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环球易传公司网络传真解决方案

2005/10/12

1.现状和存在的问题
  传真作为一种能同时传送图像、文字的通信手段,已被广泛地应用。但是下面这些问题在传真机用户中普遍存在:
  • 拨了十多次号码,对方的传真机总是占线

  • 打印、盖章、签名后再发传真,为简单的工作团团转

  • 财务经理抱怨收到的传真总是太模糊

  • 来自美国的重要传真总是在夜间到达

  • 几百份订货会邀请函要即时传真到客户手中,只能眼看着传真文件一寸一寸地走

  • 主管想要统计各部门的传真业务量,但总是苦于无从下手

  • 传真耗材费用高,公司在媒体上公布的传真号码收到大量无用的传真

  • 业务员排队等候发传真的时候客户已经有了另外的选择

  • IT部门的同事抱怨计算机里的文件需要先打印后传真(恰好打印机又出了故障)

  • 前台小姐惊慌地发现老板月初的那份传真不翼而飞
2.方案优势

  易传通是基于网络的客户端/服务器传真系统,它充分利用网络资源使用户可以直接在自己的电脑桌面上收发传真,以此为基础,环球易传为用户提供了便利高效、易于管理、省钱环保的网络传真解决方案。
  • 便利高效 再也不必排队等候打印机、复印机或传真机的工作,因为您可以通过网络将您所需要发送传真的文件直接传送到易传通网络传真,由易传通网络传真发送出去。再不用担心传真是否已发送成功,您可以放心去做其它更有意义的工作。传真到达后不需要经过人工分发,由易传通网络传真按预定的方式自动分发到接收人的传真信箱和Email信箱中,减少多余的环节,缩短信息传递时间,使传真尽快得到处理,同时增强了传真的保密性。 强大的传真群发功能,使人力得到彻底解放。

  • 易于管理 把发出和收到的传真文件全部变为电子文档,完全实现分类保存管理,快速检索查阅,而不必担心字迹变淡,或者为寻找一份传真件大海捞针。

  • 省钱环保 可节省大量的资源,包括节约人力、纸张零消耗、打印零消耗、IP通信费用或零通信费、低维护费用等等,从而减少成本,保护环境。
3.用户的收益

通过实施易传通网络传真高效传真解决方案, 用户将从下述多方面获益:
  • 有效节省办公通信成本

  •   高效传真系统节省传真传输时间,因而节省通信费用。同时利用通信费用优惠的时间段发送传真或利用IP网关,通过Internet发送传真,大幅度降低传真费用。

    应用易传通网络传真方案后节费情况

            按每天发送和接收传真各500份,每份传真平均2页纸,打印文件使用市场上价位较低、销量最大的喷墨打印机;一年使用传真机天数按240天计算。

     

     

     

     

     

    1、纸张耗材费比较

     

     

     

     

    项目

    热敏传真机

    喷墨传真机

    激光传真机

    易传通

    传真纸

    0.126/

    0

    0

    0

    A4打印纸

    0

    0.044/

    0.044/

    0

    墨盒

    0

    0.42/

    0

    0

    碳粉

    0

    0

    0.05/

    0

    接收成本

    0.216/

    0.464/

    0.094/

    0

    发送打印成本

    0.464/

    0.464/

    0.464/

    0

    一年费用合计

    16.32

    22.72

    13.62

    0

     

     

     

     

     

    2、折旧费和维修费比较

     

     

     

     

    项目

    热敏传真机

    喷墨传真机

    激光传真机

    易传通

    折旧费

    0.9/30台

    1.5/30台

    2.4/30台

    0.8万元

    维修费

    0.15

    0.3

    0.6

    0

     

     

     

     

     

    3、发送人力成本的比较

     

     

     

     

    项目

    传统传真机

    易传通

    发送一份2页传真花费的时间 (包括打印、填写封面、人工拨号、手动送纸、发送和传真保存归档)

    3分钟

    4

    接收传真保存归档时间

    1分钟

    2

    平均人工成本(月薪+其它分摊成本)

    12/小时

    12/小时

    一年240天人工成本合计

    19.2

    0.48

     

     

     

     

     

    4、通信费用比较

     

     

     

     

             易传通拥有的高速传真功能,在易传通之间通信可节省75%的费用。另外,任何可打印的文件都可以传真,令您的办公效率大为提高,通信费用进一步降低。

     

     

     

     

     

    5、年费用比较(纸张耗材费用+折旧维修费+人工费用,未计通信费用)

    项目

    热敏传真机

    喷墨传真机

    激光传真机

    易传通

    年费用合计

    36.57

    43.72

    35.82

    1.28



  • 简化工作环节,提高工作效率,加强管理

  •   电子文档直接传真,不需浪费时间等候。可节省大量的资源、人力、时间,省下大笔费用。接收传真时传真直达收件人,减少多余的环节,缩短信息传递时间,使传真尽快得到处理。 传真统一管理,所有传真文件都保存在传真服务器里,电子文档查找方便。

  • 集中传真资源,节省设备的购置费用和维护费用

  •   如果选用传统的传真机,同时购置多台,对于公司来说也是一个不小的开支。而易传通传真服务器只用一台服务器就取代了多台昂贵的传真机,在最初购置成本上有很大的节约。

