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呼叫中心外传:到底想让呼叫中心解决哪些问题

2014-01-10 11:20:48   作者:   来源:CTI论坛   评论:0  点击:



  医疗保健行业

  伴随着医疗事业的飞速发展和医疗体制的改革,使得医疗单位间的竞争日趋激烈,衡量一个医院的综合水平高低,不再仅仅局限于软、硬件的建设上,更要比服务,越来越多的患者需要迅捷、方便地得到医院的各种各样的医疗服务。

  而原来医院传统的就诊方式让患者对医院产生距离。半夜的排队挂号、长时间的就诊等待、对专家的专长一无所知、对病情知识的缺乏等等都使患者对医院有一种畏惧。特别在患者对自己的病情没有把握时更无法判断接受哪个医院哪种的治疗。医疗作为一个专业性知识很强的领域,适当地对患者进行前期的有效引导能够很大的影响患者的决策。

  在这种情况下,医疗单位的竞争实际上是客户资源的竞争,谁能够迅捷的为患者提供各种患者关心的服务,谁就能在竞争中占据主动。

  呼叫中心作为“客户服务”的代名词,应用越来越普及。它利用先进的CTI技术,结合数据库技术,为用户定制各种IVR自动服务、人工服务和主动外拨服务,让用户深受各种服务带来的便利,从而提高用户的满意度和忠诚度。

  当呼叫中心应用在医疗领域时,可以通过电话挂号、医疗信息咨询、专家咨询等业务为患者提供服务。从而改善医院的服务质量,拉近用户与医院的距离。为医院留着客户。

  电话挂号

  用户通过拨打电话的方式远程挂号,系统将自动存储用户的挂号信息。等到用户到达医院后,通过自助终端输入帐号密码即可打印号单。这样可以让用户提前挂号,也避免了再去排队挂号的麻烦,能够让患者有效地安排时间,提高了就诊的效率。电话挂号分为两种情况,一种是不用交费的预约挂号,另一种是产生费用的挂号。

  预约挂号:对于预约挂号来说,不收取费用。预约挂号如果是人工话务员服务,则可以针对任意用户(用户)。用户只需要告诉话务员(接线生)自己的姓名和计划就诊的时间即可,由话务员做相应的登记。如果系统只设置自动挂号功能,则预约挂号必须是持有就诊卡的用户。用户通过电话接入系统后,在系统的自动语音提示下输入卡号和就诊科室、时间等。

  正式挂号:对于正式挂号来说,需要收费。这就要求用户是持有就诊卡的用户,并且帐号里面有足够的资金。在正式挂号时,需要对用户进行身份认证,即要求用户输入正确的卡号和密码。

  退号处理:用户如果通过电话挂号之后,当日并没有赶到医院,则过期自动退号,挂号费自动退回用户帐号。

  信息咨询

  信息咨询主要是针对用户提供的免费咨询项目,具体内容可以随时增加或修改。主要项目包括:

  医院介绍:主要介绍本院的背景、实力等;

  科室情况:介绍本院包含那些科室,以及各个科室的软硬件情况;

  医生出诊情况:介绍各科室医生的专长及出诊时间,方便用户的就诊;

  名医介绍:主要介绍本院的专家。这种介绍一方面扩大医院的声誉,另一方面可以促进收费专家咨询业务的开展。建议给每个专家进行编号,便于用户查询和选择;

  新药介绍:介绍本院重点推荐的各种新药。该业务可以跟医药销售商的药品推广结合起来,让他们提供赞助。

  专家咨询

  由于专家咨询属于收费服务项目,则只对持卡用户开放,必须对用户进行身份认证,并事先告知用户收费方式。

  专家咨询的收费方式可以由医院来定制,常见的收费方式是按通话时间计算,1分钟2元。另外,为了避免资费纠纷,系统提供通话详细记录清单,供用户查询。对于VIP用户,专家提供免费咨询服务。

  在专家咨询业务的实现上,系统提供电话会议的咨询方式。就是一个专家组织一个会议,同时解答多个用户的咨询,并让更多的用户参与旁听。

   VIP服务

  主要针对重点用户开设的专门服务。VIP服务提供较高的优先级别,如优先排队、直接提供人工服务等。

  系统可以根据VIP登记的电话号码进行主叫识别,也就是说VIP用户拨打呼叫中心的电话后,系统根据对方的电话得知对方为VIP用户,从而直接转人工座席或专家座席提供服务,不需要进行卡号和密码输入的身份认证。

