不要纸 要传真
刘志斌 2003/03/10
如果说网络和传真依旧是目前通信的中坚方式，那么，两者之间的沟通成为必须。于是，取传真的稳定，携网络的快捷，有了传真服务器。
随着Internet的迅速发展，网络通信日渐成为主要的通信手段。与传统的通信方式相比，网络通信具有低成本、大容量、多媒体传输的特点，使得信息的传播和共享变得非常容易。
电子邮件安全性不能放心
尽管这些都是传真通信所无法比拟的。但是，就目前的网络技术而言，仍旧存在很多不足，比如安全性、网络阻塞等问题，使得许多关键的商业信息传输仍用传真来实现。
与电子邮件相比，传真首先具有实时传输的优势，如果要立刻获得一份报价，显然传真是最快的；其次是传真比较安全，因为传真是通过独立的物理线路通信的，而电子邮件则需要在多个邮件服务器之间转发，很容易被截获，所以重要的商业文件通常都用传真来发送；另外，传真机操作简单，工作稳定，电子邮件的配置和操作则相对复杂，而且还要经常面对病毒、死机带来的功能失效。据统计，1999年全球传真机的销量超过2000万台，而且以每年20%的速度在增长。财富500强企业中有37%的通信费是花在传真上面。这些都说明传真仍是目前商业通信的主要手段。
传真效率太低
随着信息交流量的日益增长，传真使用中的问题也逐渐暴露出来。
首先是纸张消耗惊人。一份文档从计算机生成以后，必须经过打印才能从传真机上发送。另外，很多企业每天都会收到大量的传真广告，消耗很多的传真纸。第二是手工发送，效率低,如果一个企业只有一部传真机，同时有几个人要收发传真的话，就要排队等候，这样会浪费许多宝贵的时间。如果一份传真要发送给10个客户的话，就要反复发送10次，效率同样很低。第三是不保密。由于传真机会将收到的文档及时打印出来，任何人都有机会看到，这样很不利于保守商业秘密。
传真服务器同时解决
对企业而言，构造一个高效、智能的传真服务器系统，无论是在节省费用、提高效率还是安全方面都有非常重要的意义。
使用传真服务器系统可以节省购买传真机的费用。传统情况下，企业增加新部门时就会添置新的传真机。一般较大型的、提供高质量高速度的传真机的费用会很高，特别是提供激光打印效果的传真机价格就更加昂贵。而使用传真服务器系统，大家可以通过网络共享传真设备，增加新用户时只需要添加一个新的账号就行了。配合激光打印机，达到激光打印效果的传真将很容易实现。并且，使用计算机传真系统，可以大量节约纸张。
节省时间、提高效率也是使用传真服务器系统的一个理由。因为传真服务器系统都有传真队列管理功能，这样，发传真的时候就不再需要排队等待了，只需要将传真提交，就可以去做其他工作了。传真服务器系统的回执功能还可以说明这份传真是在什么时候发送出去的，以及由于对方占线或没响应在队列中等候了多久。由于大多数的传真服务器系统都与企业的信息系统相集成，使得传真服务器系统可以直接采用企业中原有的客户数据库，做定制发送。非常适合那些按客户逐一发送传真的公司，直接从客户数据库中选定多个收件人群发就可以了，这样可以节约很多的时间，而不用把每一个客户的电话和传真号码抄录到公司的传真封面上再逐一发送。对于做市场调研的公司来说，也可以使用这样的功能。由于市场调查的表格是标准的，在企业的传真系统后端直接套接上OCR软件，可以对收到的传真表格进行识别，直接输入数据库，省去录入人员的工作量。同时，由于传真服务器系统有自动分发功能，因此安全性很高。给谁的传真，只有接收者才能看到。特别是那些传真服务器系统与信息系统相集成的企业，传真系统的安全将遵循整个信息系统的安全标准，因此安全性有了更好的保障。
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