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新冠疫情大流行后重新设置通讯费用预算

--哪些成本将保留、消失和增加?

2021-09-10 08:52:54   作者:   来源:CTI论坛   评论:0  点击:


  CTI论坛(ctiforum.com)(编译/老秦): 2020年3月,COVID-19的传播速度如此之快,以至于各组织进入了应急反应模式以继续运营。虽然人们在家工作,但保持工作顺利进行的能力比相关的增量成本更令人担忧。由于许多人仍然在家工作,现在是退后一步想想的时候了,看看费用,并预测哪些新的费用将出现。
  由于没有制定路线图,每个组织都设计了自己的方法来保持进展。为了让您开始,我列出了一些关于移动和视频会议服务以及与贵公司数据和语音网络连接的问题。
  移动服务
  • 我们是否向以前没有移动设备和服务的员工提供移动设备和服务并为其付费?如果有,我们是否有这些和相关成本的记录?一旦员工返回办公室,我们是否有计划取消或降低移动服务的等级?
  • 我们是否调整了移动计划,以适应语音、数据、短信和移动到移动视频通话的增加使用?产生的增量成本是多少?当员工回到办公室并使用办公室通信系统时,我们能否调整这些成本?
  • 如果我们没有进行任何计划调整,且成本大幅上升,我们现在需要进行哪些计划更改?
  • 是否有员工为自己的移动服务付费,并向我们的组织收取费用?如果是的话,这会增加什么费用,还会继续吗?
  • 是否为没有良好Wi-Fi的员工添加了任何移动“仅限数据”设备?如果是这样,这些设备的增量成本是多少,它们是否仍然是必要的?
  视讯会议服务
  • 我们为视频会议服务(Zoom、Teams、WebEx、BlueJeans、Go to Meeting等)支付了哪些费用,我们在合同中约定了哪些费用?
  • 如果我们支付的是许可证总数,有多少人在使用该服务?是否有一种基于使用情况的支付方法可以降低费用?
  • 人们拨入视频会议获取音频的相关费用是多少?我们是否被视频会议提供商收取具有竞争力的每分钟费用?
  • 如果音频用户的“拨入”仍在家中工作,增加其Wi-Fi的带宽容量是否比让他们继续拨入更具成本效益?
  • 如果您有音频会议服务,类似的问题也适用于您如何使用它们、供应商如何向您收费,以及当人们返回办公室时这些服务可能会发生什么变化。
  连接到组织的数据网络
  • 在允许远程用户访问组织的数据网络时,您产生了哪些新成本?
  • 带宽容量增加了吗?
  • 是否实施了导致额外成本的安全措施,如VPN服务?员工是否在家购买或租赁设备,或者他们是否使用自己的设备?
  • 在使用方面对您的网络有何影响?成本是否上升?如果是这样的话,当员工返回办公室时,他们会减少吗?
  连接到组织的语音网络
  • 打到办公室或云电话号码的电话是如何到达家中的员工的?电话被转接了吗?如果是,总成本是多少?如果您将呼叫转接到移动电话,则固定电话或云服务提供商和移动服务提供商都可能会产生费用。
  • 如果您为在家工作的员工增加了基于云的语音呼叫功能,那么如果有,增加的成本是多少?
  • 您的员工是否使用基于办公室或基于云的电话系统拨打电话?如果是这样的话,从人们在办公室的时候起,通话量是否发生了变化,因此成本也发生了变化?
  • 通过办公系统拨打和接听电话的成本与移动电话相比如何?是否由员工决定使用哪一个?在可能的情况下,通过Wi-Fi拨打移动电话是否具有经济意义?
  重新评估内部部署服务
  虽然回答上述问题是确定新成本可能保持不变的一个良好起点,但由此得出的结论是,由于过去一年半的工作方式发生了变化,您可以消除一些费用。由于不清楚在家工作会持续多久,大多数组织没有对基于办公室的通信系统进行成本节约调整。如果你在任何特定时间永久性地减少办公室里的人数,你很可能会为超过服务和设备所需的容量支付费用。
  要弄清楚这一切并非易事。一个好的起点是确保您拥有办公室和员工家中(如果用于工作)所有通信设备和服务的完整清单。除存货外,记录每月成本和与各服务提供商的合同义务。
  下一步,就要消除哪些成本、不确定哪些成本以及需要保留哪些成本做出一些决定。保持库存、合同和费用详细信息的最新状态,使您能够在组织、通信基础架构和服务环境不断发展的过程中做出良好的决策。
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  作者:Jane Laino
  原文网址:
  https://www.nojitter.com/best-practices/resetting-your-communications-expense-budget-post-pandemic
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