  具体的VIP服务包括:免费的专家咨询、免费挂号、提供上门护理、紧急救助等等,具体内容应按照医院的政策确定。

  体检结果查询

  针对体检用户或专项检查用户,可以通过拨打电话进行远程查询结果,省去了到医院查询的麻烦。查询的方式分为自动和人工两种。可以通过语音提示输入检查代号自动查询结果,或由人工座席查询后告知用户。

  投诉热线

  用户通过投诉热线对医院的工作人员、部门的服务进行监督,从而更好地改善服务。投诉可以自动完成,提示用户输入投诉的科室和医院服务人员的代号。也可以人工完成,直接将投诉对象告诉话务员。

  关怀服务

  利用系统的回呼功能,可以为用户提供各种关怀服务,如用药提醒、就诊提醒等等。通过回呼功能,还可以进行用户满意度的调查,在预设的时间拨叫患者电话,征询患者的意见和建议等。

  内部服务

  利用系统自动外拨的短信和电话等功能,为内部的医生和护士服务,如会议短信通知、会议提醒等。

  教育学校行业

  随着教育领域的逐渐市场化,学校也步入市场竞争的行列,说到竞争就不能不提到客户服务。信息化时代里,谁能吸引并保持更多的客户,谁就获得了市场的先机,对于学校来说也是如此。高等教育的普及化,几乎人人都可享受高等教育,并且拥有了更多的自主选择的权利,因此争取生源就成了学校迫在眉睫的头等大事。

  呼叫中心作为各行各业提高客户服务的主要手段,在学校中可以得到广泛的应用在招生服务、教学服务和后勤服务等部门,以提高学校的客户服务水平。

  呼叫中心在学校的应用主要是三大类:

  招生服务,包括招生咨询、录取查询等;

  教学服务,包括考分查询、考场安排查询、已修学分查询、课程查询、教学事务通知等;

  后勤服务,包括后勤服务咨询、校园网缴费、网络故障申报、服务投诉等;

  三大类的服务内容和大致情况如下:

  招生服务:采取人工服务和IVR自动语音服务结合的方式,通过IVR自动语音服务,考生能够自动查询报考信息和录取信息,也可以转人工服务,来解答专业的特点问题。同时所有的咨询信息在后台都可以进行登记,以便进行统计分析,总结热门专业和考生普遍关注的问题;

  教学服务:采用IVR自动语音服务和主动外拨服务的结合,通过IVR自动语音服务,在校学生能够自动进行考试信息查询、考分查询、学分查询等,通过短信和email的主动通知功能可以进行教学事务的通知,如:考试信息、会议信息、活动信息等;

  后勤服务:采用人工服务和主动外拨服务的结合,通过人工服务受理后勤业务的咨询和业务办理,通过短信和email的主动通知功能可以进行后勤事务和缴费的通知,如:缴纳上网费通知、后勤服务暂时中断通知、服务信息通知等;如果需要其他部门配合完成的事务,可以通过电子工单的方式,交给其他部门处理。

  各类别的功能可以相互交互,各使用部门可以共同使用一套呼叫中心系统,也可以各自单独使用一套系统。

  呼叫中心给学校带来的益处

  提高服务质量和电话接通率:系统对来电进行排队和自动分配,提高电话的接通率,同时电脑显示该学生的所有历史来电记录,迅速判断该学生需要的服务内容。

  提高内部管理信息化:通过计算机对服务信息进行记录、统计和分类总结,分析学生热点关注的问题,为领导提供决策指导。

  提升了学校的名牌美誉度:呼叫中心的建设为学校提供了一个电子化的服务窗口,从而有效地创造学校的品牌效应,特别对于招生服务,是大多数学生与学校的第一次接触,服务的效果直接影响了学校在学生中的印象。

  系统内置知识库,提高服务人工的业务服务水平:知识库将记录各种客户的常见问题,当客户问到这些问题时,客服人员通过关键字搜索快速找到相应的解答。知识库的内容可以是资深服务人员撰写的常见问题参考答案,也可以是内部业务的参考资料。

