目前约有42％的美国工人每天在工作中使用即时通讯应用程序。这个数字在科技行业甚至更高，其中71％的人说他们一直依赖聊天应用程序。
当然，就像业务领域中的任何其他工具一样，对于公司而言，确保其团队有效利用这些资源至关重要。
即时消息传递工具可能非常有价值，但它们也可能导致消息泛滥和混乱，从而常常损害员工的生产率。
在上面引用的研究中，有24％的受访者表示即时消息传递应用程序产生了即时响应的压力，而其他受访者则声称，消息传递应用程序使其难以专注于工作。
那么，如何获得适当的平衡？
1、确认“请勿打扰”状态
当今任何团队协作工具中最关键的功能之一就是“状态”功能。您的员工可以在这里查看哪些同事在线，以及他们在任何特定时刻的工作状态。
在线功能使员工在处理复杂项目时可以将自己设置为“忙碌”，“离开”或处于“请勿打扰”模式。
向团队成员推广协作工具时，请确保每个人都知道如何尊重“请勿打扰”状态。
在需要人员时为其留出空间，并等待其状态再次设置为“可用”，然后再开始向他们发送消息。这将有助于减少工作场所的生产力损失。
2、仅消息相关人员
团队协作工具使您可以轻松地同时向工作场所中的每个人广播消息。
乍一看，这似乎是避免将同一条消息复制/粘贴到数十个不同员工的简单方法。但是，并非每个人都需要了解公司中的每个更新。
为避免团队成员在内容上感到不知所措，请确保您仅向需要看的人发送消息。
许多协作工具可让您为员工中的特定群体（例如销售，市场营销或技术团队）创建渠道。
利用此分组功能，可确保您将邮件发送给合适的人，而不会打扰其他人员。
另外，在@消息之前，花点时间找出谁属于该消息范畴，并确定每个人是否都需要接收同一信息。
如果您有特定的话题要与个人或少数人讨论，则私信可能会更好。
3、有礼貌
有礼貌是任何沟通礼仪策略的共同特征。仅仅因为协作工具使企业可以自由地快速发送消息，并不意味着您应该忘记自己的举止。
记住要尊重同事并通过说“你好”和“你好吗？”开始每次谈话。不要在没有先进行对话的情况下向员工提出要求，或者向团队成员发送无数问题。
当您继续充分利用协作工具时，最好是尽可能保持快速响应。但是，团队成员不一定需要回应公共渠道上显示的每条消息。
过于规律的回应可能会分散您的注意力，尤其是当回应无法给对话带来任何价值时。
4、重视文化背景
如果您在一家遍布全球的公司工作，则很有可能会与来自许多不同国家和文化的同事聊天。
考虑到这一点，必须使用能引起所有人共鸣的语言。避免使用晦涩语言，因为这经常会导致混乱和意外冒犯的发生。
此外，请确保您了解您说的话在其他文化中的含义。您不希望错误的用语损害您与团队成员之间的关系。
每当您通过即时消息与团队进行对话时，都要表现出同情心，友善和尊重。
另外，如果您不了解同事说的话，请不要只是回答“是什么？”，请向上滚动并查看是否可以从对话中找出答案。
5、尽可能减少冲突
虽然群聊设置为团队今天的交流提供了一种非常方便，敏捷的方式，但它们并非万无一失。
在群聊中容易产生误解和冲突，尤其是当您使用书面语言而不是口头语言和面对面的交流时。
随便的评论很容易被误读，尤其是在快节奏的环境中，消息一次在多个成员之间来回传播。
如果您担心谈话可能导致摩擦，请考虑如何将冲突降到最低。
如果由于信息频繁出现在您的仪表板上而使讨论开始困扰或分散您的注意力，则您不必离开对话，因为这可以解释为忙碌。只需使对话静音，直到您稍后可以返回即可。
更新您的沟通策略
即时通讯工具和团队协作软件是更新和增强沟通策略的绝佳方式。但是，就像团队中的其他资产一样，必须学习如何有效使用这些工具。
确保您和您的团队具有一套共同的礼节规则，在进行消息传递和基于文本的聊天时，您都可以遵守。这将有助于在您的协作环境中将混乱，冲突和其他问题降至最低。
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https://www.callcentrehelper.com/tips-keep-remote-agents-happy-motivated-160762.htm
