申报和支付申请。预申请是指费用实际发生前先进行申请，有的企业称为费用暂支或借支。
- 供应商费用预申请/支付申请，对供应商提供的服务或产品的费用进行申报和支付申请。同样也可以对供应商费用进行预申请。
- 供应商费用申请中应该包括相关的发票号码，以及相应的合同或项目编号，并且可以通过超链接链接到企业内部相应的合同和项目管理门户站点，以得到详细的信息。
- 支付申请和预申请需要进行结帐处理。
- 物资领用申请
- 物资领用主要是针对固定资产（计算机软硬件，生产设备等）和低值易耗品（易耗配件，办公用品等）的领用申请。
- 申请表单审批
- 费用申请和物资领用申请表单提交后，相应的主管会收到系统通知（电子邮件，手机短信等），并进入系统进行审批
- 审批过程中针对不同类型的申请系统将提供相应的信息供审批时参考。例如在费用审批过程中，系统将提供和该费用相关的预算信息供审批人员查询和决策。
- 单据签收
- 利用费用报销模块在线提交的单据，仍然需要将实际票据（发票、客户签收的单据）通过邮寄或其他形式交到财务部门备案。财务部门收到单据后，利用单据签收功能在系统内将相应申请表单的状态置为<单据已经签收>，该状态可以作为财务是否打款，或是相应的业务流程是否完成的标志。
- 财务结算
- 支付管理，财务人员收到审批通过的报销单据后，通过电子银行接口给相应的账户进行支付。同时，在系统中更新相应单据的状态。
- 银行对帐，财务人员将银行对帐单导入系统，并与系统中的支付记录进行对比。
- 财务系统接口，系统自动将报销单据等转换成为财务凭证，导入ERP或财务系统。
- 预算信息
- 从预算管理模块或ERP和财务系统中导入预算信息；
- 预算信息包括个人预算额度，部门预算（部门可分级），项目预算等类型；
- 预算信息主要用于实际发生的费用和相应科目的预算的比对查询，以及预算执行进度的查询和控制。
- 信息查询
- 个人查询，主要供个人查询自己相关的单据的审批和支付状态；
- 财务查询，主要供财务人员查询需要进行财务审批的单据，以及通过审批需要进行支付的单据信息；
- 管理者查询，主要共管理者查询自己权限范围内的费用发生、审批和支付情况。
3.2 预算流程管理模块
预算管理模块主要管理企业中分级编制预算，上传汇总审批，直至预算通过，并导入ERP或财务系统的整个流程。
- 预算数据填写和提交
- 系统会发布各种标准的预算编制表格，用户根据自己的预算要求下载相应的表格进行填写；也即预算信息是离线输入的；
- 在表格中除所需的预算数据外，允许用户提交文本内容的说明或备注；
- 预算表格填写完毕后，在e-Accounting系统中进行上传；
- 系统中可以同时保留多个版本的预算；
- 数据提交成功后，系统自动发送e-mail通知相应的审批人。
- 预算数据审批
- 有权限的主管对提交给自己的预算数字进行审批；
- 被某主管审批通过的预算自动提交给下一个待审批的主管，若全部审批人通过则提交给预算经理；
- 经过审批后，系统自动发送e-mail通知下一个处理人或原始提交人。
- 预算数据审核和批量调整
- 被各级主管审批通过的预算数据最后提交给预算经理；预算经理在系统中对预算数据进行审核；
- 预算经理可以接受或拒绝所提交的预算数据；
- 系统允许预算经理把某个版本的预算数据下载到本地进行批量调整后再重新上传。
- 预算数据汇总查询
- 有权限的经理可以在自己所辖的成本中心范围内，对预算数据进行汇总统计和查询。
- 预算经理可以对全公司范围内的预算数据进行统计查询。
- 预算配置管理（含版本维护功能）
- 预算版本分成三种状态进行管理：Open（允许用户向该版本提交数据，同一时间仅允许一个版本处于Open状态）、Blocked（不允许任何用户在该版本内进行修改）和Internal（仅允许预算经理进行修改）；
- 预算版本具有<可视性>属性，预算经理可以设置允许用户查询的版本；
- 用户创建新版本的预算时，允许从现有的版本中复制数据。
- 预算提交进度管理
- 根据预算配置的情况查询预算数据的提
- 交进度；
对于未按时提交预算的员工自动发送e-mail催办。
- ERP和财务软件接口
- 自动对比不同版本的预算的数据差异
- 增量或全量地将某个版本的数据到处成符合ERP或财务软件借口要求的文本文件，供其他系统导入。
3.3业务单据流程管理
业务单据流程管理模块主要是针对企业内部其他的单据填写审批的解决方案，主要功能如下所述。
- 系统用户，主要是系统管理员或e-Accounting系统实施人员可以利用此功能进行业务单据的自定义。
- 系统同时提供了大量的单据模版，供用户作为单据设计的基础。
企业组织结构图定义或导入
- 在系统中可以定义企业组织架构图，并和系统用户、权限进行关联。
- 同时，系统可以和Windows活动目录或第三方人事管理系统进行集成，导入组织结构图并以此为基础进行更新和修改。
业务流程定义
- 在系统中可以在自定义的业务单据和组织结构的基础上定义业务流程。例如，在系统中自定义了公文流转单据，并定义了相关的组织结构。然后就可以定义一个公文流转审批流程，从员工提交，到主管审批，到人事部门核准并备案。
4.系统构成
4.1 技术架构图
GrapeCity e-Accounting系统的用户可以采用多种接入设备登陆系统，包括掌上电脑（PDA），膝上型笔记本电脑以及台式电脑。
系统登陆和使用主要是通过Internet浏览器（IE）进行的，同时某些数据的输入是在Excel和Infopath等工具实现的。例如，预算数据可以通过Excel进行离线输入，然后上传至系统中；而费用报销单据同样可以通过Excel或Infopath进行输入，并导入系统。
在服务器端的门户层，e-Accounting系统采用了企业信息门户工具（SharePoint Portal Server）为用户提供统一的接入界面。同时，该工具强大的个性化定制功能可以让用户根据自己的业务需求和喜好对界面进行定制。
对于不具备采用SharePoint Portal Server的用户，e-Accouting系统提供了替代的解决方案，采用Web服务器（Internet
Information Server - IIS）提供服务器端的系统运行和用户接入功能。
在服务器端的流程管理层，GrapeCity独立开发的工作流引擎支撑着系统中的工作流程管理。同时该引擎为用户和客户化开发人员提供了强大的工作流程修改和定制的功能支持。
在数据存储层，e-Accounting系统采用了SQL Server作为数据库保存系统数据。
e-Accounting系统架构于Windows网络环境下，可以充分利用Windows的安全机制，以保证企业业务数据的安全型。和活动目录（Active
Directory - AD）的集成使得系统管理员可以方便地从AD中导入系统用户以及企业的组织架构，并在系统内进行维护和修改。和企业的邮件或短信服务（Exchange
/ Outlook / SM）的集成令系统和用户的日常操作紧密结合，系统中的事件可以通过电子邮件或者手机短信的形式及时通知到相关用户。
4.2 逻辑架构图
- 企业内部的一般员工，他们登陆系统提交申请单据，查询和管理和自己相关的申请审批情况；
- 拥有审批权限的管理者，他们登陆系统对自己权限范围内的单据进行审批；
- 财务人员在系统中对通过审批的单据进行财务审批，并进行财务支付，ERP或财务系统的数据导入等操作；
- 企业管理者则在系统中对单据审批情况，和单据相关的财务以及企业运转情况进行查询分析；
- 系统管理员在系统中进行用户管理，基础信息设置，流程定义等操作。
4.3 系统架构优势
- 支持多种客户端设备接入
- e-Accounting系统提供多种客户端设备接入，包括掌上电脑，手提电脑和台式电脑，让用户在各种环境下都可以方便地登陆并使用系统。
- 业务表单灵活定义
