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捷思锐IP语音帮助多分支机构实现“零成本”通信

张东生 2009/06/17

  多分支机构型的企业,多数为全国性跨区域经营,有些企业需要进行跨国性的经营管理。企业在各地的分支机构通常是以分公司、办事处或是终端售卖场的形式出现,跨国企业则是将类似的分支延伸到国外。

  任何一家多分支机构企业总部最头疼的问题,无疑是企业的统一管理和沟通协作问题。通常情况下,问题分为以下几种:
  1. 统一管理实施问题:总部的管理者经常会发现,公司总是会发生总部策略无法贯彻下去的问题,分支机构与总部时常出现步调不一致,最终使企业蒙受经济损失。而比经济损失更大的是,各分支机构之间或是与总部之间因此产生埋怨和不信任。


  2. 沟通协作问题:企业内部各部门之间,总部与异地之间,以及公司人员与外部客户或合作伙伴之间等都需要大量的沟通和交流,才能保证合作的良好运行。但由于跨越区域较大,有时需要沟通时间较长,无论是异地出差还是拨打长途,都给企业造成了较大的成本压力。


  3. 大型销售项目两地操作问题:大型销售项目的利润高、风险也大、时间跨度大,管理协作难度高,这成为多分支机构企业管理的一大难题。跨区域的销售项目,有时需要两地合力操作解决的项目问题,如相对复杂的产品生产需求、技术支持难题或是售后服务问题,则常让两地人员有鞭长莫及之感。


  4. 对外地机构管理督控问题:外地机构,尤其是办事处类型的机构,由于建制相对不完整,因此,对于办事处人员的管理和执行督控常常成为总部管理者的一个较为头疼的问题。如何做好对外地机构的管理,并与之形成良性高效的信息沟通,是公司总部相对重视的一个问题。


  5. 与国外合作伙伴/分支机构的沟通问题:去国外的出差成本更为惊人,即便是通个电话,也是价格不菲。但如果涉及到较为重要或紧急的事项,则不得不忽略成本而先进行问题的解决,这就给企业造成一种成本性的困扰。
  近期,一家生产煤矿自动化设备的较为典型的多分支机构企业——天玛公司的一些相应管理和沟通协作等问题,通过应用捷思锐科技的IP语音解决方案,都得到了较为完善的解决,在此与各位读者共同分享一下其成功经验。

在此先简单介绍一下天玛公司:

一.天玛公司的介绍

  天玛公司是由天地科技股份有限公司与德国Marco系统分析与开发有限公司发起成立,属北京市认定的高新技术企业。天玛主要从事液压支架电液控制系统、综采工作面自动化控制系统等多种产品和相关技术的研究开发、产品生产销售和相关技术服务等。

  天玛公司在北京共有2个办公区,总部座落在城区,生产工厂以及物流仓库设置在北京市远郊的昌平,公司在全国各地共设有4个办事处。此外,由于是与德国企业共同成立的合资公司,因此北京总部的中方人员以及德方人员也需要常与德国的Marco公司保持频繁地沟通。

  主要在北京城区办公的公司总部,主要包括市场部、研发部、项目运行中心、综合部、质管部等部门,在北京远郊昌平的工厂,主要有生产部、维修中心、备件库等部门以及职责等,负责公司的生产、物流以及售后维修等工作。

