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管理创新——宝钢金属有限公司实施企业信息门户成功案例

2008/07/14

　　面对国际市场的激烈竞争，中国国有大中型企业不仅注重从体制着手改变国企现状，也越来越深刻地意识到以高科技手段辅助企业管理的必要性，从而真正提高企业核心竞争力，为赢得未来的竞争打下坚实基础。宝钢金属有限公司作为钢铁行业龙头企业宝钢集团下属全资子公司利用Microsoft Office SharePoint Server(MOSS)企业信息门户，实现跨地域、多组织协同办公以及高效的信息共享。

　　宝钢金属有限公司企业信息门户项目第一期已经上线，提供了一个集团化运作的系统办公平台框架，在此基础上建立起公司公文流转、秘书工作、工作流服务的信息流程标准，其成功经验可为同行业者参考。

一、客户背景

　　宝钢金属有限公司（以下简称宝钢金属）是宝钢集团公司全资子公司之一。为大力发展钢材延伸加工产业，2007年底宝钢集团整合产业公司、钢制品事业部、汽贸和线材制品等业务，组建成立宝钢金属，使之成为宝钢钢材延伸加工产业发展的重要平台。

　　宝钢金属是宝钢六大业务板块之一，核心业务包括钢结构、金属包装、汽车零部件、线材制品以及工业气体、汽车贸易等。

　　作为投资管理型公司，宝钢金属旗下有众多子公司，如何加强集中管理遂成为摆在管理层面前的一道难题。宝钢金属希望能将各子公司的业务系统整合于同一平台进行规划并管理，提高整体效率。

二、业务难题

　　企业快速扩张发展的需求促使宝钢金属寻找一个能够使各分支机构实现协同工作信息共享的平台，通过考察旗下宝翼制罐实施的企业信息门户项目，宝钢金属决定采用这一系统，并选择了同一家供应商GrapeCity负责实施。

　　GrapeCity的实施顾问通过调研企业需求，发现宝钢金属存在以下几个问题：

　　应用系统管理不统一宝钢金属由产业公司、钢制品事业部、汽贸和线材制品等子公司整合而成，这些子公司各自使用不同的应用系统，不便于总公司统一管理。一旦员工离职，IT部门不能及时停止该用户的帐号，给公司系统带来安全隐患。

　　公司信息无法共享分公司整合后，很多信息资料都可以供其他分公司共享使用，但由于并未统一存储位置以及对文档进行分类归并，致使这些资料没能发挥应有的参考价值。

　　协同合作缺少平台宝钢金属分支机构、各部门之间缺乏高效的协作平台。办公系统缺乏远程工作支持能力，各分支机构不能通过网络协同工作，只能依赖电话、邮件等方式做有限的沟通，降低了整体工作效率，甚至造成关键业务人员外出时业务或办公流程无法按时完成的情况。

三、企业信息门户解决方案

　　GrapeCity与宝钢金属通力合作，在对各分公司进行充分需求调研的基础上为企业信息门户构建了蓝图：这个系统将面向宝钢金属公司全员，是企业信息化建设、厂务信息公开的窗口，为员工提供网上办公、自助服务的平台。同时，又是企业内部文档信息管理、流转的渠道，协助人与人之间的文档共享与信息沟通。

针对宝钢金属的需求，GrapeCity重点加强以下几方面功能：

　　强化门户多系统整合以及单点登录功能企业信息门户将各公司正在使用的多个系统同公司域系统进行整合，并提供集中统一的身份认证。用户只需要输入域系统的用户名和密码就可以根据相应的规则访问与业务相关的多个系统，无需重复登录。一旦员工离职，IT部门只需停止该员工的域帐号即可，既节省了IT人员的时间也为系统的安全性提供保障。

　　集中发布信息企业信息门户主要是对全公司共用的信息、公文进行统一管理、存储和发布，确保信息在全公司范围内能够被及时传递，并使得用户可以最方便地对信息进行检索和查询。系统提供两种订阅方式以便用户能及时得到信息更新的通知：系统用户可以订阅自己感兴趣的信息，一旦相关信息发生了变化，系统就会按照预先设定的方式，发送邮件、即时消息、手机短信等通知用户。另一种则是指信息门户的内容管理员在发布信息时，可以在系统中指定特定的用户群收到系统发出的通知，让这些用户能够尽快进入系统查看更新的信息。

　　提供文档存储中心企业信息门户作为企业存储文档的中心，提供企业级搜索。员工可以利用门户的查询功能从电邮、文件服务器、内网等搜索符合条件的文档。企业信息门户能对文档进行分类存储，搜索结果也能按照类别显示，使浏览者一目了然。

　　强化门户协同工作的优势企业信息门户为公司跨部门协作搭建了虚拟平台，各分公司或部门可以设立各自的工作站点，员工也能设立个人站点并同时添加项目组成员。这个平台可以上传各类文档并利用web2.0技术开设讨论版，增强各项目组以及各部门协同工作的能力。

　　加强门户工作流的运用企业信息门户结合GrapeCity开发的工作流引擎帮助宝钢金属实现报销、出差、请假、固定资产申购、IT年度计划等工作流程的自动化，用户可以随时查看目前的工作状态。无论是分公司还是部门或个人均可以自定义申请流程。工作流的设计理念是为了节省流程设计的时间，结合企业信息门户能达到双倍成效。

四、客户收益

　　宝钢金属实施了企业信息门户解决方案之后，提供了一个集团化运作的协同办公平台框架，实现纵向的办公管理应用，并保障信息能及时快速在各分公司、部门、个人之间高效共享。

宝钢金属的收益具体体现在以下方面：

　　企业信息门户具有灵活性、可扩充性的优势。IT人员能方便地进行网站架构并可根据GrapeCity提供的模版进行自由扩充，大大节省了二次开发的时间和人力。

　　企业信息门户具有与微软其他产品高度集成的优势。微软的Office产品、Outlook都是大多数公司日常使用的软件，企业信息门户与这些产品集成度高，并不需要改变用户的使用习惯来适应新的系统。

　　企业信息门户具有单点登录的优势。无论公司使用的子系统是否各有用户名及密码，都能通过企业信息门户的单点登录功能将子系统和门户集成在一起，从而化繁为简使员工只需要一套用户名和密码即可登录所有工作中需要使用的子系统，提高信息系统的易用性、安全性。

　　企业信息门户具有共享协作的优势。公司内部信息的及时获取，工作伙伴的紧密合作，在企业信息门户提供的虚拟平台上全部能够实现。

GrapeCity

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