无论您决定采用哪种方法，这里有九个注意事项，通过包括所有相关费用并准确跟踪它们来确保持续成功。
1、决定哪些类型的invoices应作为通信技术预算的一部分。因为组织可能会根据不同的成本中心收取不同的invoices类型，所以许多组织并不完全了解这种费用。您的费用管理策略中是否包括以下项目？
- 语音和数据通信相关服务的传统电话账单
- 语音和数据通信硬件的初始和持续维护费用
- 移动服务和设备
- 音频和视频会议（Zoom、WebEx等）
- 基于订阅和基于许可证的服务（Office 365、salesforce.com等）
- 数据中心费用
- 数据存储
- 语音和数据安全
3、通信服务提供商创建新帐户，从而产生更多的账单需要管理。除非每个新服务订单都包含一个特定的账号，否则您的通信服务提供商通常会创建一个新账户，生成单独的月度账单。除非对这些账单进行识别和适当分类（您知道它们代表什么服务），否则这可能会导致不准确的费用跟踪。向您的提供商明确您希望为订购的每项新服务使用的帐号（和合同）。
4、通信服务可能被放在错误的帐户上。由于他们的许多客户拥有多个帐户，通信技术提供商向错误的帐户添加服务并不罕见，这可能导致不准确的费用跟踪。
5、通信服务提供商更改帐号。几年前，一家知名服务提供商更改了其计费平台，并更改了流程中的每个账号。正如我们在其他提供商身上所看到的那样，这种调整可以在很少通知的情况下进行。确保您为收到的每一张账单识别新旧账号，以确保准确跟踪。这样做可以确保不会丢失历史数据。
6、某些票据类型在供应商门户上不可用。大多数已经存在一段时间的通信服务提供商都有多个计费平台（通常由合并和收购产生）。在旧平台上计费的服务将永远无法在服务提供商门户上使用。如果您依赖供应商门户网站检索账单，则需要开发一种接收月度发票的替代方法并保持跟踪。如果未收到，您将在总费用中将其标记为缺失。
7、一些供应商没有基于web的门户，只发行纸质账单。随着通信服务提供商的激增，一些较新的提供商还没有门户（或者可能永远没有门户）。因此，您有义务定期收到纸质账单或扫描版本。
8、通信服务提供商的记录。尽管看起来很奇怪，但大多数通信服务提供商没有办法识别您每月从其组织收到的所有发票。如前所述，它们有不同的计费平台，但并不相互关联。此外，如果您的公司规模较大，则可能会以各种名义发行票据，尤其是在发生合并和收购的情况下。更改票据名称的程序很繁琐。因此，许多组织未能做到这一点。
9、通信服务提供商支持团队。大多数通信服务提供商将一个或多个特定人员分配给客户团队，以支持大客户。您必须确保该团队处理您在该提供商的所有帐户。在地理位置分散的组织中，这种情况并不少见。有些地点可能会被忽略，并得到与小组织相同的支持，而不是它们所属的大组织。在许多情况下，这些较小的地点甚至没有客户代表。
管理通信技术和相关服务的费用从来都不容易。掌握这些问题将增加你成功的可能性。
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作者：Jane Laino
原文网址：
https://www.nojitter.com/best-practices/keep-track-comms-technology-and-related-service-expenses
