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让科技简便工作
先灵葆雅实施网上费用报销系统成功案例

2006/10/16

　　报销，对于任何企业都是一个常用词，也是日常运营中重要的一个环节，特别针对销售众多且员工出差机会频繁的公司，费用报销不仅与公司财务状况密切相关，也关系到员工的利益。但是集团公司繁杂的人事体系常常会造成报销拖拉延误，给员工带来不便。因此简化费用报销流程并提高操作过程中的透明度，成为每个公司都想要解决的问题。

　　先灵葆雅制药有限公司与GrapeCity合作实施了网上费用报销系统，在提高报销效率及透明度方面获得了良好效益。

一、客户背景

　　先灵葆雅公司是一家享誉全球的跨国制药公司，是财富500强企业。总部设在美国新泽西州，并在全球超过125个国家和地区设有业务机构，在20多个国家建有生产设施，员工总数超过30,500。自八十年代末，先灵葆雅公司开始建立在华业务，业务遍及三十多个大中城市，并在上海建有生产设施。公司致力于抗过敏，抗感染、抗肿瘤、皮肤病和降血脂、降胆固醇等心血管领域药品的研发、制造和推广，并取得了领先地位。公司还拥有健康消费品及动物保健业务。

　　在中国范围内，先灵葆雅有大量销售人员分布在全国各地。销售的日常费用报销成为企业突出矛盾，这同样也是大多数制药公司面临的难题。

二、客户难题

　　原先，先灵葆雅的费用报销流程由于集团公司的管理方式，报销流程繁琐不便，矛盾集中体现在如下几点：

　　销售人员，特别是外地的销售人员填写费用报销单据后，首先需要通过当地主管的审批，再通过邮寄方式寄回位于上海的总部办公室。经上海总部主管审批和财务审核后，出纳才会根据最终审批通过的单据进行支付处理。从销售人员填写单据，一直到出纳支付款项整个流程结束需要较长时间。

　　其次，报销过程中还包含了大量的无效劳动。例如，由于整个报销流程环节比较多，目前完全是依靠手工进行处理，在过程中很难进行跟踪。销售人员较长时间收不到报销款项的情况下，往往打电话给财务部人员进行催问。但是财务部人员也无法掌握全盘情况，大量的工作时间被耗费在类似的查询和答复过程中。

　　在报销过程中还有很多重复的劳动。例如，每个销售人员都需要手工填写单据，然后提交给主管审批，和财务审核。流程结束后，财务人员还要将单据逐一输入到SAP系统中。财务人员的输入和销售人员的填写完全是重复劳动，而且过程中还容易发生因为错误而导致的不必要的复查、返工工作量。

三、GrapeCity网上费用报销系统

　　上述矛盾降低了先灵葆雅的工作效率，也造成不必要的成本浪费。有鉴于此，先灵葆雅希望能将目前的手工报销过程提升到由自动化系统来完成，从而达到提高员工的满意度和企业执行效率的目的。经过慎重选型，先灵葆雅选择了GrapeCity提出的网上费用报销系统解决方案，并由GrapeCity负责实施。

　　GrapeCity针对医药行业从业人员出差频繁，研发、销售分布广泛，费用报销涉及范围广等特点，开发了用于差旅办公、产品专项开发等用途的三张表单，涵盖先灵葆雅日常运营以及产品开发、推广活动中牵涉到的各类费用报表，并根据制药公司销售工作中遇到的交际情况设计了附件上传的特殊功能项，辅助审批者进行审批。

　　网上费用报销系统在提高报销工作效率的同时，也保障了每一笔款项都要经过相关管理人员审批后才能支付。系统通过金额设定审批者的权限范围，员工可根据部门、产品来选择审批者。当流程进行到审核阶段，部门助理在核对物理单据与系统记录的费用报销表单时，可根据情况要求再增加审批者以便确保费用支出的可靠性。

四、给予客户的收益

　　网上费用报销系统不仅实现了无纸化办公的理想，更为先灵葆雅带来诸多收益：

提高工作效率网上费用报销系统提供离线填写模式，即使出差在外地的员工也能及时将费用单据上传总公司审批，保证资金运转。审批的过程不再需要员工拿着单据在各审批人办公室、财务部门之间来回折返，系统通过邮件提醒审批者有亟待审批的费用，并自动在审批结束后进入下一个与物理单据的审核流程，最后报财务部门等待付现。即使审批者出差在外，也不影响报销流程的运转，避免了拖沓。

提升审批透明度网上费用报销系统通过权限设置提供不同级别的查询功能。普通员工可以看到自己所有申报的费用报销纪录，并可点击查看单项费用的审批纪录。主管按部门、产品项目不同，可查询自己权责范围之内的所有差旅办公、产品专项开发费用等纪录，而更高层领导者则可查看公司全体员工的报销情况，从而了解每一笔支出的用途。另外，系统还能统计员工审批被拒绝的概率，从而提醒审批者着重考察信用额度较差的员工。

降低运营成本网上费用报销系统设有费用预算管理这一功能项，按年度、季度规划个人、部门费用预算，包括交际、办公用品、电话传真、差旅费用，并提供预算与实际成本的对比报表，有助于主管了解在哪些方面支出超过了预算，可节约不必要的浪费，从而降低企业总体运营成本。

　　先灵葆雅制药有限公司实施网上费用报销系统获得了良好收益，既方便了员工也实现了预期目标，可谓“一分耕耘，十分收获”。

　　报销，从过去动辄耗费几天乃至数周到只需要十分钟即能轻松完成，科技不仅改变了工作模式，也为企业找到更讲究效率的捷径。在琐事上节省一分钟，意味着员工在有限的工作时间内可以投入更多心力为公司创造财富。此消彼长，效率的提高不言而喻。

GrapeCity公司供稿　CTI论坛编辑

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