- 用户可以在系统提供的标准单据模版的基础上，使用Excel或Infopath等工具对单据格式和内容进行灵活的自定义。
- 组织结构定义
- 系统和Windows活动目录紧密集成，系统管理员可以从Windows中导入系统用户和企业的组织结构，并由此为基础进行进一步的修改。
- 对于没有采用Windows活动目录的用户，也可以在系统内从头开始自己定义用户和组织结构。
- 系统设计时预留了开发接口，在实施过程中可以通过二次开发实现e-Accounting系统和第三方人事系统对接，导入系统用户和企业组织结构。
- 强大而灵活的工作流程定义
- E-Accounting系统基于GrapeCity 工作流引擎进行设计和开发。
- 用户和实施人员可以利用GrapeCity工作流引擎提供的用户界面对流程进行可视化的定义和修改。流程的定义可以基于e-Accounting系统中的业务单据和企业组织结构。
- 独立于ERP和财务系统
- E-Accounting系统完全独立于ERP和财务系统，可以较快地在企业内部进行部署和实施。
- 同时，e-Accounting系统也提供了到ERP和财务系统的接口，通过系统进行审批的流程相关数据，最后可以直接导入ERP或财务系统。
4.4系统特色功能
- 预算实时控制
在费用报销管理模块中进行费用审批时，审批人员可以实施查询和报销单据相关的费用预算执行情况，并作为审批的重要依据。
- 申请者实时查询自己的单据流转状态
提交申请的员工可以登录系统，实时查询自己提交的单据目前的审批情况。同时员工对于自己的单据历史情况可以进行查询分析，例如对于自己在某个时间范围内提交的费用报销单据的统计。
- 强大的通知提醒功能
用户登录到e-Accounting系统时，系统将在用户界面的显著位置提示用户他/她需要关注的问题。例如，对于拥有审批权限的人员来说，系统将会提示等待审批的单据的数量，类型，紧急程度等。
同时E-Accounting系统可以和企业的邮件服务器和手机短信系统进行集成。当系统中发生和某个用户相关的事件需要引起用户注意时，系统将通过电子邮件或手机短信及时通知用户。
通知提醒功能可以由用户自行定义和选择。例如，某用户在系统中提交了某张重要单据后，希望能实时得到该单据的审批情况。那么这个用户就可以将该单据放入自己的通知提醒列表，一旦该单据的状态发生变化，系统就会通过用户选择的通知方式通知这个用户。
- 快速审批
企业中某些情况下单据需要进行快速审批，系统中设置了快速通道功能以对应这种业务需求。
所谓快速通道，是指在拥有审批权限人员的审批画面上，被置于快速通道中的单据会被以醒目的方式置于待审批单据列表的最前面，这样可以引起管理者的重视尽早审批这部分的单据。
- 用户信用等级
用户信用等级是费用报销模块的特色功能。因为对于在异地通过系统进行报销的人员来说，物理票据（费用发票等）通过邮寄或快递到总部需要花费较多时间，而且也不可能时时发送，往往是汇总起来定期发送。每个用户在系统初始化时在系统中拥有一定的信用度，信用度在一定范围内的时候，只要在网上填写的报销单据通过了审批流程，财务/出纳就会根据网上审批结果立即打款，而不必等待收到物理票据（费用发票等），这样就大大缩短了报销流程。
而对于那些物理单据发生错误或是其他原因导致退单的用户，其信用度会相应降低。降低到一定程度后，出纳就必须等待物理单据收到后才会打款。这样就会促使用户自觉地认真核查自己的单据和相关票据内容，保证自己的信用度。同时相应地降低了管理难度。
这个功能对于拥有众多异地办事处和子公司，而报销审批流程需要集中于总部进行处理的公司来说能够非常有效地缩短报销流程。
5.客户收益
e-Accounting 系统对于客户的价值集中体现在如下几个方面。
- 提高效率
效率的提高主要体现在如下2个方面。
