关怀式的提醒服务，不是简单的广告发放，不是粗暴的信息轰炸，而是要根据已掌握的客户信息，分析不同状况下客户可能需要什么服务，有针对性地进行提醒与帮助，所发的提醒应该是贴心的、有用的。
因此，我们首先要收集客户信息，再根据它分析并制定提醒服务策略，再按策略进行提醒服务。如果用户量较大，逐个提醒会耗费大量人力，且容易出错，此时我们可以采用工具软件，以后台的方式自动执行提醒。
据我们统计，设置一套有效的提醒服务后，用户的粘性度（二次回访的比例）一般能提高2倍以上，相当于2倍推广力度所带来的效果，是真正的事半功倍。
只有真正了解客户，才能真正服务好。因此，我们首先要做好客户信息的收集工作，信息越详细越好。通常要收集的信息包括：客户姓名、联系电话、Email地址、初次访问时间、需求意向、购买的产品、购买时间、购买价格、客户级别等，具体要收集哪些，应根据自己的业务特点确定。至于收集信息的途径，各公司都有自己招数，这里不再细说。我们要强调的是，您收集的信息越全面，提醒服务就能设计得越细致、越准确。
关于如何记录客户信息：简单的单人作业，使用Excel就可以；如果是单位内多人作业，可以使用软件来管理客户信息，大家一起来共享、维护，还可以控制访问范围、权限等，比如，A分公司员工只能访问A地区客户信息，B分公司员工只能访问B地区客户信息，总公司可以访问所有客户信息等。
如何设计提醒服务，最重要的一条就是：提供客户想要的、有用的信息。要从客户实际需要的角度去思考，分析不同状况条件下客户可能需要什么，主动地、有针对性地进行提醒与帮助，让他感觉很贴心、很有用，从而提升客户粘性度，并最终到达提升公司形象及认可度之目的。
比如，客户初次注册，可以给他发送感谢信，并告知哪里有更详细资料；推出新产品或促销活动时，可以邀请他观摩参加；客户购买后，可以给他发送订单确认信，并通知他发货情况、售后服务电话等；隔一段时间后，可以询问他对产品有什么意见；积分快到期前，提醒他兑换…等等。这些都应该结合自己的业务情况，根据客户具体情况确定，只要你用心分析，一定能设计出适合自己的提醒服务策略。
多长时间提醒一次比较好？对于提醒频度，不能过少也不能过多。过少的提醒难以唤醒客户、帮助客户，但过多的提醒又会变成一种骚扰，反而让人反感。具体多少合适，请根据自己的业务情况来确定，有一句话叫将心比心，做到这点，就是合适的了。
这里展示一下某公司的提醒服务策略，供大家参考。他们的产品是一款在线管理软件，客户在其公司网站上填写试用申请，就会收到试用账号，就可以登录试用。试用期一个月，到期后部分客户会购买，转为正式租户。为了提高客户的粘度，他们根据客户的不同状态和时段，设置了一套自动提醒服务，如下图所示：
状态 时段 主要提醒事项 试用 提交申请时 发送感谢信，告知试用账号、密码，以及教程资料的位置。 试用 试用后7天 发送关怀信，询问是否遇到问题，征求客户意见等。 试用 到期前4天 告知即将到期，询问是否需要延期，如何申请延期等。 试用 过期当天 发送过期通知，就未能让客户满意表示歉意，欢迎再来。 试用 过期后3月 发送过期通知，就未能让客户满意表示歉意，征求客户意见等。 试用 过期后每年 发送产品升级信息，介绍新增功能，欢迎他再试用。 正式租用 付款当日 发送订单确认信，告知租期等情况，以及能享受的售后服务等。 正式租用 租用后1个月 发送关怀信，询问是否遇到问题，征求客户意见等。 正式租用 到期前1个月 告知即将到期，询问是否需要续费，如何续费等 正式租用 过期当天 发送过期通知，征求客户意见，介绍后续的升级计划等。 正式租用 过期后每年 发送产品升级信息，介绍新增功能，欢迎再租用。
按照提醒服务策略，要联系客户并提醒的事情可能很多。特别是用户量较大时，若仍然采用打电话、发Email的传统人工方式，这几乎是一件不可能完成的任务。此时，您可采用工具软件，先依据提醒策略设置好各个提醒，软件就能按照它自动发信，只要电脑开着就行。能大大提高发信效率与准确度，既避免人工方式出现的遗漏，又避免重复提醒而骚扰客户。
这里以华创信息管理平台中的提醒模块为例进行说明，有以下几个特点：
(1) 全自动提醒：以后台方式运行，随时监测数据变化，自动发信，无需人工干预。
(2) 自由设置提醒时机：既可把数据的增删改操作当做提醒时机，也可以把时间到期作为提醒时机。
(3) 自由设置提醒条件：可按照不同的条件分别设置提醒，充分满足各种提醒策略的需要。
(4) 自由设置信件标题、信件内容，且可套入客户姓名、电话等，生成带真实数据的信件。
(5) 支持HTML格式，信件内容可以是简单的文字，也可以是图文并茂的HTML页面。
(6) 支持4种发信方式：Email通知、手机短信、微信通知、系统内部短信。
为了让大家有个直观的印象，我们把工具软件中的相关页面做了截图，供参考：
从上图可以看出，提醒涉及的各个方面都可自由设置，能实现各种提醒策略。
