CTI论坛: 企业信息门户解决方案（EIP）

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企业信息门户解决方案（EIP）

2006/11/14

　　网络正日益成为现代商业不可或缺的工具，对于企业而言，利用网络搜索信息习以为常。但是多数企业并不满意于互联网搜索的速度以及效率，而企业并没有集中统一的信息知识库，员工经常花费半天时间得到一堆无用结果，降低了工作效率。同时由于缺少知识库，企业在培训新员工上的花费每年都在增加成本。

　　主要问题突出表现在以下几方面：

企业信息和知识的发布、共享和管理成本过高

　　目前企业内的各种资料大多是以分散的文件形式存放，运用和管理都很烦琐。有些公司建立了网站，可以在网站上检索和浏览，但网站的制作和管理非常耗费精力，远远跟不上管理的需要。还有的企业使用了非网络化的信息管理软件，但是过多的独立应用软件增加了管理和培训的负担，也为将来业务的整合埋下了隐患。

信息共享及协同工作效率低下

　　很多企业的局域网业务和办公系统缺乏远程工作支持能力，各个分支机构和合作伙伴不能通过网络协同工作，只能依赖电话、邮件等方式做有限的沟通，降低了整体工作效率，甚至当关键业务人员在外时业务或办公流程无法按时完成的情况。

企业数据信息的安全和可靠性不能保证

　　由于企业的各种数据没有集中存储和管理，使得信息部门难以找到较好的方法保证企业的关键数据不被恶意地利用或破坏。一旦发生问题，很难在短时间内恢复。

企业的业务及办公软件的集成和改造无法可依

　　企业内各种办公和业务系统大多是独立购买或研发的，这就导致了信息的重复输入和不一致，同时使得企业内的运作不能自动连续地运行，必须要有专人来处理接口部分的工作，这样既增大了人力资源的开支，同时又降低了效率。要解决应用系统整合的问题，企业一定要有一个标准。目前只有企业门户类的软件提供了相应的集成平台和机制。

　　企业希望改进获取信息的手段，实现“高效、协作”的目标，真正利用信息化技术促进自身发展。而企业信息门户能帮助企业综合管理公司内各类信息文档，并根据员工责权分配权限，充分利用信息化手段完备企业知识库构建。

　　GrapeCity企业信息门户（EIP）解决方案：

　　企业信息门户的系统组成如下图所示：

　　企业信息门户解决方案为用户提供如下功能，归纳为以下几个方面：

　　统一的文档管理 企业内部存在大量文档，这些文档过去由各部门自行保存，缺乏统一性，员工查找也不方便。文档管理功能帮助用户按照不同类别集中存储文档并按不同权限进行管理，能方便地建立销售、服务等各类知识库，为各部门协同合作提供基础。

　　搭建企业信息桥梁 企业信息门户提供两种不同的知识接口，即知识生产者的接口和知识消费者的接口。知识生产者指企业内部资深的业务人员，能将自己的业务实践经验以书面形式保存下来，而消费者则是指更多需要了解参考这些知识的业务人员。知识生产者接口支持信息工作者创建知识及其目录，包括收集、分析、增值和共享信息与知识。知识消费者接口在企业范围内将知识生产者的成果即时地交给需要它们的人，以利于他们决策。

　　构建协同合作平台 协同工作、技能查询和专家定位是企业信息门户解决方案的重要元素，部门内部和部门之间可以通过企业信息门户将需要相互协作的任务发布出来。同时，企业信息门户还能实现对业务数据的分析显示。不仅如此，员工之间针对工作的探讨、公司与员工的互动沟通都能在这一平台上实现。

　　集成多种信息搜索工具 企业信息源通常包括文档管理、Web资源、办公室OA、ERP、各种专业系统数据库及其它非结构的数据源等。企业信息门户预留了扩展信息源的接口，并提供多种信息搜索工具，例如员工可以通过搜索和索引目录，快速得到公司各种信息和知识库中所需要的信息和知识。

　　工作流程规范日常活动 利用工作流，系统能自动提醒经理有无待审批的文档、对危机的后续处理是否落实等。所有日常行政的流程交付网络处理，清晰而高效，并大大降低错误发生的概率，更重要的是减少了管理层的工作量。

　　提升商业洞察力 信息的及时共享对于企业把握市场动态，制定行之有效的策略非常重要。系统不仅能整合商业智能（BI）工具对数据进行深度挖掘，更重要的是能及时将搜集到的反馈数据与各分公司决策者共享。

　　系统构建图如下所示：

　　在硬件方面的部署上，企业信息门户为企业提供了同一的框架来容纳包括企业、部门、团队、个人的各级门户站点。每个站点采用Digital Dashboard（数字仪表板）技术，每一个职能部门和专业板块可分配独立的Dashboard，根据各个部门提供信息服务的种类需要，可以在各个Dashboard之下增加属于该部分的子Dashboard。在每个Dashboard之上发布该部分的信息服务Web Part（Web部件），每个Web Part对应一个独立的应用，应用之间也可相互关联。

　　GrapeCity企业信息门户解决方案基于Microsoft Sharepoint Portal Server，为整个企业构筑智能化管理工作平台，无缝连接个人、团队、公司和知识。使用企业信息门户解决方案，企业的信息流通道时刻向全体成员公开，帮助员工随时了解公司发展动态；大大简化的工作流程使企业运营更为高效，减少在无谓琐事上耗费过多精力；身处不同时区的工作伙伴将打破时空界限，在同一个虚拟平台上共同协作。

　　给予客户的收益

　　企业信息门户提供统一的标准方式，使得这些必需的信息可以从其不同的存在地点、不同的表现形式中方便地提供给需要这些信息的人，成为公司用户快速方便获取信息的大门。企业信息门户表现在用户面前的，就是一个简单的、个性化的、集成的和统一的界面和环境。

　　信息共享是EIP带给企业最直接的收益。员工可以从公司门户网站上浏览到企业内容新闻，从而及时获得与业务或工作相关的信息。各部门通过建立自己的站点，依靠文档、信息共享实现协同办公。

　　同时，提高工作效率也是EIP系统突出的表现之一。快捷的文档搜索功能节省了员工用来查找信息的时间，工作流程的自动提醒功能也可以帮助员工及时处理待审批的文档、对客户的拜访行程，以及售后服务的跟踪回访等工作，大大提高整体效率。

　　另外，EIP系统最主要的目标是建立知识型企业。使用企业信息门户最关键的收益是促使企业向知识型主导方向转变，销售资料、售后服务类文档、培训资料等统一放置于门户站点上且能方便得被搜索到，有助于完善员工的知识储备。

　　一个企业的信息门户，它的价值在于使企业能够释放存储在企业内部的各种信息，使企业员工、用户和合作伙伴能够利用单一的渠道访问其所需的个性化信息。门户（Portal）本身不仅仅是目的地，同时也是通往其它地方的通道，如同公司获取信息的大门。

GrapeCity公司供稿　CTI论坛编辑

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