精简会议纳入政府工作提高效率力克文山会海_政府_视像通讯_视像通信

精简会议纳入政府工作提高效率力克文山会海

2004/04/26

　　在近日结束的第十届全国人大二次会议上，温家宝总理在《政府工作报告》中对各级政府明确提出了"改变工作作风，精简会议"的要求。这一要求既让广大群众看到了新一届政府讲求效率、求真务实的作风，同时也对今后政府以及相关部门的工作效率提出了更高的要求。

　　中国地域广阔，各类政府部门层层叠叠，干部人数众多，"三天一大会，两天一小会"成为很多领导干部的真实写照。长期以来，在传统思路的"指挥"下，很多政府职能部门形成了贯有的工作程序。使得我们政府的工作效率、特别是会议效率大打折扣，会议经费逐年上涨，到了让人深恶痛绝的地步。

　　小到地区性会议，大到全国性会议，无不"牵一发而动全身"。这些会议的浪费和效率低下表现或显性或隐性。显性的浪费在于会议中的你来我往，酒店、飞机、汽车等大量消耗，再加上来其它琐碎的经费，动辄上万元甚至几十万元；隐性的浪费在于耽误工作时间，给正常工作带来一定的延误。长此以往，"文山会海"便成为政府工作中久治不愈的痼疾，不仅降低了工作效率，而且对政府的形象产生严重的影响，让百姓怨声载道。

　　"俭，德之共也；侈，恶之大也"--勤俭节约的美德在中华民族源远流长，是一笔宝贵的精神财富。温总理曾多次提出节俭办事的要求，此次在"两会"上更是敲响了改革的警钟，让人不觉为之一振！在信息科技革命风起云涌、信息量剧增的今天，改革传统会议低效率的运作形式被新一届政府郑重的提上了议事日程，到了势在必行的时候！

　　其实，会议无非是相关的人聚集在一起，商议、讨论事情，在交流、沟通中达成共识，最终判断和传达工作决策。现代的会议经过了面对面的交流，是传递信息的有效方式，也是人与人之间重要的联络和沟通渠道，其作用和功能是电话、传真、电子邮件等其它通信方式所不能完全替代的。

　　所谓"精简会议"在于"去其糟粕、取其精华"，并采用现代技术实现新的会议模式。要将传统会议形式中导致效率低下的部分去除，同时保留和完善现代会议应有的沟通和交流的功能。比如，传统的会议在组织和实施过程中浪费了很多人力、物力、财力，会议时间很长，参与人员众多，而发言者却寥寥，过后则收效甚微；传统会议从准备、出发、乘坐交通工具到达会议现场、到租用会议场所，要占用长短不一的宝贵时间，无论主办方还是参会方都疲于奔命，更容易导致会议效率低下。那么，如何利用科技手段达成新的会议形式扬长避短呢？

　　在互联网时代，借助高科技手段使得理想的会议新形式--视频会议得以实现，不仅能够解决困扰多年的"会海"问题，还能达到比以往工作更直接、更快速、更高效的目的。视频会议系统是通过网络通信技术来实现的虚拟会议，使在地理上分散的用户可以共聚一处,通过图形、声音等多种方式交流信息,支持人们远距离进行实时信息交流与共享、开展协同工作的应用系统，就像所有的人都在同一房间、面对面地工作一样。视频会议极大地方便了协作成员之间真实、直观的交流，对于远程会议有着举足轻重的作用。

　　视频会议系统具有清晰的视音频质量和即时的画面速度，在互联网上就能流畅地进行。视频会议系统支持手机、电话接入到会议中来，具有多种会议控制模式，能够看到多会议场景并支持多人同时发言。应用视频会议系统，可适应多种复杂的网络环境，安装简单，操作人性化，一次投入就可以解除今后会议的诸多"麻烦"。

　　青岛是我国的旅游城市，环保工作变得非常重要，青岛环卫局领导一直期望能够建立一套高效的会议系统来提高办公效率，同时也为市局行政办公和管理节约大量成本。经过详细的需求分析及严格的评测后，安装了瑞福特公司Smart In One视频会议系统，其中九个点的会议室覆盖了整个市局、各基层会议室及其他相关科室，实现了电子会议，有效进行日常管理工作和行政事务的沟通，提高了办公效率，节约了成本。杭州商学院也通过引进视频会议系统，不但各类会议变的简单方便，节约了很多费用和时间，而且逐步开展了多种形式的远程培训和教学，很多项目的讨论也可以随时沟通，并加强了同国际同行之间的交流。学院的资源得到充分利用，提高了工作效率，得到教职员工和校方的一致认可。

　　得益于高新技术的发展，视频会议使得"精简会议"的改革目标不再遥远。几十万元投入就能轻松实现"电视电话会议"，减少了企事业单位的各种日常支出，达到节俭办事的目的。而且，视频会议系统可靠的安全性和稳定性让政府部门解除了后顾之忧，已日趋成为中国电子政务不可缺少的一部分。

深圳瑞福特公司供稿 CTI论坛编辑