开始重新审核预算的最佳方法是对硬件和软件进行清点，因为预算本质上是项目和相关成本的清单。如果未包含所有项目，将导致VoIP预算不准确。请务必包含所有基本项目，并使用库存作为构建VoIP预算项目清单的起点。
迁移到统一通信即服务（UCaaS）时，您需要做的不仅仅是端口号以节省资金。您还必须取消旧的电话线和相关硬件，否则您最终可能会支付未使用和遗忘的传统电话设备和服务费用。
整合协作功能
UCaaS提供的新功能可能在与PBX服务分开的硬件或软件中已经存在。这些较旧的物品也可能属于不同部门的预算。所有UCaaS功能都必须包含在清单中，以及在需要转移到UCaaS预算的旧版本中。
某些功能 -- 例如电话会议，呼叫记录和电子传真 -- 与核心电话密切相关，但可能由单独的硬件和服务合同处理。因为它们是核心电话工具，所以它们可能会被包含在每个UCaaS系统中。
其中一些功能可能在与PBX分开的硬件中实现，并且处于不同的合同周期。因此，一旦您的UCaaS迁移到位且旧合同期已结束，您将需要取消和删除服务和硬件。
大多数UCaaS产品都提供广泛的协作功能，包括即时消息，屏幕共享和视频会议。后两者可能由贵公司单独许可，例如Cisco的Webex或LogMeIn的GoToMeeting。
虽然一些UCaaS工具可能没有在专用产品中找到所有的花里胡哨，但对于许多用户来说它们可能已经足够好了。因此，您可以通过迁移到UCaaS平台中的协作工具来节省其他方面的资金。
除核心协作工具外，组织可能还需要考虑专业选项，如呼叫中心。UCaaS提供商基于每个席位提供呼叫中心功能，这些工具可能足以满足许多公司的需求。在这里，通过消除或减少独立呼叫中心并迁移到基于UCaaS的呼叫中心，可以节省VoIP预算资金。
Capex与Opex的UCaaS和VoIP预算
UCaaS的主要吸引力之一是从客户移除硬件所有权，而使用基于订阅的模式。因此，当您转向租赁订阅模式时，您会看到您的资本支出预算缩水，这可能会创造更高的Opex。
对于旧系统，Opex的很大一部分归功于系统管理功能。虽然您仍将在UCaaS中进行系统管理工作，但您的旧版本需要安装，维护和升级，本地PBX将会消失。您以前的系统管理员应该有时间完成其他任务，或者转移到IT环境的其他部分。这些更改可能不会出现在您的预算中，但它们仍然是真正的节省。
UCaaS提供灵活的功能和诱人的定价。但是，一旦转向UCaaS，就很难回到本地系统。如果定价不再具有吸引力，或者如果您发现永久租赁并不像拥有自己的PBX系统那样具有成本效益，那么您有哪些选择？当您转向UCaaS时，内部专业知识肯定会随着时间的流逝而消失，而回归混合设置可能不再是一种选择。
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作者：凯文·托利（Kevin Tolly），Tolly集团
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