CTI论坛: VMS-100 Plus酒店版语音信箱应用举例

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VMS-100 Plus酒店版语音信箱应用举例

2002/08/01

一. 前台服务
1. 除客人、话务员、系统管理员外，前台服务人员也可人工代替住客设置叫醒。
2. 在PMS上为客人登记时，可根据其国籍选择VMS-100 Plus语音信箱中相应的提示语种。
3. 在PMS上为客人退房时，可对其已使用过的相应信箱的留言和个人设置进行清除等初始化工作。
4. 在财务上，收款员可使用VMS-100 Plus定时通知服务功能，对信用透支的客人进行自动催款。

二. 预订服务
1. 可为餐饮、各娱乐点配置预订分机语音信箱，采用人工/自动相结合的方式接受客人的消费预订。
2. 还可为洗衣、整熨、手机充电等其他服务配置预订分机语音信箱，全面满足住客需求。

三. 客房服务
1. 通过分机，可对酒店语音信息服务专用信箱的内容，如服务项目、服务时间及价目表等进行变更调整。
2. 可启用VMS-100 Plus语音信箱与PMS的联网功能，利用VMS报房态及Mini吧费用，并自动汇总至客人总帐。
3. 开设楼层交接班信箱，使上一班服务人员利用VMS系统，把相关注意事项交代给接班者。
4. 客人退房时，可使用专用退房信箱，把可退房房号通知总台，避免口误和遗忘。由于有记录和留言时间，因而利于分清责任。
5. 采用VMS-100 Plus自动通知或专用问候信箱，对VIP客人、当天生日客人、常客老客进行进店自动问候。可事先录制相应的问候语，有针对性地播放，使客人体验"家"的温馨感觉。

四. 商务中心
1. 可利用VMS-100 Plus自动通知功能，实现取票、取件通知。服务人员在为客人订妥机、车票或文稿处理完成后，通过分机进入专项自动通知信箱，录入通知内容，即可由语音信箱系统定时发送留言，并且还有详细电脑记录。
2. 可修改使用路由信箱建立的酒店语音信息服务中有关商务中心服务项目、价目的相关内容。

五. 总机
1. 可灵活设置、变更和取消团队、会议、散客叫醒时间，避免人工叫醒的延时。
2. 所有开设语音信箱功能的分机，均可实现呼叫遇忙、无人接自动留言功能。

六. 大堂
1. 当大堂副理离座巡视时，自动转留言信箱，客人投诉不会错失。
2. 可利用路由信箱功能建立投诉专用信箱，收集客人意见，缓和矛盾。

七. 销售
1. 可建立促销专用信箱，宣传限时特色服务、季节打折信息、价格变更、捆绑消费优惠、累计消费赠送等营销策略。
2. 使用VMS-100 Plus的调查问卷功能，采用电话问答方式，实现销售跟踪、促销效果调查。客人在接到调查电话后，根据系统语音提问，分别按不同的电话键进行"是"与"否"或"优、良、中、差"的确认。统计人员可提取答案记录，对照不同的问题，完成调查结果，从而寻找最佳途径、制订完美的销售策略。

八. 质检工作
利用调查问卷功能，定期随机抽查客人对酒店服务的满意度，征询客户意见。

九. 工程维修
1. 使用语音信箱接收客房中心或其它部门的报修通知，系统自动记录在案，杜绝扯皮现象和误解的发生。
2. 对关键技能岗位的员工，VMS-100 Plus系统可根据其专用信箱内设置的家庭电话、手机、自动寻呼机，自动轮流间隔拨叫，保证在第一时间通知到岗，解决技术难题。

十. 员工培训
1. 可设立工作程序、岗位职责、安全条例、考核制度等综合的内部信息查询信箱，不仅可方便新员工的入职教育，而且可在临时遗忘时起到在线帮助的作用。
2. 还可针对内部员工，编制酒店概况、光荣历程、服务特色、业务知识等"员工须知"信箱。

十一. 行政管理
1. 使用组群信箱功能，一次即可灵活地给所有相关部门或班组下发语音通知。根据不同情况，形成多层次跨部门、跨班组或多员工的组群，任意调整组合，使得会议通知、意见传达等日常性工作，摆脱了文件和人力的桎梏，轻松完成，并且有据可查。
2. 可设立合理化建议专用信箱，真正做到"想到即提"，克服以往的形式主义，让智慧"火花"随时"盛开"随时记载。
3. 对酒店的主要领导，可为其开设政务信箱，既可征集民意，又可避免唐突的电话打搅，使之可保留缓冲的余地，去酝酿成熟的方案。
4. 利用VMS -100 Plus调查问卷功能，可进行政策、提案的民意测验，以及开展干部民主评议和廉政建设等相关意见无记名征询。

拓敏公司供稿 CTI论坛编辑

酒店应用语音信箱系统的必要性
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