CTI论坛: 谈谈如何提高呼叫中心的运营管理水平

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谈谈如何提高呼叫中心的运营管理水平

辛迪 2006/06/13

　　国内的呼叫中心的建设已经有很多成熟的技术方案了，但是，呼叫中心的运营管理却离成熟还很远。虽然有些呼叫中心的先进管理经验一直在行业内通过培训的方式、顾问的方式在流传，但如何固化在管理流程上，如何成为管理人员的习惯，却是个难题。

　　在北京最近召开的呼叫中心大会上，绝大部分的厂家还是在推荐呼叫中心全面解决方案，是建设上的技术解决方案，只有少数的几家公司介绍呼叫中心管理上的解决方案。面对参加会议的呼叫中心的管理人员，这几家介绍管理软件的公司有点应接不暇了，很多的管理人员在询问："你们的软件能预测话务量、能自动排班吗？"、"你们的软件能进行现场管理、绩效考核吗？"、"我现在有20个管理人员，用上你的软件后能减少管理人员数量、提高效率吗？"

　　面对这些从百忙中抽出身来参加会议的管理人士，我非常理解他们的提问原因，并身有体会。我做过2年多呼叫中心的负责人，理解他们在呼叫中心管理上的困扰。现在，我很高兴地告诉大家，这些困扰可以轻松地摆脱了！因为技术的进步、软件业的发展，使我们可以拥有智能化的呼叫中心管理工具了，这就是"呼叫中心运营管理软件"的功力所在。

　　杭州远传通信技术有限公司研发推出的"呼叫中心运营管理软件"，将人力资源管理、话务量预测、排班、报表分析管理、绩效管理的相关流程，整合在一个软件上，使管理人员可以方便地实施整个呼叫中心从人员招聘开始一直到每个月的每个人的工资奖金核算的工作，完全不用人工计算、人工监控，软件实现了管理的智能化，融合了呼叫中心先进的管理经验和流程的这套软件，已经在中国电信的客户服务中心使用。

　　我介绍一下通过使用这套软件，是如何提高呼叫中心的管理水平的：

　　一、人力资源管理智能化，提高效率：

　　呼叫中心大量的员工管理是非常繁琐复杂的，招聘人员是经常的事，然后要技能培训、业务培训、考试、分组、分技能、评选优秀员工、劳动合同管理、工资管理等等。

　　该软件集成了一般人力资源管理的通用功能外，还特别设计了员工技能管理、预警功能，可以结合系统记录员工每天的接话量自动识别员工的技能级别，对在规定时间内没达到技能成长要求的员工，向管理人员提出预警，提醒管理人员协助员工加强培训和技能管理。

　　另外，员工的在线自动考勤管理、调休、请假等管理，也使管理人员对员工管理更智能化、人性化了。

　　二、话务量预测准确，提高服务指标

　　呼叫中心管理人员在日常工作中最紧张的时候，就是话务量多、坐席来不及接话、服务指标下降的状况，发生这种现象除了突发事件发生以外，大部分情况是话务量预测不准确引起的。

　　远传软件中设计的话务量预测功能，是提取了历史话务量记录中的时间特性、事件特性作为预测分析根据，按照业务发展趋势，在各时间点科学地预测出未来几个月、几周、几天的话务曲线，还可以人为设置新事件或其他业务参数，重新预计调整曲线，让预测提高准确率，使各项服务指标达到要求。

　　三、排班管理科学、便捷，提高员工满意度

　　说起排班，呼叫中心管理人员无不说"烦"，而员工无不抱怨。呼叫中心的劳动力优化和排班管理是一项重要的专业性很强的课题。

　　在远传软件中，排班功能是个重要的模块。它融合了呼叫中心管理顾问多年来研究的班次管理经验，结合中国的劳动法规定、用工习惯、地域差别等特点，提供多参数可选设置排班智能模型，给使用者极大的方便，使不同地区、不同行业、不同话务特点的班次体现个性话，让管理人员轻松地排班，而排的班又是科学、公平的，不会再听到员工的抱怨"不公平"。

　　该软件在排班流程中还特别设置了为员工人性化管理的"个性需求"参数，可以让员工填写"预计无法上班的规律性时间"，在排班时考虑员工合理的最不希望的上班时间（如夜大上课时间、孩子接送时间等），尊重员工的个性需求将在很大程度上提高员工的服务质量，同时提高客户满意度。

　　四、在线的绩效考核管理，提高管理效率：

　　呼叫中心的现场管理往往是管理人员到处"救火"。坐席人员在忙时小休超时、上线空置忙现象让我们的管理人员急得象"救火的消防队员"，但往往是补救式的了，无法在事先防止。

　　远传软件的绩效考核管理功能中，在线考核和预警功能很好地解决了这些矛盾，例如，每个员工的小休都在线记录考核，使员工自觉不超时；有超时或空置忙系统会立即通告提醒现场管理人员注意；坐席接话时间过长，也有预警；员工的每个电话都与考核挂钩，使员工的劳动体现直接反映在收入上，不需要管理人员统计。同时软件提供管理人员自己设置考核参数、报表格式。

　　每个月，管理人员只要点几下鼠标，不到一分钟，每个员工的绩效考核报表（计算好工资奖金了）就出来了，多轻松呀！

　　该软件的设计目标就是要把具有适当技能的适当数量坐席安排在最恰当的工作时间段内，按照科学的排班模式，根据服务水平和服务质量的要求设置，去自动编排班表并按照编制的班表进行绩效考核，处理劳动力优化和提高管理效率。把最具竞争力的坐席安排在最能发挥他们优势的时间段内,科学地管理劳动力成本,同时又考虑坐席代表的个性化需求。根据实际工作业绩和技能水平,自动进行绩效数据的采集和考核。

　　原先专业化的呼叫中心管理理念，都体现在了"运营管理软件"中了，提高呼叫中心的管理水平，一点都不难吧。用了这套软件，你会叫：It's easy！

杭州远传通信技术有限公司供稿　CTI论坛编辑

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