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呼叫中心座席代表技巧篇 之六
处理困难客户的技巧（中）
田淑红 袁道唯 2002/06/10
脾气和性格表现特别的客户
有些客户易发怒，有些常常表现不友好，有些喜欢喋喋不休，有些反应比较迟钝。我们不可能用同一方式对待所有这些特点各异的客户。要知道不当处理令你用更多时间与精力，同时不满的客户还会告诉更多的人，对公司的形象与业务造成伤害。同时，我们自己的压力与紧张状况都会上升，对职业造成负面作用。
见得最多的一定是发怒客户。有些是天生火气大, 但更多可能是我们的工作有所过失. 首先，客户会向你讲述他的不满或他的问题。了解客户发怒的原因并作一些解释,
让客户理解, 使客户逐渐平静下来并产生信任感。知道你会尽你的全力来帮助客户
客户：“我不是来听音乐的，你们的电话怎么这么久才接通。”
座席代表：“抱歉让您等候了，今天的客户是特别多了一些，我能帮助您吗？”
客户：“我已经打过三次电话了，你们究竟能不能修好我的打印机？”
座席代表：“抱歉这次的情况是特别了一些。让我查一下您的历史记录，以便找到最快的方式为您解决。”
如果你没有了解到客户的情绪或客户发怒的原因，客户会变得更加生气。他会认为你根本不明白问题出在哪。换句话说，他会认为你根本没有在听他讲话。有时,
即使你认为问题已经很清楚了, 可对方不这样认为:
客户：“你压根就没搞清楚，我的问题是…….”
记住，永远不要和发怒的客户去争论。即便你完全了解对方的意思，也不要去反驳。要避免用威胁、官腔或无法提供选择和帮助的态度。除了我们一直强调的各项原则与技巧外,
还可以用以下一些方式.
“何时”提问. 一个在火头上的发怒者是无法进入“解决问题”的状况的。我们要做的首先是逐渐使对方的火气减下来。 对于那些非常难听的抱怨，应当用一些“何时”问题来冲淡其中的负面成分。
客户：“你们就是根本瞎胡搞不负责任才导致了今天的烂摊子!”
座席代表：“您什么时候开始感到我们的服务没能及时替您解决这个问题？”
而不当的反应，如同我们司空见惯的常常为：“我们怎么瞎胡搞了？这个烂摊子跟我们有什么关系？”
转移话题. 当对方按照他的思路在不断地发火、指责时，可以抓住一些其中略为有关的内容扭转方向，缓和气氛。
客户：“你们这么搞把我的日子彻底搅了，你们的日子当然好过，可我还上有老下有小得养啊！”
座席代表：“我理解您。您的孩子多大啦？”
客户：“嗯……6岁半。”
重复强调. 有时候客户会听不见你的反应而一直反复发火，指责。你可能需要重点重复强调一两个单词短语直到对方开始对之产生反应。
客户： （忽视反应继续说着）
座席代表： “我知道您很沮丧，让我解释一下您有哪些选择。”
客户： （继续不友好的说着）
座席代表： “的确很令人沮丧。我能给您解释一下吗？”
客户： （忽视反应继续发火）
座席代表： “我知道您很沮丧。还是让我谈一下您面临的选择吧。”
客户： “对啊，我能不沮丧吗？你说该怎么办?”
无言等待. 也有的时候你可能需要不说话或等待。当对方听不到你的声音后会问：“你还在吗？”这时你可能用诸如提问、移情等方式把对话过程加以控制：“当然了。我一直在想，你的心情我完全理解，但……”
间隙转折. 另外一种让客户息怒的方式是暂时停止对话，特别是你觉得你也需要找有决定权的人做一些决定或变通：
“稍候，让我来和主管请示一下，我们还可以怎样来解决这个问题。”
“如果您能够稍等一下，我可以把相关规定再调出来和您一起谈论一下。”
给定限制. 当然，有时你虽经很多尝试，对方依然出言不逊，甚至不尊重你的人格，你可以转而采用较为坚定的态度给对方一定限制：
“汪先生，我非常想帮助您。但您如果一直这样情绪激动，我只能和您另外约一个时间来谈论这件事。您看呢？”
适当上转. 尽力去处理每一个电话，但是如果你确实需要，不要怕向你的主管求救。如客户要求你将电话转给经理，你应用简明的语气向经理描述一下现状。使得对话不要再从头开始.
要是系统可行, 你可以将通话和你的纪录一同转给主管. 不少客户对”领导”会给与更多尊重, 沟通可能会就此有转机. 如果你是主管, 应当认识到escalation,
即处理升级是你的职责之一.
还有一些客户迟迟不能理解电话中的解释，不要忘记还有IVR和网站，利用自动传真甚至手工传真给客户一些书面信息应为一种经常性的做法。
本文由作者向CTI论坛提供
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