企业如果想要以最快速、便利的方式取得档案同步和共享服务，SaaS型态的公有云服务是首选
CTI论坛（ctiforum）3月18日消息（记者 李文杰）：随着云端档案存取与共享服务的普及，现在，这类型系统也成为近年相当受注目的企业应用，在档案同步分享应用之外，还要能提供更多安全管控的特性。而市调机构Gartner也特别将这类云端档案存取与共享服务，定名为企业档案同步和共享（Enterprise File Synchronization and Sharing，EFSS）。
从服务提供方式来看，目前市面上这类产品可分成公有云、私有云的建置形式。如果企业想要以最快速、便利的方式取得应用，其中SaaS型态的公有云服务便是首选，企业用户不需特别准备专用的设备，直接租用申请，就可以马上开始使用。
在这次采购特辑当中，我们测试5家厂商提供的档案公有云服务，包括两家本土厂商──中华电信HiCloud Box与网擎SecuShare分享云，以及全球知名大厂Box Business、Google Drive for Work与微软OneDrive for Business方案。
提供企业使用者帐号管理、档案分享权限管理能力
一般来说，企业档案同步和共享服务，比起个人版更具有集中管理的便利性，以及更强的管控力，像是管理者将能建立企业使用者成员，让企业内部成员的分享更加方便。
不过，各产品对于档案分享管控作法有不同的设计，细节上也有诸多差异。举例来说，使用者档案分享，基本上要能针对企业内部或外部分别管控，当分享给外部使用者时，多数产品会提供设定密码保护功能，让知道连结的人还要经过密码验证才能存取，或是设定有效期限，让分享的连结能够在一段时间后自动失效，甚至设定一次分享，让对方使用连结后就会失效。
在企业内部的档案与资料夹共享的管控上，基本也都会提供让使用者制定共用对象的存取，像是让共享成员仅有检视权限，或是可以编辑、注解，甚至是上传、预览、拥有权共享等。这些使用细节的提供，也增添分享管控力度。
若是企业需要更强制性的管控，将可以让管理者来限制个别使用者的分享权限，像是设定只有管理员、资料夹拥有者及共同拥有者可以邀请合作对象，设定使用者在资料夹中的档案存取权限。此外，也能管控使用者的应用程式使用方式，像是禁止使用者帐号执行同步功能、或是该帐号的App登入使用。在这次5款测试产品中，像是Box Business、Google Drive for Work与网擎SecuShare分享云，就提供较多的管理者控制，可制定企业成员的分享政策或使用方式，再由企业员工决定分享档案的存取权。而微软One Drive for Business与中华电信HiCloud Box，则是较偏向从使用者角度出发，完全由企业员工来掌握档案分享的管控设定。
对于企业来说，这些服务都能帮助企业做到一定的档案分享管控，并提升企业档案分享方便性，只是在管控与方便性上要如何拿捏，以及功能面是否可以符合企业需求，对应企业本身的使用情境，就是企业需要自己想清楚。
不仅于此，对于企业应用上，通常也会考量更多，像是可否于企业内部的AD进行整合，能否整合单一登入（Single sign On）机制。加上过去企业对于公有云储存服务有安全性的疑虑，因此服务本身的连线加密、安全防护，以及管理者对于使用者连线的管控，也都是值得注意的地方。常见的使用者帐号安全防护，像是二阶段认证机制，定期强制使用者更换密码，另外，系统也应能自动拦阻多次尝试失败的连线，并通知管理者。
同步功能与移动App为必备功能
从这些企业档案公有云的功能发展来看，不仅都是以SaaS型态供企业租用，许多服务在线上申请、购买这部分也做得很彻底，可以直接开立刷卡、开立发票，让企业用户取得服务更简便。
在功能面上，像是移动端App应用与PC端同步功能，已经是所有档案同步和共享服务的必备功能，因为这对于使用者来说相当吸引人且便利。像是使用者在手机、平板上能通过App，直接检索云端服务上的档案，并能直接上传与下载档案，毕竟在移动装置应用普及的今日，满足移动应用存取档案的需求很重要。与电脑端档案同步的机制也很实用，使本机上档案经变动后，能够自动将档案更新上传，并可版本管控。
以这次测试的5款服务来说，在PC端同步功能上，大多能同时支持Windows与Mac OS系统，只要安装代理程式便能同步个人档案，甚至也能提供自订同步资料夹的弹性。也有少数还不支持Mac OS系统，像是网擎分享云，另外微软OneDrive for Business目前也只提供预览版。
在移动端使用上，5款服务均提供Android、iOS平台的App，有些甚至是支持Windows Phone、Blackberry，增加应用性。基本上，这些档案同步和共享App的使用都很简单易用，想要从手机、平板上下载、上传、分享档案都没问题，分享时也能使用网页服务相同的权限、防护设定。
特别的是，像是Box与微软OneDrive for Business还能设定应用程式密码，让每次开启App都要输入密码才能使用，强化移动端的防护。