  外地设置的办事处,则是负责与地方煤矿的客户以及相应煤矿公司进行接洽和沟通,完成销售任务以及项目操作等工作。

  对于天玛的领导层和工作人员而言,如何实现对北京地区的总部与工厂之间的管理以及与外地办事处之间的管理、沟通与协作,成为日常工作中非常重要的一部分内容。

  总部的德国工作人员需要常与德国进行沟通,中方人员也会因为生产、销售、技术以及产品等问题常与德国进行沟通。

  经过产品类型的横向对比以及品牌的行业挑选,天玛最终选择了与捷思锐公司合作,实施IP语音系统通信方案。

二.天玛公司的需求以及功能实现目标

  在合作过程中,天玛公司明确提出,该解决方案必须能够降低总部与各分部之间以及分部之间的通讯费用成本。

  再一点,天玛公司希望解决与德国通讯的高费用问题,降低公司的国际长途支出成本,但同时不能降低沟通质量。

  第三,公司的IP语音系统,需要具备较强的会议功能,通过简单操作就能实现天玛公司内部各部门会议以及各地之间会议、跨国会议以及与客户会议的功能。会议需要具备操作简单快速和容量大的特点,最高需要能同时容纳百人以上参加。

  通过与天玛公司相应人员的沟通,包括对天玛公司内部企业状况的调查和综合分析之后,捷思锐公司为天玛公司做出了如下功能目标——

1. 实现总部与工厂-办事处和德国分机之间的免费通话/传真

  借助稳定的网络环境,所有的通话通过网络传输,不占用传统运营商的电话线路,实现免费通话,并更加充分的利用了网络资源。

2. 通过虚拟运营商落地,节省长途话费

  在实现了内部通讯免费之后,也可以借助网络上的其他资源来节省更多的通讯开销,其中最吸引企业眼球的当数虚拟运营商服务,遍布全球的落地资源,超低的费率标准,使得拨打国内、国际长途变得跟打市话同样便宜,节省下来的费用可想而知。

3. 不改变原有电话终端及拨号习惯
  利用合理的配置及规划,使得用户在基本不改变电话终端及拨号习惯的前提下享受IP通信服务。

4. 各地间的电话实行统一管理

  IP通信的最大的特点就是不受地域限制,分布灵活,作为企业应用而言,能够统一管理和方便的维护是必不可少的。网络电话设备提供WEB管理,同时统一由SIP服务器分配号码及路由规划,做到中心统一控制,终端自动配置,极大方便日常使用和维护。

5.安全性高、使用稳定

  基于网络的语音通讯,安全性也是必要的。随着IP通信技术的发展,其安全性也不断提高,利用多种加密技术对语音进行保护,同时借助丢包补偿、动态抖动缓冲及多种语音优化处理,保证通话的稳定性。借助网络电话设备与传统PSTN融合方案,还可以在断网、断电时切换备份线路以保障通讯的正常。

三.解决方案

捷思锐出具的具体IP通信解决方案如下:


1.总部区域的安装与部署

  在北京总部及昌平办公区各建立一个基于IP交换的语音系统,然后再利用现有完善的IP数据网络,把其他办公区及代表处的电话,都接入到该系统中来,实现企业整体的IP通信系统,还可以通过外地办事处的本地电话线路,实现该地区的长途落地为市话的功能,并在此基础上可以实现简单的扩容及丰富的功能应用。

  具体情况是:和平里的总部与沙河办公区之间为网络专线,并有公网出口。各办事处使用ADSL拨号上网方式。总部的方案设计中,使用了5台GA90网关,两台IPPBX以及多部IP话机和软件电话。和平里办公区工位数量为120左右,其中多数工位需要部署模拟话机,个别工位属于非固定的移动工位,需要部署CN2x4 IP话机。

  公司总部由于网络带宽较为充足,部署一台核心IP PBX服务器——ME1000。负责处理来自GA90、CN2x4、以及软件电话的语音业务并给该系统配置一个公网的IP地址,适合于移动办公的公网用户,以及没有实现VPN的办事处的接入,直接通过公网注册到该核心系统上面来,然后通过相关的配置,统一管理下属的语音终端设备。

  根据实际需要,方案选用了4台GA90插装14块FXS卡来提供112个模拟话机接口,其中一台GA90插装了两块FXO卡,用于与上层传统PBX对联。

  总部的员工,既可以使用工位上的固定模拟电话或IP话机,也可以通过PC安装软件电话,进行VOIP通话。此结构具有较好的扩展性,日后需要扩充电话用户数,只需要增加GA90或IP话机即可。

