JXY-CONF电话会议系统使用说明_会议电话

JXY-CONF电话会议系统使用说明

2004/03/23

一、概述

　　电话会议系统主要是为跨地区的大型企业或集团公司解决多个分公司在不同地点同时开会，无须乘车后坐飞机到同一地点开会，为公司节省成本，提高管理效益。

二、系统登陆
如下图：

输入用户名和密码便可进入系统主界面。

三、系统主界面

如下图：

　　1、系统主界面的左边树型结构是会议管理，包裹'历史会议'、'新建会议'、'正在会议'三项，用于管理公司历次开过的会议，包括开会时间，与会人员，会议录音。如下图：

　　2、系统主界面的右边树型结构是电话呼出或接入的动态浏览器，包括通道号，名称，电话号码等等。

　　3、系统上方是工具栏，包括：创建会议、人事管理、启动、集体拨号、双工/单工、点名、电话薄等快捷键。

四、开会管理的具体步骤

第一步：创建会议组

　　鼠标右击'新建会议'，选择'创建会议'如下图：

　　单击'新建会议'菜单后出现如下界面：

说明：
　　1．议编号不能重复，
　　2．会议密码是指用户拨入时，需要用户输入密码，密码不对时，不能加入会议。
　　3．系统自动拨出时，用户不需要输入密码，直接进入会议。
　　4．启动方式有'呼入'、'呼出'、'呼入/呼出'，'呼入'方式是指系统只能接入，不能拨号；'呼出'是指只能拨号，不能接入；'呼入/呼出'可同时呼入和呼出。
　　5．校验方式有'不校验'和'用户电话校验'，'不校验'是指所有电话拨打会议，系统都会接入；'用户电话校验'是指拨入会议系统的电话号码是系统会议成员的电话号码，否则，系统不会接入。
　　6．会议组建立后，在新建会议组文件夹下，自动显示新增加的会议组。

第二步：会议激活

　　在'新建会议组'项目下可以同时存放多个新创建的会议任务，如果要使用某个会议组开会，可在选中该会议组后右击鼠标，选择'激活会议'，被激活的会议名称自动移到'正在会议'下面，表示此会议可以开会。如果'正在会议'中还有别的会议，表示有会议要开，'新建会议'的会议任务不能激活。

第三步：会议人事管理

　　只有会议组建立后，需要为会议组选择需要参加的用户电话，即分公司电话，以便系统确定会议参加人员，管理员选择人事管理后，用户管理如下图：

管理员有三种选择方式：
　　"全选"：选中所有电话簿内的人员参加会议，这时用户的"选择"项全部显示为"参加"；
　　"全部取消"：如果需要全部取消，则可按"全部取消"，所有用户的状态显示为"取消"；
　　逐个选择：对具体每个用户选择"参加"或"取消"用户管理可以添加和删除。会议组建立，并为其指定用户后，系统便可激活。

第四步：启动系统

如下图：点单击启动，此时会议组正式启动，

　　用户接入：系统启动后，如果用户电话呼入，则系统自动接听，并提请用户输入密码校验后进入会议系统。也可'集体拨号'、'单个拨号''点名'
　　集体拨号：是指系统同时拨出多个电话。
　　单个拨号：当某个线路未接通是，可选择该通道并单击右键选择拨号，可对某用户单独拨号接通。
　　第五步：系统点名（可不操作此步骤）
　　单击上图的'点名'按钮，出现如下图：

　　电话接入后，只能听，不能说，通过'点名' 按钮，主席可单独和某个参加者通话。一次只能一人，确认用户身份，实现点名功能。

第六步会议控制
　　开始会议后，与会者有两种参加方式：
　　'主席模式'是指能听和说，
　　 '非主席模式'，只能听会议，不能说。
　　系统可进行如下几个方面的操作控制：

　　双工/单工：单击双工将所有与会的远程用户设置为听/说模式，既可听也可随时发言，单击单工将所有与会的远程用户设置为听模式，只能听不能发言，
会议成员电话加入会议后，系统可以'录音'、'放音'、'设置主席模式'、'循环放音'、'赶出会议'。
　　录音：是指对会议的录音。
　　放音：是指对会议的放音。
　　循环放音：方便系统在开会准备时，为加入会议的成员播放音乐。'赶出会议'是指系统管理员把非法用户赶出会议。

五、历史会议资料管理浏览

　　可对历史会议记录进行管理，查看记录内容几录音文件（WAV文件格式），以便回放调听，可对报表进行导出或打印操作

六、会员与会记录浏览

1．导出电子表格，并可打印。

2．分组打印，如下图：

七、操作员管理

　　用户身份有三种：超级用户、管理员、一般用户。超级用户可以添加用户，管理员可以浏缆会议历史记录，一般用户只能开通电话会议系统

八、修改密码

可以修改登陆的密码。

九、系统参数设置。

　　1．当电话检测不到对方挂机时，要按照实际忙音参数设置忙音，系统自动根据设置值检测用户挂机。
　　2．当电话呼入时，系统按照设置的振铃次数接通来电。
　　3．设置电话拨号前缀后，系统自动在拨号前加拨设置码，如设为"9"，欲拨的用户号码为02038258421，则系统自动拨出的号码为902038258421。

　　以上参数设置后，需关闭会议系统后重新启动程序，参数才启作用。

十、电话薄管理

　　系统提供公司会议电话薄的管理，管理员可增加、删除、保存用户通讯录，当开会时可直接选择具体会议参与者，方便管理。

出现以下界面，如下图：

广州聚星源公司供稿 CTI论坛编辑