随着规模的不断扩大、管控要求的日益细化和深化，集团型企业越来越依赖协同办公系统来强化纵向管控和横向协同。那么，集团型企业该如何建设协同办公系统，又该选择怎样的支撑产品呢？
协同办公系统对于集团型企业的重要性毋庸置疑。慧点科技OA产品经理李小娟认为，协同工作系统的建设是集团型企业推进服务创新、管理创新、制度创新、成果转化，以及落实企业发展战略的重要保障，是企业应对市场竞争的关键举措，也是核心价值链的管理和监督落地的基础能力。
处理好三个关系
李小娟表示，集团型企业要从企业的实际情况出发，以发展的眼光来看待协同办公系统的建设，遵循“统一规划、统一设计、统一开发、统一运维、快速推广”的原则来建设系统，将有助于达成业务贯穿、成果复用、信息共享、降低建设成本和缩短建设周期的目标。具体来说，应该处理好以下三种关系：
首先，要处理好系统建设与落实“服务创新、管理创新、制度创新、成果转化”目标之间的关系。企业需要适时调整战略和制度以应对日新月异的市场变化，管理精细化程度和管控需求也会随之变化。作为集团型企业日常运营管理和制度监管的延伸，协同办公系统要有足够的扩展性来适应这种变化。
其次，要处理好系统建设目标和企业发展战略之间的关系。协同办公系统建设的目标最终要服务于发展战略并融入其中，并且满足“企业治理、风险管理和合规审查”的价值定位。因此，信息管理部门要紧跟着集团的中长期战略，主动作为，扎实工作。
最后，要处理好系统与企业核心价值链的管理和监督落地的关系。集团型企业要实现核心价值链的管理和监督落地，实现业务处理过程的可追溯，不断强化企业的执行力，就要强化风险内控、内部监督和督办问责等。然而，市场竞争、改革发展、战略执行、依法治企等内外部多重压力叠加，给集团型企业的信息化建设带来了前所未有的挑战。通过慧点科技集团型协同办公平台的建立，可以让企业更加从容地面对这些压力和挑战，从关注繁杂的信息系统建设转变为更加专注于企业本身的运营管理、组织和制度建设。
李小娟表示，集团型企业要遵循“统一规划、统一设计、统一开发、统一运维、快速推广”的原则来建设系统
兼顾基础管理和个性化需求
由此可见，协同办公系统在集团型企业管理中充当着越来越重要的角色，因此系统的选型也格外重要。李小娟强调，集团型企业的协同办公系统建设不可能一劳永逸，要随企业的变化而变化，因此系统除了要具有强大的功能以外，还要基于开放、可扩展、易开发的平台。慧点科技集团型协同办公系统Indi。Office正是这样一款产品。
据悉，慧点科技集团型协同办公系统基于高性能、高可用、可伸缩的集团化架构，针对集团型企业多层级、分布广、业务和管理模式多样化的特点，帮助企业解决集团管控过程中低效率、低绩效、高成本的问题，从而提升企业纵向管控和横向协作的效率和质量，有力支撑企业业务流程改进和运营管控。其主要功能如下：
其一，作为集团型企业的统一工作平台。系统为集团型企业提供日常工作处理的统一工作平台，通过与用户紧密相关的内外部信息、待办事宜和应用系统进行无缝集成，帮助用户迅速定位需要处理的待办工作、待阅邮件，以及其他需要处理的事宜等。系统还可针对不同层级的用户提供不同的界面，确保工作台能满足不同角色员工的要求。
其二，信息管理。系统提供通知公告新闻、网上调查、领导日程和集团公共通信录等信息的管理。
其三，效能统计管理。对协同办公系统中各类流程提供多维度监控，通过统计、分析流程审批的时间、数量、流转效率、办理情况等数据，并结合BI报表工具进行图形化展现，从而使集团型企业能够实时掌握流程状态、深度分析业务流程效率，为企业的管理提升提供依据。
其四，集团公文管理。系统能全面适应集团型企业的公文特点和公文应用模式，通过强大的工作流引擎和内置的标准化模板，帮助集团型企业构建从总部到下属企业全覆盖的电子公文网络，提供公文起草、审批、质量评价、套打盖章、发送、归档、发文后跟踪和收文办理的全生命周期管理。
其五，集团协作往来联系单。系统可帮助集团型企业构建跨组织机构的部门级协作体系，通过表单和流程衔接各部门间的往来与协作，提升集团内部组织协作效能。
此外，慧点科技集团型协同办公系统还具有行政业务、企业邮箱、人事管理和IT管理等功能。对于多数企业而言，可以借助系统快速实现基础管理制度的固化和落地。
而集团型企业的个性化需求，则可以通过系统的支撑平台Indi。Platform来满足。集团型企业可以借助Indi。Platform进行定制开发，将特色管理制度进行固化，然后包装成管理模板，充分利用平台的私有云架构在成员企业中进行快速推广，从而在运营管理层面实现“统一管控、监管落地、兼顾差异、资源共享”的目标。
值得一提的是，Indi。Platform是慧点科技基于IBM Lotus Domino打造的、面向集团型企业协同和流程类应用的快速开发平台，具有高性能、稳定、安全、易维护、易扩展、可快速开发、高性价比、支持平滑升级等特点。
沉淀千余家用户经验
李小娟介绍，慧点科技集团型协同办公系统是慧点科技在十余年、千余家集团企业管理信息化实践积累的基础上，以先进的GRC管理理念为核心，潜心打造的适用于中国大型集团企业的协同办公产品，能为集团企业带来以下价值：
- 规范管理过程、落实管理要求、保障管理秩序，实现业务的可追溯、可审计，强化企业执行力；
- 支撑面向企业的灵活多变的管理策略的落地，缩短流程整改进程，提高企业运营效率和适应市场的能力；
- 集团化架构可支持全球协同工作，实现制度、流程与人的高效协作；
- 落实集团统一管控要求，实现管理复制，提升对成员企业的管控水平；
- 实现职能部门专项管控的体系化和专业化，利用IT手段创新管理模式，提升管理效能；
- 通过一站式的任务处理机制、强大的流程模型和流程监控，提高用户满意度；
- 借助成熟、规范的产品体系架构，降低学习和沟通成本；
- 支持流程管理分级授权，责权明晰，用户对被授权流程具有完整的管理权；
- 统一协同平台，缩短系统建设周期，降低项目建设和运维成本。
据悉，慧点科技集团型协同办公系统已广泛应用于能源电力、石油石化、钢铁冶金、交通、金融、制造和政府等领域，成为企业协同运营、统筹管控、理念传播的重要工具。
