gotoneFax系统,为企业打造无纸高效办公平台

2006/01/19

gotoneFax是什么

　　快捷的信息传递是人们把握市场先机的重要手段。在传真成为当代企业依赖的通信工具时，如何快速处理急剧增加的传真文件？gotoneFax System为您带来了方便：它是一套专业传真服务解决方案，它提供了局域网内共享的传真功能，使您可以直接在自己的电脑桌面上收发传真，就像收发Email或打印文件一样简单，从而使通讯过程加快，成本降低，工作效率提高。gotoneFax System是基于B/S的系统，维护相当便利。以无纸化传真为核心，集合语音、电子邮件、电话等其它功能，在有效解决传统传真种种弊端的同时为企业建立起一个高效统一、可持续扩展的综合信息平台。

　　通过如下的拓扑结构可以很清楚看到我们处的位置，我们为您提供的服务。

　　上图中红色框架为gotoneFax系统。它可以很方便的融入目前企业的网络中，扩张您目前网络的功能，为您提供及时的服务。当然这也是我们的愿望。

　　gotoneFax一个完整的传真系统，由计算平台和核心软件组成。用户只需要接插电话线和进行简单的设置即可融入企业目前的网络中。
图示说明：

• 用户可通过多种途径接入gotoneFax系统：局域网、互联网Internet；不受地域的限制，用户即使出差在外，只要拥有互联网，就可以接入公司传真系统，进行传真收发；
• 公司和分公司之间如存在VPN，传真发送接受将利用VPN的网络免费资源，而不占用电话线路，可以去除掉公司和分公司直接的传真费用，而且速度更加快捷
• 公司对外进行传真接受和发送，同时支持传统传真机和传真软件用户

为什么选择gotoneFax传真系统方案
传真仍是当前重要的通讯工具之一
　　随着Internet的普及，EMAIL的广泛应用，很多人认为传真已经慢慢退出市场。但世界却恰恰相反，传真仍然是重要的通讯工具之一，据有关报道：“1996年全世界的传真量是3.5亿页，到2000年，传真量翻倍，达到7亿页。其中亚洲增长最快，到2000年，每年发传真的总量3.25亿页，几乎占全世界的一半。亚洲有很多地区和不同的语言，亚洲的文字更图形化，这使通过传真发送手写材料比电话交谈效率更高。中等规模公司平均每年电话费为3700万美元，而41％花费在传真上。目前40％以上的太平洋两岸传递信息量为传真，全球13.5亿人使用一亿台传真机，预计今后两年世界传真量将以10—20％速度递增，亚洲地区增长速度为28.5％” 而且在众多通信工具之中，传真因具有快速，安全，直观的特点在企业办公工作中已成为无法取代的重要通信工具。所以，传真业务在近三到四年内不会萎缩，反而将会有上升的趋势。有统计显示传真占整个企业通讯量的20-30%，在未来的若干年中仍然不会有很大的变化。如何处理大量的传真仍然是企业需要面对的问题。

目前面临的烦心问题
　　企业中大量的传真会耗费掉我们很多精力。在工作中我们经常会碰到如下情况：

• 传真机需专人负责，分发不及时，不能实现无人值守和24小时连续工作，办公效率低；
• 同一资料要发送到多个目的地时，必须重复人工拨号，费时费力，遇到对方占线，更需要耐心和多次反复重拨；
• 对于大量的长途和群发传真不能充分利用电信的分时段优惠，进行最节约费用的发送时间安排；
• 无法共享传真机：传真机无法和单位的局域网(LAN)相连，无法实现资源共享，每人配备一台传真机，发件人必须亲自到传真机上发送和接收传真，而且无法保密；
• 无法利用免费网络资源传输：具备VPN网络的公司，公司和分公司之间的传真收发无法利用VPN网络的免费资源传真，浪费长途电话费纸张浪费：需要购买专用传真纸；电子文档传真需要打印；传真存档需要复印；
• 以前重要的传真无法很好的保存，找起来也很麻烦。

　　这个时候怎么办呢？也许你可以试试我们的gotoneFax系统，它也许能给你带来很多方便。

gotoneFax能为您做什么
为您提供彻底的无纸化办公环境
　　企业的OA、ERP、进销存等管理系统给无纸办公带来很大可能性，但来自客户/伙伴的传真一直无法很好的融入其中。gotoneFax系统为您彻底的解决这个问题。gotoneFax系统是将传真文件完全数码话，并且有很强大的管理归档功能。并且可以直接很普通传真机对话。对方无法感知您是用传真机还是用gotoneFax系统。

