开拓土管行业电子化档案管理新局面
2001/12/10
日前，“信雅达土地档案光盘影像管理系统”通过杭州市国土局验收。这是国内土地管理行业首家具有相当规模的电子影像管理系统实施开发运用，以全面实现“土地档案存贮数字化，档案利用网络化”。
目前，杭州市土地信息中心拥有历史资料约25万份，共有近625万页资料，包括土地登记类、建设用地类、文件类、凭证类、图件类等大量的纸质资料，长期以来，档案以传统的纸质方式保存，虽然保存工具和保存环境不断进步更新，但依旧存在诸多管理要求高，归档工作繁重，保存成本大，查询不便等缺陷，未能充分挖掘档案资料潜在价值。如何长期有效地保存这些资料，如何快速而正确提供查询和调阅外部或内部所需的资料一直是困扰土地信息中心的难题所在。
面对土地管理行业现有纸质资料的复杂性和不规则性，杭州信雅达系统工程股份有限公司和杭州信雅达系统工程股份有限公司合作开发“土地档案光盘影像管理系统”，产生了良好的社会效益和经济效益。系统通过条码、OCR、手工等多种图像处理技术，集档案扫描录入、光盘存储、自动管理和智能检索于一体，利用图像数字化设备（如扫描仪、数码相机等）将档案影像信息集中扫描录入计算机系统中，同时应用计算机软件及数据库技术自动建立档案影像索引，并利用大容量低成本的光盘作为存储介质，结合当前先进的网络传输、图像处理、数据库管理、光盘柜管理等多项高新技术提高档案的管理水平，为档案建立科学、全面、高自动化程度的档案管理体系，方便了档案的电子化、现代化、自动化。
整个系统首先由影像录入模块将纸质档案通过高速扫描仪批量录入档案影像，以手工方式将案卷的档案号（全宗号、目录号、案卷号）进行定义即档案著录，同时进行影像处理、无损压缩、加密处理后，发送到服务器数据库中进行保存。影像索引模块为每一幅影像建立详尽的索引信息，检查影像质量，若发现有影像不清晰、倾斜、重叠、漏扫等情况，需进行重扫或补扫，也可以在索引工作站上配备低端扫描仪。影像质量检查完后，以手工录入为主，并可辅助采用条码识别、OCR识别技术，通过与业务系统的数据接口，充分利用业务系统数据，以减少数据输入量并可以与业务系统间进行校核，对这幅影像建立索引。档案管理模块在档案资料处理完毕后，则对电子影像文件按照案卷目录、卷内目录等进行归档存储，并可供查询、打印使用，同时可对原始档案出入库进行管理，统计原始档案借阅情况。对于对外查询，系统通过IC卡实现费的计算、时间控制等功能。
据悉，该系统自10月中旬在杭州市国土局投入运行后，业务效率明显提高，无论从系统设计的先进性，还是从使用的有效性看，都达到了预期目标。通过集中管理体制下的档案网络化管理手段，提供一个方便、可靠而又安全的电子影像档案库，对日常产生的档案资料进行方便、灵活的保管，完成GIS（地理信息系统）与影像系统以及各地市之间的数据共享，并通过网络实现跨地市查询，全面实现档案长期保存、高效管理和快速查询，真正做到办公自动化，工作效率化。
省国土资源厅土地信息中心、市国土局有关领导对该系统给予了充分肯定，认为该系统的建成投产为我市土地管理业迈向信息化打下了坚实的基础，使我市土地档案管理技术水平全面上了一个台阶，真正发挥土地档案为经济建设和土地管理事业服务的积极作用。
信雅达公司供稿 CTI论坛编辑