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抛弃“蜗牛”邮件慎选即时通信

阿林 2007/09/27

　　IM已经成为加速员工相互协作和通信的最佳方法，并保持着较高的效率。与此形成鲜明对比的是，企业的E-mail收件箱却常常充斥着大量的垃圾邮件。而且，对于一些公司来说，电子邮件简直就是“蜗牛”邮件……

　　企业对即时通信(Instant Messaging (IM))的认识不断深入，发现IM已经成为加速其员工相互协作和通信的最佳方法，并保持着较高的效率。与此形成鲜明对比的是，企业的E-mail收件箱却常常充斥着大量的垃圾邮件。而且，对于一些公司来说，电子邮件简直就是“蜗牛”邮件，因为其员工需要的是立即回答，而等待一个典型的电子邮件的回复简直就是痛苦的折磨。

　　此外，进入公司的未来一代员工都熟悉网络的使用和即时通信工具，而且这正逐渐成为其主要的通信工具。其实即时通信也越来越被公司所接受，在不远的将来它将成为企业可用的行业工具之一。

　　即时通信工具即将大行其道的真正原因在于它可以极大地提高工作效率。对于不同的公司来说，IM在其内部的使用可能会有很大不同。比如，如果一位律师正与一位同事通过电话谈话，他的秘书可以通过IM消息告诉他来了一位重要的客户而无需打断电话通信。

　　总体而言，公司正开始看到利用IM所带来的利益，如改善的客户关系、巨额的成本节约等。可以说，更多的企业采用IM只是个时间问题。

　　不过，在你广泛地部署IM之前，需要回答一些问题来制定公司的即时通信策略。

　　这种IM产品提供端到端的消息通信加密吗?

　　使用公共的IM网络意味着就像在公共的网络中传输电子邮件一样，消息是以明文的形式从一端发送到另外一端的。在公司的网络环境中这并不总是可被接受的。在IM被部署为受支持的IT应用之前，公司需要寻找其IM通信的端到端加密产品。总体说来，增强的安全性是公司从公共网络转到企业级IM产品的一个主要原因。

　　在很多情况下，正式采用IM的公司是那些能够部署安全的IM网络的公司。那些对安全最重视的公司就是那些IM产品的首批采用者。而且，我们不可能同时立即收听多个电话，不过却能够在屏幕上打开多个会话窗口。

　　IT专家们不仅应关注其通信架构的管理而且还应关心对安全方法的控制，并确信在与某个结成联盟的贸易伙伴进行IM通信时，对IM进行了端到端的加密。

　　这种IM产品容许记录所有的IM通信吗?

　　不过，并不是每一家公司都将加密看成是极端重要的事情。有的公司认为阻碍其采用IM的主要因素是公司需要更强的审计能力。

　　作为一致性管理策略的一部分，一些公司要求记录全部的IM会话内容，并加以存档。当然，如果你的企业包含一些基于IM消息的决定，如一个股票经纪人通过IM获得进行交易的指令等。因此，考虑一下哪些产品能够记录和怎样记录是明智之举。

　　但是，即使你并没有这种消息通信，你可能还要考虑记录IM消息的问题。据Akonix调查研究，大约有三分之一的问卷回答者认为他们曾被IM消息困扰或威胁。如果企业继续忽视雇员们采用未通过认可的IM通信，公司的律师将整天忙于各种诉讼之中。

　　这种产品提供持久有效的小组聊天室吗?

　　小组聊天室可以成为公司新的Intranet,这是公司的集体信息被共享的地方，在这里可以得到各种问题的即时回答，如客户支持问题等。

　　有一些IM产品，如Parlano's MindAlign for LCS、Jabber Now、 Lotus SameTime、 Reuters Messaging等，都可以经过调整支持小组会话，也就是说会话可以在多个人之间展开并可被记录，以备某个用户可以查看在他暂时离线时所谈论的内容。

　　这种IM产品能够与活动目录或类似的公司目录紧密地联结吗?

　　有一些IM产品，如SameTime、 Jabber Now以及微软的LCS可以从公司的目录结构中收集用户列表，使得其部署相对轻松。其它的产品，如Nakisa, Parlano 可以检索特定的组织结构。其中一种采用IM的方法是使用IM找到组织内部的人员，就如同Intranet一样。这就使得IM超出了简单的会话工具，而是将其它的功能和企业过程附加给它。

　　这种IM产品能够阻止文件传输并防护病毒吗?

　　IM恶意软件的感染呈上升趋势。现在有几种产品可以通过配置来阻止在IM用户之间或在特定的小组之间传输文件，而且有几个第三方的保护厂商，如Akonix和赛门铁克的IMLogic，它们也为公司级的IM用户提供额外的安全机制。IM和电子邮件都面临着类似的安全挑战，幸运的是对于IM更容易防止文件传入到公司的网络。

　　所有企业级的IM厂商，如微软、IBM/Lotus、Jabber、美国在线等都提供了使公司能够运行其私有的IM网络的产品，不过这些私有网络一般都与公共的IM网络连接。许多IT管理人员都喜欢这样一个事实：他们能够利用一个客户端应用程序提供对原有的IM网络的访问，同时又能增强安全性并保持企业策略的一致性。

　　无疑，IM在企业的通信中将日趋增加。不过找到一个适合你企业需要的产品并非易事。但愿这几个问题能够为你的决策起到点儿帮助作用。

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