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视频会议成功的5个技巧

2018-07-23 09:31:28   作者:   来源:CTI论坛   评论:0  点击:


  许多企业都在纠结如何最好地推出和支持视频会议,但你的企业不一定非得是其中之一
  CTI论坛(ctiforum.com)(编译/老秦):期待已久的“视频会议时代”终于到来了吗?是的!在我们关于视觉交流和协作的最新研究中,Nemertes研究发现:
  • 约500家参与调查的公司中,有45.7%正在使用基于会议室的视频会议系统,另有30%的公司计划在2019年底前这么做
  • 38%的人使用桌面视频会议,另外30%的人计划在未来一年半的时间里开始使用
  • 71%的公司提供的移动设备(平板电脑和手机)配置有视频功能的统一通信(UC)客户端
  此外,大约一半使用视频会议的人计划在未来一年扩大部署,这在很大程度上是受员工需求的推动。证据是显而易见的:通过苹果公司(Apple)的FaceTime、谷歌的Hangouts和WhatsApp等应用程序,视频会议在消费者世界的广泛应用终于转化为企业的视频需求!
  尽管出现了这种增长,但许多企业仍然在为如何最好地推出和支持视频会议而苦苦挣扎,而且常常发现高清会议室系统和软件客户没有使用,或者没有提供可衡量的业务价值。作为我们研究的一部分,我们努力理解通过与技术和运营管理的选择相关的因素,如利用、提高生产力和自我评价的成功,是什么使得视频会议成功地进行。以下是与视频会议成功与否最相关的五个因素。
  • 有正确的组织策略--我们的研究不仅揭示了公司如何投资于视频会议,还揭示了他们在会议服务、会议室硬件和统一通信(UC)客户端方面如何选择供应商和作出产品购买决策。与成功最相关的两个因素是:IT部门的协作团队负责为解决方案提供资金,以及它在选择解决方案时拥有最终的决定权。我们看到了各种各样的情况。首先,为视频会议购买提供资金的合作企业更有可能这样做,作为改善内部和外部合作的更广泛努力的一部分。因此,视频会议解决方案将是集成协作策略的一部分,而不是单独提供的。通过拥有最终的决策权,企业可以确保视频会议解决方案在网络、端点和性能管理方面是可支持的。例如,在没有理解网络约束或试图在虚拟桌面环境中支持桌面视频会议的挑战时,协作或AV小组负责选择并部署解决方案,可能会导致灾难。
  • 实施用户感知和采用(UAA--User Awareness and Adoption)程序--我们很少看到视频会议的使用出现病毒式增长。员工通常不愿意打开他们的摄像头,除非他们的经理要求他们这样做。这在很大程度上改变了人们的看法,即视频会议(尤其是针对远程工作人员的会议)具有侵扰性。给同事发短信或打电话是一回事,但期望他们在视频通话中表现得体就完全是另一回事了。解决这些问题的最好办法是通过UAA项目,培训员工如何使用会议室系统和应用程序,以及如何调整灯光和背景以确保最佳的视频体验。也许这也意味着建立一种文化,在这种文化中,穿一件T恤、背景中有一堆杂物就可以参加会议(至少在内部会议时是这样)。这也意味着管理者必须带头鼓励,或者我敢说,强制使用视频。
  • 关注分析--视频会议的商业格言“你无法管理你无法衡量的东西”尤其适用于视频会议。如果不能深入了解视频会议的质量、利用率和业务流程改进,企业通常无法从投资中发现价值。一个成功的分析程序应该从基础开始--积极主动地管理语音和视频质量因素,如延迟、包丢失和抖动。通过这些性能数据,IT部门可以在发生之前识别潜在的性能问题,特别是对于那些通过无线网络、Internet和/或虚拟桌面进行视频会议的人。除此之外,成功的公司还会测量利用率,并制定行动计划来提高利用率。他们还会分析每次会议的人数、会议时长、会议中激活视频的人数百分比等。最先进的公司衡量特定的业务流程改进,如缩短生产时间、更高的关闭率、提高客户满意度,以及视频会议使用的结果。要获得这种洞察力,可能需要对第三方分析工具或托管服务进行投资,以便在会议室系统和会议平台提供商提供的信息之上和之外提供信息。
  • 标准化和集成--研究显示,那些在小房间内使用相同的供应商和专用的视频会议系统的参与者,比混合和匹配会议室系统或依赖PC/笔记本电脑设置的房间视频会议更成功。不止一个IT领导者告诉我们恐怖的故事:走进会议室,却发现房间里的个人电脑正在升级Windows系统,或者笔记本电脑被缩小到无法支持高清视频的程度。在所有会议室拥有一个标准化的环境可以降低支持和培训成本。
  • 转向云--大约45%的参与者已经在使用基于云的会议服务进行视频会议。这些平台通常提供始终可用的虚拟会议室,参与者可以从桌面、移动设备或会议室系统、公司内部或外部加入。使用云会议服务的公司报告说,与只使用本地会议服务器或试图混合使用本地会议服务器的公司相比,它们的利用率更高,总体上取得了更好的成功。但是,IT领导者,尤其是在大型企业中,确实确定了一个领域,他们认为有必要使用现场解决方案--那就是在网络上保持视频会议流量,即使使用云服务来满足设置和控制。
  总之,拥有正确的策略、实现用户感知和采用程序、关注分析、标准化集成和拥抱云不会保证成功,但它们将增加你的视频会议投资回报率,提高提供有形、可衡量的业务价值的可能性。
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  作者:Irwin Lazar
  原文网址:https://www.nojitter.com/post/240173644/5-tips-for-videoconferencing-success
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