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传真服务器E化宝钢国际

2003/09/22

　　上海宝钢国际经济贸易有限公司（简称宝钢国际）是宝钢集团的全资子公司，他们的目标是在3-5年内成长为在国内市场有领导地位并具有国际竞争力的现代贸易流通企业。随着企业信息化的开展，宝钢国际网络建设逐渐完善。以前公司办公使用的是传统的传真收发模式，即每个部门各有一部传真机，员工自行收发，这样做的结果是传真件不易保存、查找不方便、资源浪费较大。针对这种情况，宝钢国际想到将先进的科技产品与传统的传真方式进行结合，经过对市场上几家公司产品比较，最后，宝钢国际决定采用武汉汉元软件有限公司的万发传真服务器。

　　宝钢国际现在收取传真是将现有各部门传真机直线号码作为各部门传真总机号码。部门内传真机将作为分机接入传真服务器并为它分配相应分机号码，此号码为虚拟号码，在传真服务器端通过Web方式设置。为方便记忆，可设置为与电话分机号相同或类似。部门内所有需要建立电子传真档案的员工在传真服务器上开设账户，即分配虚拟传真分机号。这样员工可以通过Web方式登录到传真服务器上收取传真（类似于E-mail用户Web方式收取邮件）。在外部客户拨入部门传真总机时会有语音提示：请输入传真分机号。员工输入相应分机号码后传真信息存入传真服务器中的个人目录，本人及权限管理中允许的人都可以通过Web方式看到此条传真内容。

　　在外部客户还不知道部门内员工传真分机号的过渡阶段，由于各部门沿用原传真直线电话号码作为传真总机，外部客户拨入的依然是原来的传真直线号码。在系统语音提示时他可以选择不输入传真分机号或者直接按电话上某个特定键，系统还是会将此传真信息通过部门内传真机输出，完全不影响业务的正常开展。待客户了解了每个员工的传真分机号码后，他再选择将传真信息发到相关人员的电子账号中去。

　　大部分传真的发送可以在传真服务器端通过Web方式进行，即可以将传真内容当作附件发送，类似于E-mail用户以Web方式发送邮件，大量电子文档不再需要打印出来后再从传真机上发送，这样就节省了时间和纸张。对于少数工程图纸等没有电子文档的情况，可以通过现有传真机完成资料的发送。

　　在传真服务器上有自己账号的用户不仅可以通过浏览器方式登录传真服务器收发传真，同时可以建立一对一的邮件通道，即在传真服务器端通过浏览器方式建立传真分机号与个人电子邮件的对应关系，使用者在收到传真时不仅在传真服务器上存储此传真信息，同时将信息拷贝一份发送到个人电子邮件。如果发送到外网电子邮件中，员工在外地出差时就可通过收取邮件方式读传真，也可远程登录到传真服务器上读传真。

　　对于现在所使用的传真机可以统一管理，所有传真机会作为分机接入传真服务器，外线拨入时输入分配给传真机的分机号码，传真信息在服务器端存档后从传真机上输出。要从传真机上发送传真，必须在传真机上以账号信息+电话号码的方式发送（为了计费功能的需要），相应的内容也会在服务器端存档后发出，提高了办公效率、节省了办公资源。
　

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