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GrapeCity e-Accounting

2005/11/07

1.简介

  GrapeCity e-Accounting系统是一个基于Internet的工作流程管理解决方案。

  系统通过费用报销,预算管理,单据流程审批三大模块,帮助企业对费用、预算以及企业内部单据审批流程进行管理,将原来主要以手工完成的流程通过通过系统进行自动化。

  同时系统还可以与企业的邮件系统(Outlook),ERP和财务系统等进行集成,从而帮助企业大幅提高工作效率,减少低附加值的工作量,节约人员成本,并间接地帮助企业改善员工满意度,提升核心竞争能力。

  GrapeCity已经在上海浦发银行,交大昂立教育集团,SONY中国(和微软合作)成功实施了e-Accounting系统。

2.业务背景

  在企业特别是大型企业内部,存在大量单据,需要填写、审批,例如与财务相关的费用借支、报销,预算编制、提交,供应商付款,物资领用,固定资产申请等业务。目前,大多数企业的这些业务流程的处理以2种状态存在,或是2种状态并存:纯手工和半自动化。

  所谓纯手工的处理过程也就是说上述的单据模版都是以纸张的形式存在,申请人手工填写了这些单据后,交到自己的上司或相关的主管处进行审批和签字确认。确认后,单据会被交到更高级的领导出进行进一步的确认,直至最终审批通过。

纯手工的单据处理过程的主要缺点包括:
  所谓半自动化的单据流程审批,也就是这些单据以电子模版形式(例如Excel)存放在企业内部的文件服务器或邮件服务器的公共文件夹中,用户下载模版到本地填写后,再通过电子邮件发送给相应的主管进行审批,审批人员审批后再发给下一个审批人员或是结束审批流程。

  相对于手工审批的流程来说,半自动化的流程从输入的规范性,纸张节约方面有了一定的改进,但是从审批效率低,流程冗长,以及对单据审批时的对于相关信息以及全局性信息的把握方面仍然是这种审批方式的一大瓶颈。

  GrapeCity的e-Accounting系统就是为了解决企业现存的不合理的审批流程而诞生的。企业用户使用本系统进行单据的填写和提交,并在系统帮助下自动完成审批流程。

  通过e-Accounting系统和企业内部其他系统(目录管理,ERP,财务系统等)的接口,可以从其他系统获取相关信息供本系统使用,例如预算信息,供应商付款情况,组织结构等。并且可以将本系统的审批结果信息同步到其他系统中,实现企业内部的信息共享。

3.主要功能

e-Accounting系统主要包括三大模块:
3.1 费用报销流程管理模块

  费用报销支付管理模块的主要功能是管理从费用单据填写、发送,到主管审批通过,并自动流转到财务部门进行支付,以及相应的分析报表查询等。
3.2 预算流程管理模块

  预算管理模块主要管理企业中分级编制预算,上传汇总审批,直至预算通过,并导入ERP或财务系统的整个流程。
3.3业务单据流程管理

  业务单据流程管理模块主要是针对企业内部其他的单据填写审批的解决方案,主要功能如下所述。


  • 企业组织结构图定义或导入


  • 业务流程定义


  • 4.系统构成

    4.1 技术架构图


      GrapeCity e-Accounting系统的用户可以采用多种接入设备登陆系统,包括掌上电脑(PDA),膝上型笔记本电脑以及台式电脑。

      系统登陆和使用主要是通过Internet浏览器(IE)进行的,同时某些数据的输入是在Excel和Infopath等工具实现的。例如,预算数据可以通过Excel进行离线输入,然后上传至系统中;而费用报销单据同样可以通过Excel或Infopath进行输入,并导入系统。

      在服务器端的门户层,e-Accounting系统采用了企业信息门户工具(SharePoint Portal Server)为用户提供统一的接入界面。同时,该工具强大的个性化定制功能可以让用户根据自己的业务需求和喜好对界面进行定制。

      对于不具备采用SharePoint Portal Server的用户,e-Accouting系统提供了替代的解决方案,采用Web服务器(Internet Information Server - IIS)提供服务器端的系统运行和用户接入功能。

      在服务器端的流程管理层,GrapeCity独立开发的工作流引擎支撑着系统中的工作流程管理。同时该引擎为用户和客户化开发人员提供了强大的工作流程修改和定制的功能支持。

      在数据存储层,e-Accounting系统采用了SQL Server作为数据库保存系统数据。

      e-Accounting系统架构于Windows网络环境下,可以充分利用Windows的安全机制,以保证企业业务数据的安全型。和活动目录(Active Directory - AD)的集成使得系统管理员可以方便地从AD中导入系统用户以及企业的组织架构,并在系统内进行维护和修改。和企业的邮件或短信服务(Exchange / Outlook / SM)的集成令系统和用户的日常操作紧密结合,系统中的事件可以通过电子邮件或者手机短信的形式及时通知到相关用户。

    4.2 逻辑架构图


    4.3 系统架构优势
    4.4系统特色功能
    5.客户收益

      e-Accounting 系统对于客户的价值集中体现在如下几个方面。
    6.成功案例与客户评价

    GrapeCity公司供稿 CTI论坛编辑