      由于企业对传真有很大的依赖性,每台传真机的维护成本也居高不下,而采用易传通传真服务器就可以节省维护费用。

  • 信息沟通更加及时通畅

  •   用一个自己的传真号码与客户保持安全的传真通信,甚至在身处异地的时候也能通过Email收发传真。传真资源共享,多个传真通道系统智能分配,提高系统的利用率,保证信息传递更加畅通。域内用户传真文件的相互传递,提高了工作效率。

  • 结合办公应用系统,充分保护原有投资

  •   易传通网络传真能够与企业的其他业务系统有机集成,在现有的ERP,CRM,OA系统内实现自动传真,从而不但有效利用了现有资源,而且使用户的原有投资得到充分保护。
4.系统的主要功能

  传真群发:一次操作就可将相同内容的传真文件发给多个不同的地方,在发送传真时通过指定多个或一组联系人作为传真接收人,发送传真即可实现传真群发。

  传真失败自动重发:易传通网络传真竭尽全力保证每一个传真都能成功,及时地发送到目的地.。因对方占线,无人接听导致传真失败,系统自动重发,或者改用接收人备用传真号码,发送传真。 对于因线路质量导致的传真中断,系统可以自动重发失败页。由于IP网络故障,广域网失败引起传真路由不通,导致传真失败,系统自动选择其它备用路由重发传真。

  定时发送传真:易传通网络传真可按客户端指定的时间发送传真。用户可选择传真线路较空闲的时间或电话费用优惠的时间段发送大量传真;对于发送国际传真使用定时发送功能可解决时差问题。

  自动接收传真到信箱:易传通网络传真可将接收到的传真自动分发到员工的传真信箱和Email信箱。当某个传真不能确认接收人时,被分发到一个默认的传真信箱,由专门的分发人员预览传真后转发给正确的接收人。 传真接收人可以通过邮件客户端或者IE接收来查看传真。

5.网络传真架构设计方案


1).统计容量设计
  • 用户数量:5
  • 00人
  • 日发送/接收传真量:各500份

  • 每份传真2页
  根据系统容量,推荐使用1套易传通网络传真,在传真服务器中配置8个端口,每个端口均可以实现只接收、只发送或接收/发送双向工作模式,可根据不同需要在传真服务器软件中进行设置。今后若有更多的传真要求,可在服务器中增加端口来解决。

  公司从电信交换局申请8条模拟用户线,并为这8条模拟线申请自动联选功能,即这8条电话线可以使用一个号码来作为主叫,系统会自动在这8条线中找出空闲的一条来应答。当客户给员工发传真时只需要拨打一个统一的电话号码,当其中任意一条空闲的电话线应答后,会提示客户输入员工的传真虚拟号码并接收传真。这样可以统一企业的对外服务传真号码。

2).系统配置模式
  利用易传通传真服务器一体机,通过局域网与企业内部使用邮件服务器系统互联。这种连接方法,可以大大提高传真-电邮之间的可靠性。各用户也是通过局域网收发传真,从而提高办公效率。

  传真服务器因为有8个传真端口,每端口均可配置成收/发双向工作模式。这种灵活性的配置,可以预定某些端口专门为接收传真之用,即使在最多传真外发时间,所有端口都是排队等候发送传真时,系统仍可以保证有空闲端口,专为接收传真之用。

6.使用案例
  • 某商贸公司业务经理孙先生:

  •   由于业务需要,我们每天都需要发送大量的传真,包括产品资料、报价、合同等。每次发传真,都要先打印再一张一张地发,遇上对方占线,更是费时误事。有时要将一份资料发给多个客户,要占用我大量的时间,而且烦琐枯燥。

      使用了环球易传的易传通以后,发传真变的非常简单!强大的传真群发、自动重发功能,让我从单调的收发传真工作中解脱出来,节省了更多时间去了解客户,定单数量因此大大提高!

  • 某政府机关办公室主任王先生:

  •   我们局机关办公室的传真机每天都收到很多垃圾广告,几位局领导和相关办公室的传真机也存在类似的情况,无端地浪费了纸张、墨盒等耗材费用,带来不必要的办公费用上涨。

      自从使用了环球易传的易传通,收发传真彻底实现了无纸化:文件不用打印直接发送,接受传真完全电子化,不需要任何耗材,真正是零费用。我们办公室经常要发送通知到很多下属和相关单位,应用易传通的群发功能,内勤人员的工作量得到大大的减轻。同时,节约了办公桌面的空间,大家再也不用在上班进门就清理传真垃圾了。

      为此,我们处室在去年得到了局领导的嘉奖。

  • 某制造公司总经理郭先生:

  •   我们公司老客户往来的传真经常需要查找,但是纸质的传真整理和查找十分麻烦,几任秘书都没能解决这个问题,经常找不到我要的传真,成了靠批评也解决不了的问题。

      自从公司应用了环球易传的易传通方案后,情况就完全不同了。易传通不仅可以自动保存传真,还可以按照收发件人的名称、日期、主题等多种方式查找,找到一份传真只需要十几秒钟,真是高效方便!而且我的权限可以到后台查找,这样即使在非工作时间,也仿佛有秘书和我一起工作一样!

  • 某国有大型企业人事总监刘女士:

  •   我分管的人事部有很多人事档案资料需要传真往来,有很高的保密要求,以往一般通过专人在传真机前等待发送和接收,效率很低,而且这种神秘的感觉影响了部门内部和部门之间的工作气氛。

      有了环球易传的易传通,文件直接从负责人的信箱中收取,从根本上解决了安全问题,而且非常方便,再也没有传真机前的"回避"尴尬了,工作效率也大大提高。

环球易传公司供稿 CTI论坛编辑



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