随着中国经济的发展,企业对服务逐渐重视起来,很多企业开始意识到呼叫中心的作用,开始意识到呼叫中心作为客户服务水平和沟通效率的基本平台,并且有越来越多的企业开始利用呼叫中心外呼方式销售自己的产品。在此背景下,很多企业,无论规模大小,都有建立自己呼叫中心的想法。
那么,呼叫中心系统应该如何搭建呢?
1、明确呼叫中心建设的目的
你建这个呼叫中心想做什么用呢?是为了一个企业当呼入型的客服使用,还是为了做电话外呼使用?是企业想做营销用呢?还是政府单位使用?是要做外包服务呢?还是自己用?是想挣钱用呢还是想做客户服务使用?总之,需要把你的新建的呼叫中心用来干什么说清楚。
2、呼叫中心建设需求
写一份需求文档。把您想要做什么,写的清清楚楚。需求包括现在有什么,碰到了什么问题,以后想整成什么样。写好需求以后,交流的速度最快也最准确。
3、设置、扩容、升级要灵活、快速、低成本
企业的业务、流程、规模变化很快,企业的呼叫中心要能快速适应市场进行调整和变化。这就要求当呼叫中心需要进行调整时(如座席、IVR、ACD等),维护或管理人员就能根据需求方便地配置系统。
4、与企业整体的通讯系统能够很好的融合
呼叫中心对企业只是一个部门,这个部门与企业的其他部门协同工作,才能发挥它的作用。如果想尽可能一次解决客户的问题,这就需要呼叫中心与企业的电话系统融为一体,前台和后台可以协同工作。当需要设立非客服中心平台的专业座席时,可以方便地将普通分机电话升级为座席电话。
5、业务软件与呼叫中心
业务软件是指坐席人员处理来电记录的软件,呼叫中心的软硬件可以和业务软件分开上。比较理想的一种情况是企业先有自己的CRM,ERP,SCM等系统后,然后再上呼叫中心,这样信息的流转会比较顺畅。
网讯兆通呼叫中心系统所能实现的功能有:
网讯兆通呼叫中心的功能:
1、来电弹屏
客户来电时显示电话号码归属地,老客户来电时弹出已建有的客户资料和沟通记录,避免忘记之前沟通的尴尬。客户资料可导入/导出,客户资料各项名称可自己定义。
2、座席电话通话功能
具有座席之间相互通话,电话转接,电话代接,三方通话等。软件拨打电话,打开客户资料快捷一键拨号,座席通话权限设置,座席分组等可根据实际需求设定。
3、IVR自动语音导航
客户来电时实现语音自动引导服务,呼入流程自行设计,可自由编辑各种语音文件、设定自动语音应答流程,可实现24小时电话自动语音咨询服务,使用户能随时得到企业的信息服务,查询级数不受限制,在听取语音导航过程中客户还可随时转接到人工进行接听。
4、自动话务分配ACD
来电话务智能分配(ACD),顺序,逆序,轮循,空闲时间最长优先,话务数量平分,话务时间平分,上次接听线路优先,来电排队等待管理,播放等待语音,来电黑名单管理。
5、CRM客户资料管理
支持Excel表格形式的客户资料导入,自定义客户分类,客户资料分配,客户资料转移,自动记录员工与客户的沟通记录(通话时间、通话时长、电话录音、通话备注等),业务代表可以很方便的添加客户回访安排管理人员可以查看下属的客户列表及沟通记录,随时掌握团队的工作情况。
6、通话录音
对所有呼入,呼出通话,包括呼叫转移到第三方的电话,自动进行录音。通话记录保存到数据库随时查询,通话内容事后可查。
7、话务统计
统计任一时段的呼入话务量,呼出话务量,分机话务效率,座席话务效率(通话时间,等待时间,呼损率等信息),实时统计当前系统话务量,来电等待时间,来电队列数量,接听时间,呼损率等信息。
8、外呼功能
坐席具备IP网络外呼、PSTN、实体外呼,客户随意选择,自己选择适合自己的外呼方式,并且支持自动批量外呼,节省电销人员的体力。
9、业务管理功能
来电弹屏,客户资料管理,订单资料,自设计客户资料,自设计订单资料,点击自动拨号功能,回访提醒,生日提醒。
10、短信功能
支持短信服务器和网络短信两种方式,管理短信发送和接收,群发。
11、自动语音报工号
客户来电接通时可自动播放客服人员工号,提高客服服务质量。
12、满意度评价功能
通完话后客户可对本次通话服务进行评价打分,便于领导对客服人员的服务质量和客户满意度的掌握
13、统计报表
详细记录所有电话的通话清单,还提供所有座席电话的分析报告,日流量,月负载等各时段的电话详细报表。