2.北京远郊工厂的安装与部署

  沙河办公区工位数量为50左右。部署一台SE150和GA90,另有几部IP话机即可满足需求。沙河办公区设备部署,采用了GA90插装4块FXS卡来提供32个模拟话机接口,SE150插装2快FXS卡,提供16个模拟话机接口,16个FXO接口用来插PSTN外线。SE150具备话务处理的能力,同时也支持插装FXS和FXO卡。SE150与和平里的ME1000通过IP中继进行对接。这样及可以实现总部与沙河厂区voip通话。

3.各地办事处的安装与部署

  各地办事处由于话务量比较少,所以只需要部署IP电话或小型网关,即可与总部进行免费的voip通话。

4.出差人员的解决方案

  公出人员可以直接在笔记本电脑上安装软电话,可以通过3G上网卡或其它上网方式随时随地与总部进行voip通话。

5.实现的会议功能

  无论是总部分机、沙河办公区分机、各办事处分机,甚至普通手机或固定电话。都可以拨打总部ME1000的会议室号码进行电话会议。最多可支持100人同时进行会议。

  分公司根据实际情况可以选择不同类型的电话终端,目前有IP话机、语音网关、软件电话、WIFI手机等等,都是基于标准SIP协议的终端,注册到服务器并实现服务器提供的通讯功能。

  捷思锐提供的会议服务功能,包括9方会议、Meet-me会议、会议预约系统三种。

1)9方会议
  该会议类型是方便用户进行即兴会议设计的,能够进入会议的人数为9,发起会议的人员可以分别呼叫他想邀请的人员号码,并在通话后以快捷键的方式将所有人加入到会议中。

2)Meet-me会议
  该会议类型是通过在服务器中建立会议室的方式实现的,管理员首先在服务器中建立会议室,数量可以根据使用情况来定,同时定义会议室的号码、主持人密码和与会者密码,随后参加会议的人员可以拨打会议室号码进入到会议中,并且在主持人进入后才可以开始会议。

3)预约会议(ME以上系列系统,单独安装模块实现)
  该会议类型是增强型的会议类型,为所有注册终端提供会议预约和会议资源分配,所有授权人员可以通过登录服务器的控制页面进行个人会议申请,在申请过程中,服务器会提示目前系统中的资源状况,例如显示已经被申请的会议资源(会议时间、会议人数、持续时间等),方便用户合理安排会议时间及定义与会者,服务器根据自身资源状况自动批准或拒绝申请。

  该会议具备较为全面的系统功能:主要包括支持呼入、呼出2种会议模式、支持会议预约功能、支持禁止/允许发言功能、支持终端申请发言功能、支持报数功能、支持会员自我介绍功能、拆出会员、实时录音、在线状态监控功能、支持会议序言功能、会议锁定/解锁功能、黑名单功能、会议延时功能、语音信箱、自动话务员、主叫方预置播放的留言、本地或异地修改或取消其留言、无人应答时自动进入语音信箱代为自动应答与留话、通过话机和个人WEB助理系统管理留言等功能,以及通过终端设备,例如通过电话呼叫和话机按键进行操作,完成留言、接收、存储、删除、通知等功能。

  在成功安装和部署捷思锐的IP语音系统方案并进行使用后,天玛公司的领导给予了如下评价 “捷思锐的产品非常适合我们公司的使用,我对你们公司的产品的科技含量以及专业的服务非常认可,因为它很好的解决了我们公司目前的一些问题和困扰,实现了我们上这套系统的初衷”。

  客户现在不仅可以实现总部与各个分支机构间的“零费用”通话,近期在德国部署分机后,也可以实现与德国的免费通话。目前,通过使用捷思锐的IP语音系统,天玛公司与德国之间通话费用由以前的2.4元/分钟,降低到了不到0.2元/分钟的价格,使天玛公司的通信费用成本大大降低。

CTI论坛报道


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