IP PBX采用了一种截然不同的概念来解决连接公司多个办公地点的难题。从本质上讲,IP PBX将语音会话和消息转换成可以在数据网络上收发的数据包。每个电话在集成的话音数据网络上都有自己的地址,话音可以传递到数据到达的任何地方。利用数据网络,IP PBX系统能够减少企业的长途通信费,将各个办公地点连接起来,组成了一个无需缴纳长途话费的“虚拟连线”。
IP PBX系统还加强了员工之间的沟通交流。过去,远程办公地点的员工,尤其是在分公司办事处和在家办公的员工经常抱怨通信交流不及时,或者自己成为不了解关键业务信息的“局外人”。IP电话系统解决了他们的后顾之忧,使每个使用该系统的用户可以在同一时间获得信息。同时,IP PBX支持电子邮件的语音协议(VPIM)的工业标准,从而使不同办公地点的用户即使使用不同供应商的消息系统也能交换话音消息。