1)缩短审批流程占用的时间。原来在审批流程中大量的手工重复劳动都由系统代劳，例如填写单据中的重复数据（姓名，部门，账户等）；单据提交后不需要再作手工合并的动作（报销、预算等数据需要作大量的合并操作）；审批人员不在而导致审批流程中断的现象大大减少（可以通过网络远程审批，也可以在系统中授权给其他人进行审批）。这些都使得审批流程较之e-Accounting系统实施前大大缩短了。
2) 降低差错率。减少因填写单据，合并报表中产生的差错而产生的返工，以及手工传递单据过程中产生的丢失，遗漏现象，事实上缩短了审批流程。
- 降低成本
- 资金占用成本
在全国各地设有办事处或子公司的公司，往往需要在当地开设银行账户用于当地的日常营运费用，以及对员工的报销支付等业务。这些账户里必须要储备一定量的安全存款。而如果采用了e-Accounting系统中的报销管理模块后，由于总部的财务出纳可以通过网络查看到单据审批，因此使得异地支付成为可能。
这样的话就可以取消或降低各地的银行账户中的准备金，从而大大减少了资金的沉淀。
具体的资金占用成本降低可以根据具体客户进行分析。
- 业务审批成本
首先，e-Accounting系统大大简化了员工的单据审批流程。传统的审批流程中，员工需要带着纸面单据找到各级管理者，整个单据签完字，往往要耗费员工大量的工作时间。
其次，员工的单据审批申请报销也严重影响了管理者的工作效率，在工作时间不断地被报销签字打扰，也使得领导无法正常安排自己的工作。
针对上述两项进行保守测算，每个单据会额外消耗员工约20分钟，额外消耗各级领导累计约5分钟。员工平均每工作小时的成本约34元（按平均月工资6000元计算），领导平均每小时的成本约56元（按平均月工资10000计算）。这样每个单据的额外审批成本约16元。按每年1万张单据审批的业务量测算，每年在单据审批上节余的人力成本约16万元人民币。
- 财务审核成本
e-Accounting的费用报销流程管理模块，极大的简化了审核的工作量。特别是差旅费单据，审核不需要再去核对表单，计算补贴等复杂的操作，平均每单可以节约近10分钟的审核时间。按照每年的差旅费单据约1万单，仅此一项可以节省2万元。
- 信息重复成本
在传统的模式下，每次单据审批员工均需要填写纸面的单据，里面包括了姓名，工号，部门，项目，账户等每次都一成不变的信息，这种重复的填写大大耗费了员工的时间。
e-Accounting 系统中将这些固定的信息全部存储于系统中，登录系统后系统立即知道了当前登录用户的相关信息。这样每个单据在填写上可以节约大概5分钟的时间，每一单的节余为2.8元，这样每年可以节约近28万元。
- 无效劳动成本
在实施e-Accounting系统前，企业中因为单据流程而发生的无效劳动较多。
以费用报销为例，如果员工无法实时知道自己的借款和报销的情况，那么就必须通过财务人员从ERP或财务系统中查询该员工的相关发票导出数据生成报表，并发送给相关员工。这样一个动作需费时15分钟左右，折算成为成本的话大约5元。假设企业有1000名员工，每个员工每个月提供一次报表，则每年用于这种查询的总成本大约6万元。
以上情况还是基于单据和发票都已经及时通过了审批，并进入ERP或财务系统的情况下，如果在员工查询时单据还在审批流程中，那么该员工还需要向部门助理，各级主管，财务部门等处进行查询，不仅造成了更大的无效劳动，而且还无法保证获得满意的信息。
- 提高员工满意度
e-Accounting 系统的实施，将原本可能需要数周的单据审批流程大大缩短，提高效率的同时自然也提高了员工满意度。以费用报销为例，报销周期可能从原来的1个月缩短为1周以内，在各环节均很顺畅的时候，甚至可以在1~2天内获取报销款。这将极大的提高了员工的满意度，也将提升了财务和IT部门在员工心目中的地位。
- 增强企业核心竞争力
e-Accounting系统帮助企业决策过程更加透明，科学化。同时令企业面对市场变化可以更加敏捷地做出反应。
6.成功案例与客户评价
GrapeCity公司供稿 CTI论坛编辑