为你的移动办公提供了最大的可能
　　移动电话，无线网络都给现代人的移动办公带来了无限可能。但当您出差，公司前台告诉您，客户一个非常重要的传真传到了公司啦。怎么办呢 ？如果您选择啦gotoneFax系统，可以为您轻松解决这个问题。强大的基于WEB的传真收发功能，可以为您的移动办公提供最大可能。Internet通的地方都可以象在自己的公司一样收发传真。

高效简便的传真收发管理
　　gotoneFax系统除具有传统硬件传真机的功能外。它包含了传真自动接收（回复）、传真自动发送（转发、重发）、传真群发、传真定时发送、失败重发、传真通报、传真处理、传真页眉、传真归档、语音信箱等丰富功能，为企事业单位提供最佳解决方案、建立高效的传真系统，为您展示了计算机与电话技术相结合所创造的高效高速信息通道。

发传真

1. 可以同时传真群发给多人，自动排队，无需手工控制和等待
2. . 大批量传真提交发送时，根据传真任务提交数量来决定是否采用群发端口发送(判定标准可设定)，以免影响他人传真收发
3. 可以同时加载多份附件发送，并可即时浏览，并可选择需要的页进行发送或修改发送
4. 传真是否加页眉可选，并可以对此内容进行设置
5. 收件人和传真号码等信息可通过地址簿来选择，也可手动输入
6. 只要可以打印的地方都可以进行传真发送，选择gotoneFax的虚拟打印机打印，自动连接到gotoneFax传真软件，无需手工启动
7. 外部传真时，排队发送，并具有优先级别，此级别由系统或行政管理员来设置
8. 可定时发送
9. 可存储发送任务到草稿箱，下次直接启动草稿箱记录发送
10. 提供转发、重发等功能
11. 发送成功或失败，提供多种方式选择性提醒
12. 传真发送，提供语音提示对方接受传真
13. 发送的传真可在发件箱、已发件箱中查看，可对某份传真文件进行另外保存

收传真

1. 传真接入时，提供自动语音流程提示，供对方操作
2. 传真接受根据路由自动判断，接受并转入对应的公共、部门或用户收件箱，并提供多种方式选择性提醒
3. 接受的传真可进行图形编辑、转发、回复、打印等业务
4. 部门接受传真时，如部门传真设置为公开，则部门内的用户都可以查看此传真；如未公开，部门设有维护员，则任务首先发给维护员进行查看，维护员可决定是否再分发或公开给部门其他用户查看；
5. 如果传真接受时，不能确定具体用户或部门接受，则直接转入公共，公共传真具体同部门传真；
6. 接受的传真可在收件箱中查看，可对某份传真文件进行另外保存

管理归档备份
　　可以通过IE对传真系统进行设置管理备份归档。即方便了传真的管理也方便了传真的档案查找。备份分3个级别灾难备份，增量备份，全部备份。
　　不是每个版本都具有此功能。

电子签名和加盖公章
　　通过对印章的扫描等处理，可以做成电子化的签章，给业务带来了无限的方便。严格的流程控制和签章的密码管理，确保了你的签章的唯一性和合法性。安全我们为您考虑的很多。
不是每个版本都具有此功能。

FAX TO MAIL
　　收到传真后，可以转到Outlook express或者Outlook2000等邮件系统。通过指定的TIFF查看器阅读传真。

MAIL TO FAX
　　可以通过Outlook express或者Outlook2000等邮件系统连接到传真服务器后直接发送传真。个性化的Outlook传真发送界面。

LDAP协议
　　系统全面LDAP协议，实现单点登录。方便跟其他系统的一体化工作。

多点路由功能
　　如果集团公司采用分布式FAX部署方案，系统支持多点路由功能。收发都支持路由。

流程审批
　　发送的传真根据预设的流程进行审批。

新传真通知功能
　　有收到新传真，任务栏中有消息提示

用户选择直接打印
　　收到的传真可以直接输送到指定的打印机上。

通讯录管理
　　备份，恢复，导入，导出。

OA&M
　　远程的OA&M，可以在gotoneFax System传真管理器中可查看到当前各个板卡服务器上的任一传真通道的状态，您可监控当前的传真任务，并且可以对任进行管理和操作，并且当出现故障时系统有相应的告警显示和声音提示

节省您的办公成本
　　gotoneFax可以并发处理多路传真，速率最高可以大道36.6Kbps，节省了您宝贵的时间。完全电子化的传真为您省下了大量传真耗材。智能化的传真收、发提高您的办公效率，从而创造更大的效益。

gotoneFax产品线及其选型

　　为满足客户个性化的需求，gotoneFax分3个系列，分别为Lite版，Professional版，Enterprice版。系列产品从1线到64线。同一个系列中又有不同配置的产品。每个产品都可以进行平滑升级。既可以充分满足您的个性化的需求又可以保护您投资。

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