随着信息技术的快速发展和政府职能的转变，也使得我们的人民政府办公逐渐走向更加有效率的“数字化”时代。作为政府日常工作的重要组成部分，会议召开的频率是很高的。
传统信访依靠"笔"、"嘴"、"腿"的落后方式，耗费大量的人力物力，还易造成信息传递的延时，沟通不畅等，大大影响了政府信访部门的工作效率，也难以适应新形势下的信访工作。各类政务的有效处理，都需要进行及时的信息沟通，而且沟通决策的快慢将直接影响到当地的国计民生。
传统的集中式会议，已经越来越不能适应政府办公的需求了，高昂的会议成本往往难以控制，而会议的效率问题也是关键。如何有效地利用现有的政府办公网和工作电脑，将会议成本减少到最小，加强政府内外部沟通力度，树立政府形象，提升政府的公众服务水平和服务效率，是近年来各级政府大力解决的一个问题。
近期，平顶山信访局引进了视频会议系统，不仅降低了会议成本，更加强了政府内外部沟通力度及公众服务水平。视频会议系统以平顶山为中心，覆盖整个平顶山的。系统建设采用视频会议和本地录播相结合结合的模式，包括视频会议召开、视频会议内容录播，可全面满足远程会议、远程调度指挥、远程会商、远程培训、协同办公等需求。
系统实现了低带宽下高清HD1080P视频效果，支持视频会议与视频监控的融合，同时还兼容使用第三方视频会议系统。
平顶山信访局视频会议系统的运行，将大大降低各区县召开会议的经费，也有利于及时处理各类突发紧急事件，进一步提高了政府部门的工作效率。除了特别重要的会议外，省去了舟车劳顿之苦。
