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临渊羡鱼,不如退而织网
试谈如何写个人工作总结
胡林霞 2008/08/20
今年,公司力主精细化管理,将计划、总结以及心得体会等写作,提升到新的高度,通过反馈的情况来看,大部分的同志对工作总结的写作尚有盲点,为配合公司的主旋律,本人将搁置多年的《基础写作》重新温习,结合多年文字工作经验,现归结如下:
一、写作《工作总结》的前期准备
写总结之前首先要考虑三个问题:一是为什么要总结?如果想不清楚这个问题,就想一想如果不写总结的话会有什么后果?这个可能发生的后果往往就是写总结的目的。二是有没有其他的替代形式?比如采用口头汇报、数据报表、现场展示等形式。三是谁需要你的总结?上司?其他部门?下级?客户?针对不同的对象,写总结方式和思路也有所不同。
工作总结的四个要素。
工作内容 (做什么:WHAT);
工作方法 (怎么做:HOW) ;
工作分工 (谁来做:WHO) ;
工作进度 (什么做完:WHEN) 。
缺少其中任何一个要素,那么这个工作总结是不完整的、不可操作的,不可检查的,会走入形式主义,陷入“为了写总结而写总结,丧失写总结的目的”,在企业里难免就会出现“没什么必要写总结的声音”。
二、《工作总结》的开篇写作
很多员工写《工作总结》时非常困惑于怎么写开头,我个人认为,开头时应尽量使用符合公司文化特征的语言,这样浅显易懂,直接明了。按照理论的基础写作来讲,《工作总结》的开头有以下几种写作方法:
感性开头
。比如网上搜来的这段:“时光荏苒,***年很快就要过去了,回首过去的一年,内心不禁感慨万千……,岁月如梭,转眼间又将跨过一个年度之坎,回望过去,虽没有轰轰烈烈的战果,但也算经历了一段不平凡的考验和磨砺。”
理性开头
。比如网上搜来的这段:“一年来,在***领导的带动下,在全体成员的帮助下,我紧紧围绕***的中心工作,充分发挥岗位职能,不断改进工作方法,提高工作效率,较好地完成了各项工作任务,现作以简要汇报。”
提纲携领式开头
。比如:“回顾***年,我及部门同事共同努力,共完成以下工作事项……。”
直接进入标题
。标题下就直接进入各模块的小标题,这样的好处是不但很好地避免了书写开头的烦恼,也显得自己非常务实,坏处是总结的整体上略显生硬。完成开头后自然要进入总结的基本内容部分。
三、《工作总结》内容的写作
所谓“总”,就是对过去发生事情的汇总描述,所谓“结”,就是得出经验、教训、规律的结论。通过由“总”到“结”的过程,要将感性上升到理性的层次。总:有二层含义,一是指你有些什么?此时一般需要进行两大类盘点:资源盘点和制度盘点,以找出其中的优势和不足,区分出紧急和重要的事项。这种盘点一般是静态的。二是指你做了什么?此时最好按“阐述最终结果-描述业务过程-介绍所使用的方法-说明工作思路”的顺序进行描述。这种业务行为一般是动态的。结:也有二层含义,一是指你结论如何?结论包括问题点在哪里?原因是什么?还有哪些可能性?其中的经验与教训是什么?有哪些需改善的要点及基本思路如何?对未来的预估是什么?二是指你怎么办? 一般阐述对下一阶段的展望,未来的基本工作思路,以及所需追加的资源。
四、《工作总结》结尾的写作
和总结的开头一样,总结的结尾也是令人头疼的问题之一,但一个好的结尾能给整篇报告起到点睛之笔的作用。总结的结尾常见的有三种类型:
总结型结尾
。比如网上搜来的这段:“以上是我的年终总结,总的来说……,我会努力配合各个部门……,请各位领导和每位员工进行监督。”
展望型结尾
。比如网上搜来的这段:“新的一年意味着新的起点、新的机遇、新的挑战,我们决心再接再厉,更上一层楼。在新的一年里,我们将……”或:“今后努力的方向:随着****的实行,可以预料我们的工作将更加繁重,要求也更高,需掌握的知识更高更广。为此,我将更加勤奋的工作,刻苦的学习,努力提高文化素质和各种工作技能,为***尽应有的贡献。”
直接结尾
。将各个模块表达完毕后,直接结束,不再另作收结。有的则简洁地写“以上”两字表示整篇在此处结束了,以作为结尾。
工作总结的最后不要忘了署名。署名中一般应标明以下要素:撰写人(具体由谁执笔)、报告人(包括团队成员)、日期、汇报对象、总结中的资料来源等。这样,一份完整的工作总结就完成了。当然,总结报告的形式多种多样,风格特征也千差万别,我只是希望就一些共性的要素做一些归纳,希望对大家今后的工作有所帮助。
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