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Grapecity 电子报销解决方案

2007/03/27

　　报销，对于任何企业都是一个常用词，也是日常运营中重要的一个环节，特别针对销售众多且员工出差机会频繁的公司，费用报销不仅与公司财务状况密切相关，也关系到员工的利益。但是集团公司繁杂的人事体系常常会造成报销拖拉延误，给员工带来不便。

企业问题所在：

报销流程繁琐——很多公司，特别是在外地设有众多分支机构的企业，其报销流程十分繁琐。通常是由当地员工填写完报销单据，通过当地主管审批后，再邮寄回公司总部交主管和财务审核，出纳才会根据最终审批通过的单据进行支付处理。

审批过程透明度不高——集团公司人事体系复杂，报销过程往往需多人经手，整个过程透明度不高。员工的报销请求即使被驳回，也无法获悉究竟在哪个环节出现差错。

员工填写报销单据存在大量重复劳动——在报销过程中还有很多重复的劳动。例如，每个销售人员都需要手工填写单据，然后提交给主管审批，和财务审核。流程结束后，财务人员还要将单据逐一输入到公司财务系统中。财务人员的输入和销售人员的填写完全是重复劳动，而且过程中还容易发生因为错误而导致的不必要的复查、返工工作量。

资金支付滞后，对帐困难——在传统的支付手段下，资金支付受审批流程和财务处理速度的双重制约，严重滞后于业务发生。同时，大量的资金支付也带来了大量的对帐工作，财务人员工作负荷大，出错率高。

GrapeCity电子报销解决方案：

　　电子报销系统主要包括三大模块：费用报销支付流程管理、预算流程管理、业务单据流程管理。

　　电子报销系统针对传统报销流程的弊端，将报销单据加以电子化通过网络实现自动流转，流转过程中可以对单据状态进行实时追踪和查询，通过审批的单据可以自动转化为会计凭证导入企业的财务系统中。其他辅助功能还包括对预算的监控，以及对于费用情况的分析报表。

　　电子报销解决方案特别适合以销售和市场为导向的大中型企业，可以帮助这些企业解决市场代表和销售代表的费用申请、审批，管理者对费用和预算进行实时监控，以及财务部门对费用发生进行预估，并大大降低重复输入报销单据所带来的重复劳动。

给予客户的收益：

　　电子报销系统不仅实现了无纸化办公的理想，更在以下三个方面为企业带来收益，首先，提高工作效率电子报销系统提供离线填写模式，即使出差在外地的员工也能及时将费用单据上传总公司审批，保证资金运转。审批的过程不再需要员工拿着单据在各审批人办公室、财务部门之间来回折返，系统通过邮件提醒审批者有亟待审批的费用，并自动在审批结束后进入下一个与物理单据的审核流程，最后报财务部门等待付现。即使审批者出差在外，也不影响报销流程的运转，避免了拖沓。

　　其次，提升审批透明度电子报销系统通过权限设置提供不同级别的查询功能。普通员工可以看到自己所有申报的费用报销纪录，并可点击查看单项费用的审批纪录。主管按部门、产品项目不同，可查询自己权责范围之内的所有差旅办公、产品专项开发费用等纪录，而更高层领导者则可查看公司全体员工的报销情况，从而了解每一笔支出的用途。另外，系统还能统计员工审批被拒绝的概率，从而提醒审批者着重考察信用额度较差的员工。

　　最后，降低运营成本电子报销系统设有费用预算管理这一功能项，按年度、季度规划个人、部门费用预算，包括交际、办公用品、电话传真、差旅费用，并提供预算与实际成本的对比报表，有助于主管了解在哪些方面支出超过了预算，可节约不必要的浪费，从而降低企业总体运营成本。

　　从整个公司的角度来看，电子报销系统的实施将促进公司内控制度的建设，使管理者可以更加关注公司内部控制流程和预算执行。这种管理理念、风格和管理控制方法的改变将有效优化公司的控制环境。电子报销系统严格的交易授权、明确的职责划分、严密的凭证和记录控制，将进一步完善公司费用报销和审核的控制程序。

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