实际上,选择外包呼叫中心服务是节省成本的一种途径,正如广之旅网络发展部经理石志兵所言,选择外包呼叫中心服务比单独建立一个呼叫中心的成本低得多,同时还省去了人员招聘、设备采购、项目建设、呼叫中心管理、技术支持等一系列工作,企业可以用最少的投入获得专业呼叫中心服务,这也是广之旅选择外包服务的主要原因。
选择专业化服务 广之旅是广州地区创办时间最早的综合性大型旅游企业之一,也是广州市唯一获国家旅游局批准的中国公民自费出国旅游组团社,在全国百强国际和国内旅行社中均排前十名,旅游业务遍及全球二十多个国家和地区,年接待游客量超过220万人。
作为电子商务试点企业的标志,广之旅开通了“中国旅游热线”(www.cnto.com)网站。“中国旅游热线”是广之旅对外发布信息的窗口,也是网上交易的平台,网上旅游预定、酒店机票预定每月为广之旅带来100~200万元的收入。不过,即使在经济发达的广东,游客还不习惯使用互联网,所以,广之旅在网站之外又与深圳润迅公司合作,与润迅公司签定了呼叫中心租赁合同,当时,其它大多数企业还对外包式呼叫中心持观望态度。
广之旅最初的旅游咨询热线只提供了业务部门的电话号码,区区几条电话线显然无法处理大量的日常业务,每日客户沟通电话占用了大部分的公司电话线路,不仅客户抱怨电话不通,其它部门也经常抱怨电话线路堵塞。庞大的客户群带来大量服务质量问题。另外,这种咨询服务只能在8小时工作时间内,而客户习惯的咨询时间则是在工作时间之外,对于以服务为主的旅游业,这种效率显然与服务业的宗旨相背离,广之旅期望用一种更先进的服务手段,提升客户服务水平。
当时,深圳润迅公司已经投资1000多万元购入第四代Call Center系统设备,在上海、北京、广州和深圳建成了四个相对独立的呼叫中心,已经形成了以呼叫中心为纽带的综合服务体系,润迅公司将客户范围定位于ICP、ISP、 电子商务、电信服务、IP电话服务、金融、制药和旅游服务等行业领域,并且与朗讯、AOL、马来西亚第一电讯公司(网网通)、华南国际、Oracle、中国银行、人民保险、网通、康佳、吉通等数十家国内外企业达成了Call Center方案和技术方面的合作关系。
1999年7月,润迅电话商务公司为广之旅旅游公司设立了由专门开发的咨询系统支持的24小时咨询服务热线,由润迅公司业务代表帮助广之旅顾客提供专业化的服务。这种服务不局限于IT设备的外包租赁,润迅公司必须根据“广之旅”提供的详细资料,培训业务代表的旅游知识与业务处理能力,以便以专业水平处理客户咨询和投诉。这些服务内容包括解答来电客户的线路咨询(包括价钱、出团日期、行程安排、参团手续等)、为索取资料的客户提供旅游资料传真服务、为广之旅解决客户的来电投诉以及客户回访等等。
广之旅公司选择的外包式呼叫中心的网络平台可分为两部分来描述, 一是单地平台,即设在每个城市的独立呼叫中心的网络平台;一是数据联网,即上海、北京、广州和深圳四个代理呼叫中心联合一致的客户服务。
单地平台方案
单地平台包括交换机、数据库服务器、应用服务器、CTI服务器、传真服务器、计费系统、录音系统、IVR服务器等设备。 CTI服务器是系统非常关键的部分。所有的话机使用模拟话机,AGENT在终端上注册,通过CTI服务器实现ACD登录,AGENT也可以在终端上“注销”或“小休”。另外,来电进入交换机后,按照ACD规则派线,交换机派线之前需要通知CTI服务器,必须得到CTI服务器认可,在CTI服务器通知相应的Client端以后,Client端才能通过CTI送来的信息(被叫号码等)显示相关业务窗口。
CTI服务器的功能还包括把实时的话务信息(打入、打出、业务类别、开始时间、时长等)送到计费系统,由计费系统完成计费统计;把实时的话务信息(分机号、业务类别、通话开始、结束等)送到录音系统,控制录音系统进行录音,并且把录音记录和具体业务联系起来,方便查询;实现人工和自动语音自动切换,任意指定语音信息,同时也可以把用户使用IVR的信息传递给Client端。
数据联网方案
所谓数据联网,就是在各个单独电话中心平台之间建立数据联接。目前润迅公司的呼叫中心只有四个平台,完全是利用内部网来联网。专家坐席一般设在广之旅,各地客户的呼叫通过拨号或专线联网方式连接到润迅内部网,并由专职负责广之旅呼叫中心专家坐席提供服务。
经过近两年来的宣传与服务,广之旅“87622811”咨询热线已被客户熟知,并成为客户了解广之旅业务动态的窗口,广之旅也因此获得了更准确而丰富的客户信息,咨询热线已经成为广之旅公司旅游业务不可取代的重要一环。有了良好的合作基础,现在,润迅电话商务公司正与广之旅合作设计旅游行业的CRM解决方案,预计今年年底可以正式启动。
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