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袁博士专栏 之十六 呼叫中心的流程管理

2002-05-08 00:00:00   作者:   来源:   评论:0  点击:


----流程管理对于呼叫中心管理人是一项很重要的技能. 我也经常被读者听众问及这一话题.。之所以先谈了十几个其它题目是因为在我看来,呼叫中心的流程管理与企业其它流程管理没有太大的分别, 作为一个管理人,此为必备能力。一个管理人除了管人之外就是管事,而管事是无法回避流程管理的.

一、 流程管理的基本概念

----企业的业务流程是指围绕企业目标有序地进行一系列活动以产生某种特定结果的过程。这个结果可以是一种有形产品,也可能是无形的服务。在呼叫中心则主要为后者。在一个设计完整的流程中,每一个活动都是建立在前一个活动结果之上并对整体结果产生作用. 管理流程要求连续性与可重复性。你不能设想两个情况相同的客户打电话问类似的问题会得到两个相去甚远的答复。你也很难想像同一个客户隔一天来电购买同样产品会得到完全不同的服务内容。但看一下我们许多呼叫中心这类现象并不少见。这种"无章可循"或"有章不循"是许多企业低效率、低士气、高成本、高投诉的重要原因,也是无法建立良好客户体验的原因之一。

----在呼叫中心中,面对客户的流程主要有三大类:核实流程,服务实现流程和知识流程。我将三个典型的流程图列出并希望能够省略文字解释的篇幅。根据业务类别的不同,围绕着主要流程还可以有许多子流程。如在销售型呼叫中心中服务实现流程中就可能会销售线索派送跟踪流程和立即销售流程等。而在立即销售流程中可能又会有付款收费流程的等。

二、 流程管理的方法与工具

----标准化的流程管理中最常用的就是流程图。这种树状图代表了在各个环节上具体工作的表现与递送。通常用圆圈代表起点与终点,方块代表任务,箭头代表关系,菱形则表示决策分叉点。用运算表可以产生其它几种相关文档用于流程的建立与实施追踪. 这些文档包括Project Planning, Worksheet, Gantt Chart, Control Sheet, Log of Errors, Work Plan, SOP和Checklist。有些用时间作横坐标,有些则类似流水帐。不少企业都有这些文档的标准模板,如果没有,负责运营的经理应当负责建立。

----SOP是标准操作程序或类似我们通常所说的操作手册。该手册应将每一具体步骤文字化。老员工碰到不经常见的问题需要到这里查询,新员工更是会经常翻阅这本"圣经 "。

----流程管理中需要掌握具体的方法。这些标准化的方法包括:

  1. 会议管理方法: 包括会议议程, 会议开始、结束时间控制,会议纪要, 任务分派,冲突管理,会后追踪等。
  2. 脑力激荡方法: 包括如何引导脑力激荡, 如何归纳由此产生的思路、想法与建议。

     

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