广州智光实施微软CRM实现项目精细化管理
2011/08/04
广州智光电气股份有限公司是一家在电气控制与自动化领域具有自主创新能力和高成长性的高新技术企业和软件企业，成立于1999年，总部位于广州。主要从事电网安全与控制设备、电机控制与节能设备、供用电控制与自动化设备及电力信息化系统的研发、设计、生产和销售。
公司主要产品包括：新型自动跟踪补偿消弧线圈及选线成套装置、智能高压大功率变频调速系统、分布式企业级电气监控与能量管理系统以及电力信息化系统。这些产品广泛应用于电力、大中型工业企业、市政建设、基础设施等领域，能有效提高电网安全稳定性、改善电能质量、节能降耗、提升企业电气设备安全可靠性、提升企业能源管理水平。
商务背景
智光电气在营销管理过程中面对以下的挑战：
招投标项目管理
智光电气面向的客户99%以上采用招投标方式进行相关产品采购，少量采用议标方式。智光电气面对的招投标有两种方式，一种是各省电网公司的框架招标，即全省的产品采购采用一个统一的招标，中标企业与各个市级公司再分别签署购买合同；第二种是普通的招标，电网以后的企业通常采用的方式，针对某个具体的项目采购进行招标。
智光招投标过程数量众多，同时每个招投标过程漫长，涉到企业内部多个部门的协作及对外多个单位的攻关工作。这造成大量的信息无法及时的形成一个完整的视图，给销售管理者的项目决策过程带来困绕。
销售费用管理
智光电气销售过程的费用可以分为依据每一个项目制定的专项费用管理及与具体项目无关的差旅费用管理两部分。由于每月产生的金额数量庞大、支出名目众多，存在管理漏洞会给企业带来较大的损失，因此智光电气对费用进行严格管理流程及管理方法。但由于缺乏有效的流程工具及管理工具，智光电气费用的审批过程效率低下，人工投入过大。
合同执行管理
智光电气的合同执行周期长，特别是节能收费方式的收款周期长达数年。为确保合同的执行顺利，智光电气设立合同管理员岗位跟踪管理每一个合同执行。合同管理员采用EXCEL作为工具进行日常工作，包括了新合同执行条款分解，合同执行过程跟踪，合同执行统计分析等职能。EXCEL作为一款优秀的工具减轻了合同管理员的工作，但EXCEL不具有数据团队共享及数据自动分统功能，造成销售管理者查阅合同执行情况困难，企业管理者查看报表只能以月为单位，这些相关的工作都带来了不便。
解决方案
智光电气的CRM项目采用了Techsun工业设备解决方案，解决方案主要包括招投标项目管理、销售费用管理、合同执行管理等重点内容。
招投标项目管理
智光电气招投标项目管理，完整地对标前、标中、标后的工作进行管理，形成过程记录及协作流程。其中包括：
1、销售阶段管理
智光电气将销售过程分为立项确认、情报搜集、销售执行、项目投标、商务谈判等5个销售阶段。每一个阶段设立阶段目标、关键任务执行、成果核查、上司评审等工作内容，通过阶段工作的推进来促进销售进程。
2、项目成功概率管理
智光电气采用项目竞争分析法结合项目阶段来测算项目的成功概率，每一个项目在销售进程中都获得动态的概率。
3、项目支持
智光电气的销售过程需要众多的跨部门协作，项目支持是作为跨部门协作的申请、审批与记录。
4、项目评审
智光电气的项目评审包括技术方案评审、商务方案评审、报价评审、技术协议评审以及合同评审，通过评审点来控制项目销售过程的风险。
5、项目分析
智光电气项目销售过程需要销售经理提交项目分析报告，包括投标前项目分析报告、合同签署前的合同差异性分析以及投标后的项目分析报告。
6、产品配置与商务报价
智光电气面对大型招投标项目，每个项目都存在个性化因素及竞争因素。智光在进行报价时需要通过将项目设备分解为物料部件，获得物料的核价成本，并依据自有设备、外购物料、大包工程及服务等内容设置不同的加价率来核算出报价成本。在报价成本的基础上进一步考虑包括项目专项费用、项目竞争情况来确定出项目的商务报价。
销售费用管理
智光电气的销售费用管理包括两部分，第一部分是差旅费用管理，第二部分是专项费用管理。对于差旅费采用借支 — 报销的管理模式，并借助电子单证及电子审批流程来提高费用处理过程的效率。
智光电气的专项费用指为某个销售项目拔付的专项费用，对于专项费用执行严格的预算 — 执行计划 — 借支 — 报销的管理制度，从而减少专项费用管理过程中的漏洞。
合同执行管理
智光电气的合同执行过程长达数月以至一年，节能付款的合同甚至长达数年，为更好的管理合同的执行过程，智光电气借助了CRM工具实现数据汇总、记录、过程工作流的提醒以及各类分析报表的生成。
智光电气的合同执行过程包括了合同的排产与生产下单，生产过程的管理，出货计划及变更、发货物流管理、收款计划与执行及发票管理等内容。
利益优势
实现招投标项目过程精细化管理目标，成单率提升11%
智光电气每年需要面对约1000个招投标项目，每个项目周期都长达数年以至一年，采用团队方式进行销售，一直困扰着智光是销售过程缺乏一个信息管理及共享的工作来满足虚拟化团队工作的要求，二是销售过程销售经理由于把握不住销售要点而带来项目风险。
智光电气采用微软CRM平台，为所有销售项目逐一设立电子化档案，整合多个来源的的项目信息，构成360度的项目视图，完整的项目信息视图成为项目管理、评审以及项目策略制定的依据。智光电气销售过程引入了销售阶段的管理工具，实现了销售项目的阶段性管理，为每个销售人员提供明确的销售指引，而销售经理也实行阶段性目标检查制度来核查各个阶段计划执行情况，提升项目的执行力。智光电气借助CRM工具有效的提升了销售决策的正确性及销售策略执行的力度，规避了过程风险，据统计有效提升了11%的成单率。
精细化管理出货计划，生产计划准确率提高12%
由于智光电气的生产过程是标准部件生产后依据个性化需求配置出不同的设备，其部件生产是面对预测，设备生产是面对订单进行组装。设备的交付是需要客户方完成基建工程后进行，故客户方对交期是存变更的可能，而变更的信息并没有被准确完整的传递到生产部门，造成生产交付计划与客户需求计划匹配度低。
智光电气实施通过CRM对客户的交货要求进行持续的跟踪与管理，通过过程的管理详细的记录交期的变更及变更的原因，通过此确保了交货计划的准确性，给生产部门的生产计划提供了准确的数据。
增强应收款管理，回款周期压缩7天
智光电气的回款周期长，现阶段是给销售人员90人天的追款期，逾期也没有严格追究客户方或者销售人员的责任，造成公司的应收款长期居高不下。
智光电气重新定义了回款期，制定了鼓励提前回款、处罚逾期回款的制度，形成对销售人员的有效激励。同时详细通过CRM系统管理收款计划及收款计划变更的情况，切实做好收款的跟踪工作。在收款点到达时启动收款工作流，提高内部协助的效率，避免因自身原因则延期收款。通过多个措施的执行，智光电气有效的压缩了回款周期，提高资金有效使用率。
费用管理严谨化，费用超支率减少17%
智光电气通过CRM执行严格的预算 — 执行制度，执行过程中系统协助进行预算的监控工作，发现超支即发起报警。对于需要进行超支，需要走严格的预算变更流程。通过严格的财务管理制度，有效减少了销售费用的超支情况。
http://www.dynamicscrm.net.cn
相关阅读: