VMS-100 Plus酒店版语音信箱系统功能简介_旅游

VMS-100 Plus酒店版语音信箱系统功能简介

2002/08/01

留言功能特点

1. 简单的个人住客留言操作

　　酒店版VMS-100Plus为每个住客提供个人留言，一种趋向于完善结合的留言处理。这样，住客不必费事地按键选择一些电话功能，酒店会提供优质的对客服务。通过给住客提供尽可能简单操作的留言系统，酒店版VMS-100Plus确信清晰高效的通信手段，将使住客在感到满意的同时减少工作消耗。

　　酒店版VMS-100Plus的系统会话简单易懂，酒店的住客无需任何训练就可以在任何时间、任意一部电话上使用语音信箱，即使从未用过的住客也会感到舒适轻松。住客只需通过按键来选择留言或听取留言。如果他们需要帮助，只需按"0"键，即可随时和服务员取得联系。

　　如果住客使用密码或问候语，系统会询问在每次检查留言之后是否修改密码或问候语。这会使第一次使用留言信箱的人感到更方便。

　　人们之所以喜欢VMS-100 PLUS系统，是因为它非常亲切，易于使用。

2. 多语种服务

　　为了满足外宾的需要，酒店版VMS-100Plus除了提供基本语音信箱功能外，还将为每个房间提供多语种服务功能。住客可选择中、英、日、韩、德、法，还可自行录制酒店所需的其它语种。住客可以自主地选择所倾向的语种，因而个人留言克服了文化上的障碍。

3. 实用的语音信箱功能

　　语音留言真实可靠。所有留言均标明时间，真实可靠，不会丢失、延迟或误解。住客可以选择一个密码保证安全，并用自己的声音录入个人问候语来使自己的信箱个人化。通过酒店版VMS-100Plus，留言比传递纸条给住客更有效。电话呼入者利用自己的语言和口气留下详细的私人留言，他的心情和事情的轻重缓急在每个留言中都很容易被分辨出来。住客可以不受数量限制地接收留言并可通过任何电话听取。

　　根据使用的电话系统，VMS-100 PLUS可以通过点亮客人房间里的留言灯，通知住客有留言等待。住客仅需在房内按一下电话的按键就可以收听留言。当收听完留言后，系统会自动关闭留言灯。

　　每次住客检查他们的留言时，VMS-100 PLUS在自动播放留言前会说明有几条新留言。每当住客收听留言时，系统会提示用户存储、删除或重新播放留言。住客若需将留言存储，当他再次检查留言时，VMS-100 PLUS会再次播放这一条留言。

　　住客可以通过录入问候语，告诉打进电话的人他什么时候可以回话或什么时间返回酒店…等等。住客可以在任意一部电话上修改他们的问候语。

4. 有效的商务应用

　　酒店版VMS-100Plus完善的留言服务功能，将使每个房间具备办公室的效能，让处在差旅中的商务人士可以和世界各地的客户保持不间断的联系。

　　当酒店住客住进某房间后，就可以立即使用语言留言系统。打进电话的人在电话占线或无人接的情况下，VMS-100Plus语音处理系统可以立刻为住客留言。

　　酒店版VMS-100Plus可为酒店商务住客提供特殊的留言服务。它允许商务住客使用酒店以外的电话接收留言并迅速地播放它们。当客人收听留言后，他们可以再听一遍，也可以将留言存储或删除。

　　即使已经退房，离店客人也可拨入酒店版VMS-100Plus，检索尚不知其退房的人给他留下的语音、传真或其他信息而勿需话务员帮助。因此，离店客人不用担心其错过任何有用的信息。

5. 良好的信息保密性

　　酒店版VMS-100 PLUS将保护住客留言的机密性。系统管理员可以允许住客在任意时候、任意一部电话上设置、修改他们自己的密码。密码只有住客自己知道，所以可以保护他们留言的隐私。包括系统管理员在内的任何人在不知道密码的情况下均无法获取留言。

　　住客留言仅仅是酒店版VMS-100Plus的一个功能，它还兼备其他用途，并将给每一个与您进行商务联系的人留下深刻印象，并充分实现对酒店客人令人满意的承诺。

酒店信息热线服务

　　另一个提高服务质量并可减少工作消耗的方式是让住客直接从电话中获取主要信息，特别是那些简单、重复、繁琐的问题，从而使服务人员有更多的时间从事其他工作。

　　利用酒店版VMS-100Plus，酒店可以设计出一个信息热线提供全天候服务。利用它回答一些关于酒店各岗位服务项目及时间、机场穿梭巴士、酒店阶段性优惠活动、电视节目安排、附近的旅游景点及到达方法、餐饮特色等其他经常性的固定问题，并可随时删改更新。

　　由于可在任一时间通过任一部电话进入热线，就使得此项语音服务更加方便灵活有价值，如使用酒店分机电话，则住客可随意拨打，毋须支付电话费用。使用者仅通过按键选择，即可收听到所需信息。例如，他们可以按"1"来了解酒店服务，按"2"听取餐饮娱乐信息。这是一个提供最新信息的良好途径，并可从当地商业赞助商中获得一些收益。

与酒店管理系统（PMS）相整合

　　酒店版VMS-100Plus可以和酒店管理系统（PMS）紧密结合使用，使PMS具备自动语音信息箱管理的卓越功能。两个系统如一个系统般地结合工作共享主要信息，使客人留言系统更加完善。所有信箱开放和关闭都可通过PMS控制，前台人员勿须进入语音信箱系统即由PMS自动Check-in为客人注册信箱。因此，通过与PMS集成，酒店可以为客人提供更多服务并提高住宿登记速度，而不需追加管理开支或增大员工的工作压力。

　　酒店住客和职员可以通过回答系统的一些简单的问题来使用VMS-100 PLUS系统的语音信箱。系统管理员可以设置住客语音信箱的功能，住客听到的是与其功能相一致的系统提示语。

　　VMS-100 PLUS系统上不需要注册住客的姓名。实际上，他们的姓名将不会在系统的任何地方出现。VMS-100 PLUS是通过住客的分机号同他们联系的。

　　酒店职员也可以使用特殊、易于记忆的特定编号迅速地处理留言信箱，例如重新设置信箱或在住客退房之前或之后灵活处理他们的留言。

　　当酒店住客退房后，前台职员可以通过PMS的Check-out功能，重新设置该房间的留言信箱，以便新住客进来时可以立刻使用语音信箱。

　　Mini吧、房态、叫醒等功能，依靠酒店版VMS-100Plus与酒店管理系统（PMS）的整合，可实施更高效的管理。

直接提高工作效率

　　语音信箱不仅用于提高对客服务质量，让住客感到满意，它还通过减少冗长的人工留言记录来直接减少服务人员的工作。服务员从人工记录和传送书面留言中解放出来，为住客提供他们更需要的服务，内部管理运作将因此变得更加完善。

　　例如，管理部门可快速给所有酒店职员传达通知，而不同上班时间的员工可互相留下详细留言，所以对客服务将不因工作交接班而中断。

　　VMS语音处理系统流水线式的通讯方式，可让员工相互直接联系，取消了部门间员工留下备忘录或电话标签的习惯做法，让酒店员工有更多时间从事重要工作。

　　不通过话务员的帮助直接将电话转到所要的分机，可以避免一些住客服务受打扰。卖主和供货商可以直接和酒店员工取得联系，他们可以在员工不当班的时间方便地留言。

　　故此，通过迅速准确地搜集和发送信息，酒店版VMS-100Plus可为每个员工快速提供可靠的信息，以提高工作效率和运营效益。

留言通知功能强大

　　VMS-100 PLUS系统在您有留言时，可按您事先对自己信箱的设置，不仅可多次通知到分机，还可按一定时间间隔，同时而重复地发送留言通知信息到您的家中电话、自动寻呼机、手机，直到您收到此信息为止。如增加相应的外围设备，还可直接给您的手机发送短消息通知。这对酒店关键岗位的人员，具有特殊重要的意义。

维护方便

　　VMS-100 PLUS系统组成简洁，只要PC机选用稳定性较高、适合24小时运转的产品，语音卡（Dialogic）几乎不需要维护。本系统的维护管理工作，多针对于具体功能的使用技巧。

　　由于系统软件管理介面友好，且采用中文显示、图形化指示，酒店信息管理人员很容易学习。一般有通讯、计算机方面经验的技术人员，通过自学都可承担管理任务。

　　但如何适应本酒店的服务和管理特色，他们尚需经过本公司的专业培训，结合自身的仔细钻研以后，才能熟练掌握。

　　本系统软件的灵活性很高。考虑到酒店住客的个性化需求变化较大，因此专为系统管理员设置了远程维护功能。这使得酒店技术人员甚至可在休假中，均可适应客人的要求，对VMS-100 PLUS系统进行远程管理和功能调整。

VMS-100 Plus语音处理系统架构

拓敏公司供稿 CTI论坛编辑

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