  优化学校的服务流程:学校呼叫中心的建立,可以使各个部门、各个人员的职责划分更加明确,不必要、不合理的岗位可以精简。人员的工作量可以通过各种统计数字得到量化,并随时提供监督告警功能。而对于用户来说,可以更加明确地知道什么问题应该找谁解决,减少中间环节。这就可以大大优化学校的服务流程。

  物流行业

  “信息化之所以能够成为物流企业竞争中的制高点,是因为信息化能够大幅度降低企业的管理成本”

  目前大约70%的大中型物流企业都建立了自己的信息管理系统和公司网站,已建设的信息管理系统功能主要集中在内部资源整合,如已经建立的仓储管理、财务管理、运输管理、订单管理以及客户管理系统CRM等。

  一套完善的呼叫中心解决方案有效地帮助企业解决客户信息的采集、传输、共享,提高决策水平,从而在进行合理的库存、运输、配送等最佳的方式满足客户的需求的同时,也给其带来更多的竞争优势。作为一个服务型的呼叫中心,首先要有一个统一的全国接入号码。统一的接入号码不仅仅方便了客户的记忆,也提升了品牌形象:在全国范围内,用户可以根据企业需求对外发布的400号码,不加拨区号便可按照企业预先设定的路由转接方案,将呼叫直接接续到指定的目的地,主叫方户只需支付本地市话。

  呼叫中心支持电话、传真、短消息、web等接入方式;提供自动服务、人工服务和主动外呼服务相结合的服务方式,同时结合电子商务网站系统,为客户营造全方位的服务享受。

  自助下单:利用IVR自动语音应答处理功能,提供7*24小时的自助服务。只针对老客户,系统根据客户呼入主叫号码,或者电话键入的客户验证信息,到客户数据库中验证客户信息,验证成功后将进入后台下单系统,提示客户输入下单的具体信息,例如货物重量,体积范围,上门收件时间等;

  自助查单:系统根据客户键入的运单号查找运单,系统并将检索到的记录通过TTS朗读出来。无须转接话务员,提高查单效率,完成客户自助查单过程;

  人工下单:实现呼叫中心座席代表协助客户人工下单、查询、转接的功能,一旦客户选择转接人工服务,系统可自动定位客户,并能直接下单,提高了座席的工作效率;

  信息查询服务:实现呼叫中心座席代表办理客户查询报价、路线、网点功能,并能根据运单调度监控系统反馈的信息查询定单信息。

  投诉处理:实现客户投诉、意见处理、问题件处理功能,座席代表可分类受理,能够按照系统工作流引擎定义的工作流程派发到全国对应的责任部门,并能够将客户的投诉记录到业务系统中,通过后续的优先服务提高客户的满意度;

  客户信息管理:原始信息录入后,自动生成客户信息,客户用所登记的电话拨打客服时,客服坐席界面将自动弹出该客户的所有基本信息和货物信息;

  调度定位:与调度系统进行接口,查询车辆的位置;若配置移动通讯系统,客户的下单系统将通过移动通讯系统,按照辖区分类,利用移动或联通GPRS/CDMA通讯网络将信息发至辖区业务员手机上;

  电话录音系统:全程记录客户与座席代表的通话,便于呼叫中心质量管理,以及产生业务纠纷时提供客观证明;

  传真应用:座席可在线发送传真,将客户所要了解运单的信息包括图片传真到客户指定的传真机上,实现无纸发送传真,节省时间并降低运营成本;在确认客户信息无误后,可实现客户自动索取传真,节省人工成本并提高服务质量;

  市场调查:支持问卷调查和系统自动外拨预览式问卷调查功能,改善纸质形式的调查,减少运营成本同时便于管理;

  大客户关怀:通过定期的客户回访、配合系统自动设置的节假日问候等人性化功能,提高客户的满意度;

  电话营销:电话营销是针对大批量客户营销的一种有效手段,系统提供连续外拨、预览外拨、预测外拨等外拨策略,提高人员的工作效率;

  取货通知:对于上门取货的客户,货到站点后系统将会自动通知客户取货,通知的方式可以是自动电话外拨通知、自动短信通知、自动email通知,减少座席的工作量,降低人力资源成本;

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