谁动了呼叫中心的奶酪_呼叫中心_系统建设

谁动了呼叫中心的奶酪

2010/06/28

　　 “变是唯一的不变”这一生活真谛在《谁动了我的奶酪》一书中体现的淋漓尽致。呼叫中心时刻都在变，呼叫中心运营者需要全方位检视自己的呼叫中心，谨防奶酪从身边溜走。

　　奶酪怎么不见了?

　　现在不少呼叫中心运营实效不佳，在分析原因时，大多会去寻找呼叫中心外部原因或者战略架构、人员素质等非技术方面的原因，有多少人会把目光转向自己的呼叫中心技术本身呢？少，很少。产生这样的现象主要有两个原因，一个是因为自己不知道问题产生在呼叫中心系统内部，一个是被技术绑架。

　　作为运营负责人，科班出身或者受过正规训练的很少，自己不是很精通，又没人给通报系统存在的不足，部分管理人员即使知道了哪些地方有问题也不愿说。技术部门员工对运营环节的需求知之甚少，多一事不如少一事，碰到业务运营有新的需求，即使系统能够满足要求，也说没有。

　　奶酪在哪儿?

　　笔者对基于各种媒体的成单成本追踪研究了三年，在中高端消费品行业，不论电视广告、广播广告、传统纸媒、公交广告等传统媒体机构，还是电话外呼、短信群发、E-mail群发、传真群发、彩信群发、B2C网站SEO等新媒体营销形式，所获得的成单客户成本基本都在150—300元之间。企业投入高额的广告费用所带来潜在客户都是企业投入了大量财力，物力和人力获得的。但是大多数呼叫中心企业往往忽视了一个很重要的环节，就是客户通过电话找你的时候很难接通，从而失去了继续找你的耐心。企业本应获得的奶酪就这样丢掉了。

　　下面以山东中润怡家电视购物中心为例，看看哪些环节有可能出现“丢奶酪”的情况。在09年5月份，中润怡家此前采用的是板卡的系统，碰到的问题主要有两个：

　　宕机严重。板卡系统的不稳定，经常在电视播出高峰时期无故宕机，损失大量的广告费，坐席代表的士气备

　　管理跟着感觉走。整个系统没有呼损记录，虽然老板知道自己的呼叫中心肯定有电话接不进来，但是不知道到底有多少电话坐席接不到，管理跟着感觉走现象比较普遍。

商路通第五代呼叫中心技术

　　上图是一个采用了商路通第五代呼叫中心技术的商业呼叫中心—中润宜家。这个呼叫中心的峰值呼叫量达到了每分钟785通，在做电视广告播放时段，经常会达到销售电话10分钟进线量7000通以上。做个简单计算，每分钟每个坐席需要应对3.88通电话，不到16秒处理一通电话。在上线完新的系统后，相较原有的板卡系统实测的数据是电话接起量比原来多了2倍，换言之，原来有2/3的电话陷入了“呼损”的深渊。那么这么大的差距是怎么产生的呢，我们根据上面的图做个具体分析：

　　第一个环节，中继呼损

　　客户在拨了400服务号码之后，呼叫中心无应答或者客户听到的是忙音。这个数据很难统计到，只有电信运营商能提供，但是运营商基本上不可能给单个客户提供这样的数据。此时，在没有合适的报表工具的情况下，作为呼叫中心管理人员只能凭感觉说：“呼叫中心有点忙”。但是有繁忙到了一个什么程度，十有八九都说“不知道”。

　　第二个环节，IVR呼损

　　这个呼损的意思就是，电话进入AVAYA PBX后，没有得到IVR语音应答，不知道下一步做什么，而挂掉电话。这个环节主要是由于IVR配比的数量偏少。一般来说IVR数量加上坐席数量要等于外线数量，就可避免这个问题的发生。不过现在还是有不少呼叫中心的IVR配置偏少。
　　第三个环节，队列呼损

　　这个环节的呼损比较可惜，中国的客户在打电话到呼叫中心的时候，能够忍耐的时间往往超不过30秒，况且还是要买产品。都希望一打电话，电话就接通。可是对于呼叫中心来说，在所有坐席全忙的时候，不可避免的要产生排队的情况。除非是呼叫中心再配备一些空闲坐席，随时补非空闲坐席的缺。但是，一般的呼叫中心配坐席数量都不会超过中继数量。

　　第四个环节，坐席呼损

　　坐席呼损是指坐席电话振铃，但是客户挂机的呼损。在呼叫中心中有一个坐席振铃时间，一般来说商业型的呼叫中心两声之内接起，如果时间过长就会出现坐席呼损的数量偏多的情况。因此呼叫中心都会对振铃接起电话的时间做出严格限定。

　　以上四个环节都容易出现奶酪丢失的情况，务请注意。至于具体哪个环节出了问题，需要报表系统的准确数字才能量化判断。不可否认，现在大多数的呼叫中心关注是建设时候的成本，而在运营时的隐性成本支出关注严重不足。

　　抓住奶酪办法

　　2009年10月的时候，呼损已经很严重的板卡呼叫中心打乱了经营计划，中润宜家决定对400坐席的呼叫中心进行了全面的改造和升级，系统扩容至700坐席。新的呼叫中心系统采用的是AVAYA8730和Hi-Link第五代呼叫中心中间件。这个系统仅仅用了7天时间就上线完毕，为企业赢得了宝贵时间，新的呼叫中心带来的好处还体现在以下几个方面：

　　避免宕机

　　这个系统建成后，稳定性得到了极大提高，AVAYA+Hi-Link组合的稳定性再次得到要求极高的商业企业检验，现有系统每分钟700多通电话，为中润宜家带来滚滚财源。这个系统也避免了原来每当广告高峰期间，板卡呼叫中心服务器出现死机的情况，巨额广告费不会白白流失。经测算，节约的广告费每个月至少为70万元。

　　增加中继线数量

　　原有系统仅有6条E1，经过hi-Link报表系统的每小时中继占用情况的科学分析，增加至9条E1，在今后还可根据这个分析及时监控中继占用情况，增加线路，以避免因为中继线不够产生的呼损。

　　智能劝阻

　　所谓“智能劝阻”就是广告话务峰值期间，当坐席全忙时，IVR智能自动接听排队客户的电话，并告知：“现在为广告高峰时段，销售代表会稍后给您回电”然后坐席挂掉电话。由于系统已经记录了客户的来电号码，在广告时段峰值呼叫过去以后，全部或者部分坐席再统一发起呼叫，这样能够保证98%的客户得到中润宜家的贴心服务。还有2%的客户由于各种原因未能得到服务，但是无关大局。

　　报表系统

　　针对各种呼损情况，报表系统里详尽的提供了IVR呼损，队列呼损和坐席呼损的图标，运营管理人员一看便知该如何调整相应的系统及人员的改进策略。这些环节的报表最好每周检视一次。

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CTI论坛报道